Více rozpisů služeb:
jedna firma, mnoho oblastí

Problém: jeden plán na vše, nebo tři nástroje pro tři oblasti

Kdo více oblastí plánuje ve firmě, zná obě slepé uličky. První: vše je jeden rozpis služeb. Záchranka, škola a administrativa stojí pod sebou, řádek obsazení sčítá dohromady věci, které k sobě nepatří, a kdo plánuje jen školu, každý týden proklikává čtyřicet řádků, které se ho netýkají.

Druhá: oddělené nástroje pro každou oblast. Záchranka má svůj software, škola excelovou tabulku, hospoda plán na nástěnce. Každá oblast sama o sobě je přehledná - ale osoba, která v úterý učí a o víkendu sedí v sanitce, teď existuje dvakrát. Dvě konta dovolené, dvě konta pracovní doby, dva loginy, a nikdo nevidí, že po noční směně stojí v pondělí v 8 hodin před třídou.

Kdy má smysl více rozpisů služeb

Ne každá firma se dvěma odděleními potřebuje dva plány. Kuchyně a obsluha ve stejné restauraci pracují ve stejný čas, na stejném místě a jsou plánovány stejnou osobou - to jsou dvě pracoviště v jednom plánu. Vlastní Rozpis služeb pro každou oblast se vyplatí, pokud platí alespoň dva body:

• Vlastní služby a pracoviště: Pekárna zná ranní směnu od 3 hodin, hospoda oběd a večer. 24hodinová služba záchranky nemá ve škole co dělat.
• Jiné časy: Škola plánuje podle bloků kurzů, záchranka nepřetržitě ve směnném provozu. Společný plán ukazuje obojí a nepomáhá žádnému z nich.
• Jiní plánovači: Vedení záchranky plánuje záchranku, vedení školy školu. Každý potřebuje svůj plán bez řádků toho druhého - ale oba mají vidět stejnou osobu.
• Více poboček: Dvě pobočky, dvě záchranky, dva domy. Rozpis služeb pro více poboček je stejný případ: plánovat odděleně, spravovat společně.

Co musí struktura zvládnout

Aby se oddělené plány nestaly oddělenými světy, potřebuje software jasnou hierarchii: Rozpis služeb → Pracoviště → Služby. Rozpis služeb je rámec, který otevírá plánovač. V něm jsou pracoviště jako Sanitka 1, učebna nebo oddělení 3, a u každého pracoviště visí služby, které se tam vykonávají. Přitom musí být vyřešeny čtyři věci:

• Osoby na jednom nebo více plánech: Většina zaměstnanců patří k jedné oblasti. Někteří ke dvěma - instruktor praxe, který jezdí i učí, pekařka, která v sobotu vypomáhá v hospodě. Objevují se na obou plánech, ale jako jedna osoba s jedním kontem.
• Pracoviště na více plánech: Některá pracoviště využívají dvě oblasti, například školicí místnost nebo ambulanci, do které posílá personál oddělení i urgentní příjem. Takové Pracoviště na více rozpisech služeb se objeví pod každým z nich, se svými službami.
• Jedno konto dovolené, jedna evidence pracovní doby: Kdo je na dvou plánech, má přesto jedno konto dovolené a jedno konto pracovní doby. Dovolená ze školy je v záchrance vidět jako nepřítomnost, víkendové hodiny se počítají na stejném kontě jako vyučovací hodiny.
• Jeden login: Osoba se přihlásí jednou a vidí své služby ze všech plánů v jednom seznamu.

Postup ve čtyřech krocích

1. Vytváření rozpisů služeb

Pro každou oblast s vlastními službami, časy nebo plánovači vytvoříte rozpis služeb: „Záchranka“, „Škola“, „Pekárna“, „Hospoda“. Méně je více: dva až čtyři plány jsou ve většině firem správný počet.

2. Přiřazování pracovišť a služeb

Přiřadíte každému plánu jeho pracoviště a připojíte služby k pracovištím: Sanitka 1 s 24hodinovou službou, učebna s dopolednem a odpolednem, pekárna s ranní směnou od 3 hodin. Pracoviště, které využívají dvě oblasti, dostane oba plány. Služby bez pevného pracoviště, například pohotovost, přiřadíte přímo k plánu.

3. Přiřazování osob

Každá osoba patří k jednomu nebo více plánům. To patří tam, kde stejně vedete kmenové údaje - do formuláře zaměstnance při zakládání a do osobního spisu, když se později něco změní. Kdo jezdí jen v záchrance, dostane záchranku; instruktor praxe dostane záchranku i školu a objeví se na obou plánech, s jedním kontem.

4. Přepínač v rozpisu služeb

V běžném dni potřebuje plánovačka jen jeden přepínač v rozpisu služeb, kterým přepíná mezi záchrankou a školou. Osoby, pracoviště, služby a řádek obsazení se řídí podle vybraného plánu. Osoba, která je na obou, se objeví na obou; stejně tak její nepřítomnosti a konflikty.

Příklady z praxe

Záchranka se školou záchranářů: Záchranka jezdí nepřetržitě, škola učí podle rozvrhu kurzů. Zdravotničtí záchranáři s učitelským úvazkem jsou na obou plánech. Kontrola konfliktů musí fungovat napříč oběma: kdo měl v neděli noční službu ve voze, nesmí být v pondělí v 8 hodin v učebně. Doba odpočinku nezná hranici mezi plány.

Pekárna s hospodou: Pekárna začíná ve 3 ráno, hospoda zavírá o půlnoci. Dva plány, dva plánovači, téměř žádné překryvy - kromě pekařky, která v sobotu vypomáhá v obsluze, a šéfové, která má přehled o obou. Ona jen přepne, místo aby otevírala dvě tabulky; hodiny se sčítají na jednom kontě pracovní doby, export DATEV zůstává jeden.

Klinika s odděleními a ambulancí: Každé oddělení plánuje samo, ambulance také. Pracovník z poolu, který je nasazen na oddělení 2 nebo v ambulanci, je na obou plánech. Ambulance jako pracoviště leží na svém vlastním plánu i na plánu oddělení, které přes den spoluobsazuje - v každém plánu počítá řádek obsazení jen to, co se týká daného plánu. Roční plánování dovolené přesto probíhá pro celý provoz v jednom přehledu, seskupeném podle rozpisu služeb.

Jak Presio pomáhá při více rozpisech služeb

Přesně tuto strukturu jsme v Presiu vytvořili. Organizace může vést více rozpisů služeb , a všechno ostatní zůstává, jak je:

• Více rozpisů služeb na organizaci: V „Správa rozpisů služeb“ vytvoříte tolik plánů, kolik má vaše firma oblastí - záchranka, škola, pekárna, hospoda, oddělení 1 až 4.
• Přepínač vedle rychlého zadávání: Na záložce Rozpis služeb vyberete aktivní plán přímo vedle rychlého zadávání. Osoby, pracoviště, služby a řádek obsazení se řídí podle výběru.
• Struktura Rozpis služeb → Pracoviště → Služby: Ve „Správa služeb“ vidíte pro každý rozpis služeb jeho pracoviště a pod nimi služby, které se tam vykonávají. Služba s pracovištěm automaticky sleduje plány svého pracoviště; jen služby bez pracoviště přiřazujete sami.
• Vícenásobné přiřazení pracovišť a osob: Jedno pracoviště může ležet na více rozpisech služeb a objevuje se pod každým z nich. Osoby přiřazujete ve formuláři zaměstnance nebo na záložce kmenových údajů v osobním spisu k jednomu nebo více plánům - jedna osoba, jedno konto, tolik plánů, kolik je potřeba.
• Počítadlo a obsazení podle rozpisu služeb: Řádek obsazení a cílové hodnoty se počítají za každý plán. Škola nepočítá záchranku - ale doba odpočinku a nepřítomnosti dané osoby platí napříč všemi plány.
• Vše na jednom kontě: Evidence pracovní doby, nepřítomnosti, roční plánování dovolené, export mezd a aplikace zůstávají jedním celkem. Kdo je na dvou plánech, píchá jedním loginem, má jedno konto pracovní doby a vidí své služby z obou plánů v jednom seznamu.

Zkrátka: Software pro rozpisy služeb pro více týmů dá každé oblasti její plán a zachová člověka za tím jako jednu osobu. Pro firmy s jednou oblastí se nic nemění - tam existuje přesně jeden rozpis služeb.