Kolik hodin stavba skutečně stála? Vejde se zákaznický projekt ještě do rozpočtu? Evidence projektových časů na to odpovídá - když se přiřazení děje při zaznamenání docházky místo večer z paměti. Co dělá dobrou evidenci projektových časů, průběh ve čtyřech krocích a kde Excel selhává.
Zákonná evidence pracovní doby odpovídá na otázku jak dlouho někdo pracoval. Funkce evidence projektových časů odpovídá na otázku na co. Teprve s touto druhou informací se z konta hodin stane číslo, se kterým můžete počítat. Tři důvody, proč se to vyplatí:
K tomu přichází čtvrtý důvod, který se často podceňuje: kdo svůj čas přiřazuje projektům, sám vidí, kde se ztrácí. Hodina drobností mezi dvěma zakázkami se najednou objeví ve vyhodnocení, místo aby nebyla na ničí faktuře.
Mnoho firem projektové časy dávno eviduje - večer, na papíře nebo v tabulce v Excelu. Problém není tabulka, ale okamžik. Kdo v 17 hodin rekonstruuje, co dělal od 7 hodin, zaokrouhluje na celé hodiny, zapomene na mezizastávku u druhého zákazníka a zbytek rozdělí podle pocitu. Čísla vypadají úhledně, a přesto jsou špatně. Dobrou funkci evidence projektových časů poznáte podle čtyř znaků:
Pojmy se často zaměňují, znamenají ale něco jiného:
Pro evidenci pracovní doby je rozdíl druhořadý. Rozhodující je, že máte seznam, ze kterého se při zaznamenání docházky vybírá - ať už mu říkáte projekty, nákladová střediska nebo zakázky. Kdo potřebuje obojí, založí nákladová střediska jako trvalé položky a projekty jako časově omezené.
Každý projekt dostane číslo, název, zákazníka a - pokud existuje - rozpočet hodin. Číslo by mělo být stejné jako v nabídce nebo v účetnictví, aby vyhodnocení později bez překódování sedělo k faktuře. Dokončené projekty se ukončí, aby se při zaznamenání docházky už nezobrazovaly; seznam zůstane krátký.
Kdo začíná službu, ťukne vedle místa výkonu práce na projekt. Funguje to na vlastním telefonu stejně jako na společném kiosk tabletu v dílně nebo u vchodu do objektu: zadat PIN, ťuknout na projekt, příchod zaznamenán. Zda je volba projektu povinná, nebo dobrovolná, rozhodnete vy - v řemeslech s čistě zakázkovou prací dává povinnost smysl, v kanceláři s velkým interním podílem spíš ne.
Když se v poledne jede k dalšímu zákazníkovi, přepne se projekt. Dosavadní úsek končí, nový začíná - bez zaznamenání odchodu, bez vytvoření přestávky. Večer se den skládá ze dvou nebo tří čistých úseků, každý s jedním projektem. Kdo něco zapomněl, přiřadí úsek dodatečně opravou času.
Vyhodnocení Projektové časy ukazuje pro každý projekt součet a pod ním hodiny podle osoby, k tomu ukazatel, kolik z rozpočtu je vyčerpáno. Pro fakturu nebo následnou kalkulaci jde celek ven jako Excel - podle projektu, podle období, s datem a osobou. Tím je funkce evidence projektových časů jako alternativa k Excelu postavena přesně naopak: Excel je výsledek, ne nástroj.
Evidence času na zakázky v řemeslech a ve stavebnictví: Četa se ráno na telefonu zaznamená na stavbě Sever, v poledne dva lidé přejdou na servis k zákazníkovi do Pasingu. Stavbyvedoucí večer vidí hodiny podle stavby, kancelář má na konci měsíce podklad pro fakturaci podle odpracovaných hodin a následnou kalkulaci nabídky. Evidence pracovní doby na stavbě tady znamená: projekt a místo výkonu práce jsou často totéž a přehled hodin podle stavby jde jako doklad zadavateli.
Zákaznické projekty v agentuře a kanceláři: Tady rozhoduje přepínání během dne. Hodina zákazník A, pak schůzka pro zákazníka B, potom interní administrativa. Kdo to večer zapisuje do výkazu hodin, polovinu ztratí. Při přepnutí během služby zůstane každá hodina tam, kde byla - a rozpočet každého zákaznického projektu včas ukáže, kdy je třeba znovu vyjednávat.
Objekty jako nákladová střediska ve službách: Úklid budov, ostraha a facility služby účtují podle objektu. Každý objekt je nákladové středisko, každý záznam docházky ho nese. Vedoucí objektu vidí hodiny svého objektu, vedení firmy všechny - a když je objekt pravidelně nad kalkulovanou pracností, projeví se to během měsíce, ne až v roční bilanci.
Evidence pracovní doby je od rozsudku Spolkového pracovního soudu ze září 2022 a rozsudku EuGH z roku 2019 povinná: začátek, konec a délka denní pracovní doby musí být evidovány u všech zaměstnanců. Přiřazení projektu na tom nic nemění - doplňuje povinnou evidenci o informaci, na co byl čas použit. Obojí patří do jednoho systému: kdo eviduje pracovní dobu v souladu se zákonem a projektové časy vede vedle v druhé tabulce, má na konci měsíce dva stavy, které nikdy nesedí.
U tématu Ochrana osobních údajů platí účelové omezení: projektové časy se smí používat pro vyúčtování, kalkulaci a controlling, ne pro obecné sledování výkonu. Kdo eviduje jen to, co je pro tyto účely nutné - projekt, dobu, osobu - zůstává na bezpečné straně. Ve firmách s podnikovou radou podléhá zavedení spolurozhodování podle § 87 odst. 1 č. 6 BetrVG, jako každá technická evidence pracovní doby. Více v článku Evidence pracovní doby a GDPR.
Přiřazení projektu jsme zabudovali přímo do záznamu docházky, ne jako samostatný modul vedle. Konkrétně to znamená:
A protože je to všechno součást téže evidence pracovní doby, konto pracovní doby, příprava mezd a projektové hodiny vždy sedí dohromady. Jeden záznam docházky, dvě odpovědi: jak dlouho a na co.
Ne. Povinná je evidence začátku, konce a délky pracovní doby podle rozsudku BAG z roku 2022. Přiřazení k projektům nebo nákladovým střediskům je dobrovolné a slouží kalkulaci a vyúčtování. Rozumné je vést obojí ve stejném systému, aby součty seděly.
Nákladové středisko je trvalá oblast, ve které vznikají náklady, například dílna nebo uklízený objekt. Projekt má začátek, konec a většinou rozpočet. Pro evidenci pracovní doby je rozdíl druhořadý: obojí je položka v seznamu, ze kterého se při zaznamenání docházky vybírá.
Přepnutím projektu během běžící služby. Dosavadní úsek končí, nový začíná - bez zaznamenání odchodu. Na konci dne máte dva nebo tři úseky, každý s jedním projektem, které se vyhodnocují zvlášť.
Ano. Kdo na projekt zapomněl nebo zvolil špatný, přiřadí úsek dodatečně opravou času. Oprava běží jako žádost, kterou nadřízení schvalují - tak zůstává dohledatelné, co se změnilo.
Ano. Na společném tabletu zaměstnanec zadá svůj PIN, ťukne na projekt a příchod je zaznamenán. Hodí se to pro dílnu, sklad nebo vchod do objektu, kde ne každý má služební telefon.
Zvolit projekt při zaznamenání docházky, přepnout během dne, vyhodnotit hodiny podle projektu a osoby s rozpočtem - v Presiu je to součást evidence pracovní doby, ne přídavný modul. Na začátek do 31. 10. 2026 zdarma, bez platební karty.
Vyzkoušet Presio zdarmaZaregistrujte se, založte tým, začněte - vyzkoušejte Presio zdarma a nezávazně, úplně bez platební karty.
Vyzkoušejte zdarma