Tööajaarvestus on kohustuslik - kuid see töötleb tundlikke isikuandmeid. Mis andmekaitse seisukohalt oluline on, lühidalt selgitatud.
Niipea kui hakkad tööaega jäädvustama, töötled sa isikuandmeid GDPR-i (isikuandmete kaitse üldmääruse) tähenduses. Nende hulka kuuluvad mitte ainult päevase tööaja algus, lõpp ja kestus, vaid ka pausid, ületunnid ja puudumised, näiteks puhkus või haigus. Neid andmeid saab siduda konkreetse töötajaga - seega kehtivad neile andmekaitsereeglid.
See ei tähenda, et tööaja registreerimine oleks problemaatiline. See tähendab vaid: kes seda teeb, peab järgima mõnda põhilist andmekaitsekohustust.
Andmetöötluseks on alati vaja õiguslikku alust. Tööaja registreerimisel on see üldjuhul lihtne: töötlemine on seadusjärgse Registreerimiskohustus vajalik ja toimub töösuhte raames.
Määravad on GDPR art 6 (õiguspärane töötlemine, muu hulgas juriidiliste kohustuste täitmiseks ja töölepingu täitmiseks) ning § 26 BDSG andmetöötluse kohta töösuhte kontekstis. Töötajate eraldi nõusolek ei ole kohustusliku registreerimise jaoks seetõttu üldjuhul vajalik.
Koguda tohib ainult seda, mis on tööaja registreerimiseks tegelikult vajalik - mitte rohkem. Reaalajas asukoha jälgimine, salajane järelevalve või varjatud käitumise jälgimine ei kuulu siia ja on andmekaitseõiguse järgi lubamatud.
Lisaks kehtib eesmärgi piirangu põhimõte: andmeid, mida kogud tööaja jälgimiseks, tohib kasutada ainult selleks otstarbeks - mitte näiteks selleks, et kõrvalt kontrollida tulemuslikkust või pausikäitumist. Sellega käib kaasas ka läbipaistvus töötajate ees: nad peaksid teadma, milliseid andmeid ja mis eesmärgil kogutakse.
Tööaja andmeid tohib säilitada üksnes nii kaua, kui see on vajalik või seadusega nõutud. Näiteks § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz kohastele registreeringutele kehtib vähemalt kaheaastane säilitamistähtaeg; palga- ja maksudokumentidest võivad tuleneda pikemad tähtajad. Pärast vastava tähtaja möödumist tuleb andmed kustutada.
Praktikas on abiks lahendus, millega saab andmeid korrektselt eksportida ja pärast tähtaja möödumist sihipäraselt kustutada - nii säilib sul kontroll selle üle, mis ja kui kaua salvestatuna püsib.
Kui kasutad tööaja registreerimiseks mõne teenusepakkuja tarkvara, töötleb see teenusepakkuja personaliandmeid sinu ülesandel. Sel juhul nõuab GDPR art 28 Volitatud töötlemise leping (AVV) sinu kui vastutava tööandja ja teenusepakkuja vahel.
Andmetöötlusleping reguleerib muu hulgas seda, milliseid andmeid ja mis eesmärgil töödeldakse, milliseid tehnilisi ja korralduslikke kaitsemeetmeid rakendatakse ning et teenusepakkuja ei kasuta andmeid oma huvides. Usaldusväärne teenusepakkuja teeb andmetöötluslepingu sulle kättesaadavaks - Presio puhul leiad selle lehelt Turvalisus.
GDPR annab töötajatele konkreetsed õigused. Nende hulka kuulub eelkõige õigus saada teavet: töötajad saavad teada, milliseid andmeid nende kohta säilitatakse, ja nõuda ligipääsu oma registreeritud tööaegadele. Lisaks on õigus ebaõigete andmete parandamisele ja - seadusega ette nähtud tähtaegade piires - kustutamisele.
Tööaja registreerimine, milles töötajad saavad oma tunde igal ajal ise vaadata, rahuldab teabevajaduse praktiliselt iseenesest.
Jah. Tööaja arvestamine on lubatud, kui töödeldakse ainult vajalikke andmeid (algus, lõpp, pausid), töötlemine põhineb õiguslikul alusel, andmeid säilitatakse ELis krüpteeritult ja töötajad saavad oma õigusi kasutada. Selle juurde kuulub ka andmetöötlusleping (AVV) teenusepakkujaga.
Tööaja tõendeid tuleb Saksa töösaja seaduse (Arbeitszeitgesetz) kohaselt reeglina säilitada vähemalt kaks aastat. Palga- ja maksuga seotud dokumentide suhtes kehtivad pikemad kaubandus- ja maksuõiguslikud tähtajad, kuus kuni kümme aastat. Pärast tähtaegade möödumist tuleb andmed kustutada (eesmärgipärasuse põhimõte). See ei ole õigusnõustamine - üksikjuhtumi puhul lase see kindlasti asjatundjal üle kontrollida.
Ainult see, mis on tööaja arvestamiseks vajalik: tööpäeva algus, lõpp ja pausid, vajaduse korral töö tegemise koht. Sellest ulatuslikum jälgimine (nt katkematu asukoha jälgimine) on andmekaitseõiguse kohaselt lubamatu. Andmete minimeerimise põhimõte kehtib läbivalt.
Presio majutab ainult EL-is, edastab krüpteeritult ja teeb sulle AVV kättesaadavaks. Kõik üksikasjad leiad lehelt Turvalisus. Alguseks kuni 31.10.2026 tasuta, ilma krediitkaardita.
Proovi Presiot tasutaRegistreeru, loo meeskond, alusta - proovi Presiot tasuta ja siduvusteta, täiesti ilma krediitkaardita.
Proovi nüüd tasuta