Tööaja registreerimine on kohustuslik ja selle käigus tekivad isikuandmed. See juhend selgitab, millisele õiguslikule alusele tööaja arvestus tugineb, kuidas tööandjad oma töötajate andmeid kaitsevad, mis kehtib asukoha ja haigusteadete kohta, kui kaua andmeid säilitatakse ja millal on töönõukogul sõnaõigus. Lõpus on kontrollnimekiri kasutuselevõtuks.
Niipea kui ettevõte registreerib tööaega, töötleb ta isikuandmeid isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) tähenduses. Nende hulka kuuluvad igapäevase tööaja algus, lõpp ja kestus, pausid, ületunnid ja puudumised, nagu puhkus või haigus, samuti rakenduse sisselogimisandmed ja vajaduse korral töökoht. Kõiki neid andmeid saab seostada konkreetse inimesega ja seetõttu kehtib nende suhtes andmekaitse.
See ei muuda tööaja arvestust problemaatiliseks. See tähendab vaid, et tööandja kui vastutav töötleja peab täitma mõned kohustused: õiguslik alus, võimalikult väike andmehulk, kaitse volitamata juurdepääsu eest, kustutamistähtajad ja läbipaistvus töötajate suhtes.
Kohustusliku registreerimise jaoks ei ole üldjuhul nõusolekut vaja. Tööandjad on kohustatud arvestust pidama: üldiselt alates Saksamaa Föderaalse Töökohtu (BAG) 13.09.2022 otsusest, ületunnitöö puhul tööajaseaduse (ArbZG) § 16 Abs. 2 alusel ning teatud valdkondades ja minijob-töötajate puhul miinimumpalga seaduse (MiLoG) § 17 alusel. Lisateavet leiad juhendist: Tööaja registreerimise kohustus.
Seetõttu on õiguslik alus GDPR artikli 6 lõike 1 punkt c (juriidilise kohustuse täitmine), palgaarvestuse puhul lisaks punkt b (töölepingu täitmine). Varem kõige sagedamini viidatud § 26 BDSG (Saksa föderaalne andmekaitseseadus) kehtib alates Euroopa Kohtu 30.03.2023 otsusest (C-34/21) eraldi alusena vaid piiratult. Nõusolek oleks töösuhtes niikuinii keeruline, sest see peab olema vabatahtlik. See tuleb kõne alla ainult lisafunktsioonide puhul, mis lähevad kohustusest kaugemale, näiteks vabatahtlik profiilifoto.
See on kõige sagedasem praktiline küsimus ja vastus koosneb mõnest konkreetsest meetmest. GDPR artikkel 32 nõuab riskile vastavaid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid. Tööaja arvestuse puhul tähendab see järgmist:
Registreerida tohib ainult seda, mis on tööaja arvestuseks tegelikult vajalik. Reaalajas asukoha tuvastamisel, salajasel järelevalvel või käitumise varjatud jälgimisel ei ole siin kohta ja need on lubamatud.
Lisaks kehtib eesmärgi piirang. Tööaja arvestuseks kogutud andmed on mõeldud tööaja ja palgaarvestuse jaoks, mitte töösoorituse või käitumise varjatud kontrollimiseks. Kui analüüs peab teenima muud eesmärki, vajab see eraldi õiguslikku alust ja töötajad peavad sellest teadma.
Paljud tööaja arvestuse rakendused saavad kasutada asukohta. Andmekaitse seisukohast on otsustav vahe:
Igal juhul peavad töötajad eelnevalt teadma, kas ja millal asukohta kontrollitakse. Kui on töönõukogu, kuulub see funktsioon ettevõttesisesesse kokkuleppesse.
Terviseandmed on GDPR artikli 9 kohaselt isikuandmete eriliik ja eriti kaitstud. Tööaja arvestuseks piisab töövõimetuse faktist koos alguse ja lõpuga. Haiguse põhjust ei ole tööandjale mõeldud töövõimetustõendil niikuinii kirjas ja see ei kuulu rakendusse.
Tööplaanis peaksid kolleegid nägema ainult märget „puudub“, mitte „haige“. Kes millist puudumise liiki näeb, määrab õiguste mudel. Sama tundlikud on tööle naasmise toetamise (BEM) andmed, mida peetakse eraldi ja mis on nähtavad ainult volitatud isikutele, nagu juhendis Tööle naasmine on kirjeldatud.
Tööajaandmeid tohib säilitada ainult nii kaua, kui see on vajalik või seadusega ette nähtud. Olulisemad tähtajad:
Pärast vastava tähtaja möödumist tuleb andmed kustutada. Praktikas aitab lihtne kustutamiskord: päevaväärtused kahe kuni kolme aasta pärast, arveldatud kuuväärtused pärast maksuõiguslikku tähtaega, lahkunud töötajate andmed pärast kõigi tähtaegade möödumist. See ei ole õigusnõustamine, konkreetsel juhul lase palun asja kontrollida.
Kui ettevõte kasutab tööaja arvestuse tarkvara, töötleb teenusepakkuja personaliandmeid tööandja nimel. Selleks peab GDPR artikli 28 kohaselt olema sõlmitud Volitatud töötlemise leping (AVV). See määrab, milliseid andmeid millisel eesmärgil töödeldakse, millised tehnilised ja korralduslikud meetmed kehtivad, milliseid alamtöötlejaid kasutatakse ning et teenusepakkuja ei kasuta andmeid oma eesmärkidel.
Millele ettevõtted peaksid tähelepanu pöörama: volitatud töötlemise leping on olemas enne, kui sisestatakse päris andmed. Alamtöötlejad on nimetatud koos asukohaga. Ja on selge, kuidas andmed lepingu lõppedes tagastatakse või kustutatakse.
Kui ettevõttes on töönõukogu, on tal elektroonilise tööaja arvestuse kasutuselevõtul kaasotsustamisõigus Saksa ettevõtte töökorralduse seaduse (BetrVG) § 87 Abs. 1 Nr. 6 alusel, sest tarkvara on tehniliselt suuteline käitumist või töösooritust jälgima. Selle üle, kas tööaega registreeritakse, ei saa ta pärast Föderaalse Töökohtu otsust enam otsustada, küll aga selle üle, kuidas. Tavaks on ettevõttesisene kokkulepe, mis määrab funktsioonid, juurdepääsuõigused, aruanded ja kustutamistähtajad. Lisateavet leiad juhendist: Tööplaan ja töönõukogu.
GDPR artikli 13 kohaselt tuleb töötajaid kasutuselevõtul teavitada. Tavaliselt piisab lühikesest teabelehest, mis vastab küsimustele: milliseid andmeid registreeritakse? Milleks? Kellel on juurdepääs? Milline teenusepakkuja neid töötleb ja kus? Kui kaua neid säilitatakse? Millised õigused on töötajatel?
Nende õiguste hulka kuuluvad teave oma andmete kohta, valede kannete parandamine ja kustutamine pärast tähtaegade möödumist. Tööaja arvestus, kus iga inimene näeb igal ajal ise oma aegu, tööajakontot ja puhkusejääki, täidab igapäevase teabevajaduse peaaegu iseenesest.
Presios näeb iga inimene ainult oma aegu, oma tööajakontot ja oma puhkust. Meeskonnajuhid näevad oma valdkonda, personalitoimikud jäävad juhtkonnale. Tembeldatakse isikliku kasutajakontoga, brauseris või kioski-tahvelarvutis isikliku PIN-koodiga. Parandused tehakse kinnitamist vajavate taotluste kaudu. Seadega „Sisse registreerimine ainult töökohal“ kontrollib Presio tembeldamisel, kas inimene on määratud asukohas. Tööajal asukohta ei jälgita. Haigusest ise teatamise rakenduses saab ettevõtte või meeskonna kaupa välja lülitada. Rakenduse andmed asuvad ELi andmekeskuses. Presio sõlmib klientidega volitatud töötlemise lepingu, alamtöötlejate loetelu leiad privaatsuspoliitikast.
Jah. Registreerimine on lubatud, kui töödeldakse ainult vajalikke andmeid, on olemas õiguslik alus, andmed on kaitstud, teenusepakkujaga on sõlmitud volitatud töötlemise leping ja töötajaid on teavitatud. Rakendus on seejuures sageli andmesäästlikum kui paberlehed, mis ripuvad kõigile nähtavalt puhkeruumis.
Ei, kohustusliku registreerimise jaoks mitte. See põhineb GDPR artikli 6 lõike 1 punktil c, sest tööandja on kohustatud arvestust pidama. Nõusolek tuleb kõne alla ainult vabatahtlike lisafunktsioonide puhul.
Igaühe isiklike kasutajakontode, rollide ja õiguste mudeli, logitud paranduste, krüpteeritud edastuse, volitatud töötlemise lepinguga teenusepakkuja, kustutamiskorra ja selliste andmete kogumisest loobumisega, mida keegi ei vaja, näiteks diagnoosid või pidev asukoha jälgimine.
Ühekordne kontroll sisse- ja väljaregistreerimisel on üldjuhul põhjendatud, kui selleks on sisuline põhjus ja töötajaid on teavitatud. Pidev asukoha tuvastamine tööajal ei ole tööaja arvestuseks vajalik ja on põhimõtteliselt lubamatu.
Ei, oma ajad ja tööajakonto on nähtavad ainult inimesele endale ja volitatud isikutele, näiteks meeskonnajuhile. Tööplaanis näevad kolleegid, kes millal tööl või eemal on, kuid mitte puudumise põhjust.
Ei. Tööaja arvestuseks piisab töövõimetusest koos ajavahemikuga. Haiguse põhjus on terviseandmed GDPR artikli 9 tähenduses ja seda ei ole tööaja arvestuseks vaja.
Saksa tööajaseaduse (ArbZG) § 16 Abs. 2 ja miinimumpalga seaduse (MiLoG) § 17 kohased kirjed vähemalt kaks aastat. Palga- ja maksuarvestusega seotud dokumendid kuus kuni kümme aastat. Seejärel tuleb andmed kustutada. See ei ole õigusnõustamine, konkreetsel juhul lase palun asja kontrollida.
Selle üle, kas tööaega registreeritakse, mitte, sest arvestuse pidamise kohustus kehtib niikuinii. Küll aga selle üle, kuidas: elektroonilise tööaja arvestuse puhul on töönõukogul BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 6 alusel kaasotsustamisõigus, mis on tavaliselt reguleeritud ettevõttesisese kokkuleppega.
Registreeru, loo meeskond, alusta - proovi Presiot tasuta ja siduvusteta, täiesti ilma krediitkaardita.
Proovi nüüd tasuta