Mitu tööplaani:
üks ettevõte, palju valdkondi

Probleem: üks plaan kõige jaoks või kolm tööriista kolme valdkonna jaoks

See, kes mitu valdkonda ettevõttes planeerib, tunneb mõlemat ummikteed. Esimene: kõik läheb kokku tööplaan. Jaam, kool ja haldus on üksteise all, koosseisurida liidab kokku asju, mis ei kuulu kokku, ja see, kes planeerib ainult kooli, kerib igal nädalal mööda nelikümmend rida, mis teda ei puuduta.

Teine: eraldi tööriistad valdkonna kohta. Jaamal on oma tarkvara, koolil Exceli tabel, kõrtsil seinaplaan. Iga valdkond eraldi on ülevaatlik - aga inimene, kes õpetab teisipäeviti ja istub nädalavahetusel kiirabiautos, on nüüd olemas kahekordselt. Kaks puhkusekontot, kaks tööajakontot, kaks sisselogimist, ja keegi ei näe, et ta seisab pärast öövahetust esmaspäeval kell 8 klassi ees.

Millal on mitu tööplaani mõttekas

Mitte iga kahe osakonnaga ettevõte ei vaja kahte plaani. Köök ja teenindus samas restoranis töötavad samal ajal samas kohas ja neid planeerib sama inimene - need on kaks töökohta ühes plaanis. Oma Tööplaan valdkonna kohta tasub, kui vähemalt kaks punkti kehtivad:

• Omad vahetused ja töökohad: Pagaritsehhil on hommikune vahetus alates kella 3-st, kõrtsil lõuna ja õhtu. Jaama 24-tunnisel vahetusel ei ole koolis midagi teha.
• Erinevad ajad: Kool planeerib kursuseplokkide kaupa, jaam ööpäevaringselt vahetuste rattas. Ühine plaan näitab mõlemat ega aita kumbagi.
• Erinevad planeerijad: Jaama juhtkond planeerib jaama, kooli juhtkond kooli. Kummalgi on vaja oma plaani ilma teise ridadeta - aga mõlemad peavad nägema sama inimest.
• Mitu asukohta: Kaks filiaali, kaks jaama, kaks maja. Tööplaan mitmele asukohale on sama juhtum: planeeri eraldi, halda ühiselt.

Mida struktuur peab suutma

Et eraldi plaanid ei muutuks eraldi maailmadeks, vajab tarkvara selget hierarhiat: Tööplaan → töökoht → vahetused. Tööplaan on raamistik, mille planeerija avab. Selles asuvad töökohad nagu Kiirabiauto 1, õppeklass või osakond 3, ja iga töökoha külge kuuluvad vahetused, mida seal tehakse. Neli asja peavad olema lahendatud:

• Inimesed ühel või mitmel plaanil: Enamik töötajaid kuulub ühte valdkonda. Mõned kahte - praktikajuhendaja, kes sõidab ja õpetab, pagar, kes aitab laupäeviti kõrtsis. Nad ilmuvad mõlemale plaanile, aga ühe inimesena ühe kontoga.
• Töökoht mitmes plaanis: Mõnda kohta kasutavad kaks valdkonda, näiteks koolitusruumi või ambulatooriumi, kuhu osakond ja erakorralise meditsiini osakond saadavad personali. Selline Töökoht mitmes tööplaanis ilmub igaühe all, koos oma vahetustega.
• Üks puhkusekonto, üks tööajaarvestus: See, kes on kahel plaanil, saab ikkagi vaid ühe puhkusekonto ja ühe tööajakonto. Kooli puhkus on jaamas nähtav puudumisena, nädalavahetuse tunnid loetakse samale kontole mis õpetamistunnid.
• Üks sisselogimine: Inimene logib sisse üks kord ja näeb oma vahetusi kõikidest plaanidest ühes nimekirjas.

Käik neljas etapis

1. Loo tööplaanid

Looge iga oma vahetuste, aegade või planeerijatega valdkonna jaoks tööplaan: „Kiirabijaam", „Kool", „Pagaritsehh", „Kõrts". Vähem on rohkem: kaks kuni neli plaani on enamikus ettevõtetes õige arv.

2. Määra töökohad ja vahetused

Määrake igale plaanile selle töökohad ja siduge vahetused kohtadega: Kiirabiauto 1 24-tunnise vahetusega, õppeklass hommiku- ja pärastlõunapoolikuga, pagaritsehh hommikuse vahetusega alates kella 3-st. Koht, mida kasutab kaks valdkonda, saab mõlemad plaanid. Vahetused ilma kindla töökohata, näiteks valveaeg, määrate otse ühele plaanile.

3. Määra inimesed

Iga inimene kuulub ühte või mitmesse plaani. See kuulub sinna, kus te niikuinii põhiandmeid haldate - töötaja vormile loomisel ja personalitoimikusse, kui hiljem midagi muutub. Kes sõidab ainult jaamas, saab jaama; praktikajuhendaja saab jaama ja kooli ning ilmub mõlemale plaanile, ühe kontoga.

4. Lüliti tööplaanis

Igapäevaselt vajab planeerija tööplaanis vaid ühte lülitit, millega ta vahetab jaama ja kooli vahel. Inimesed, töökohad, vahetused ja koosseisurida järgivad valitud plaani. Inimene, kes on mõlemal, ilmub mõlemale; samuti tema puudumised ja konfliktid.

Näited praktikast

Kiirabijaam ja kiirabikool: Jaam sõidab ööpäevaringselt, kool õpetab kursuseplaani järgi. Õpetamisülesandega parameedikud on mõlemal plaanil. Konfliktikontroll peab töötama mõlema ulatuses: kellel oli pühapäeval öö kiirabiautos, ei tohi esmaspäeval kell 8 seista õppeklassis. Puhkeaeg ei tunne plaanipiiri.

Pagariäri ja kõrts: Pagaritsehh alustab kell 3, kõrts sulgeb südaööl. Kaks plaani, kaks planeerijat, peaaegu ei kattu - välja arvatud pagar, kes aitab laupäeviti teeninduses, ja juhataja, kes hoiab mõlemal silma peal. Ta lülitub ümber, selle asemel et avada kaks tabelit; tunnid kogunevad ühele tööajakontole, DATEV-eksport jääb üheks.

Kliinik osakondade ja ambulatooriumiga: Iga osakond planeerib ise, ambulatoorium samuti. Poolitöötaja, kes on rakendatud osakonda 2 või ambulatooriumisse, on mõlemal plaanil. Ambulatoorium kui töökoht kuulub oma plaani ja selle osakonna plaani, mida ta päeval kaasa katab - igas plaanis loeb koosseisurida ainult seda, mis seda plaani puudutab. Aastapuhkuse planeerimine toimib sellegipoolest kogu maja jaoks ühes ülevaates, rühmitatuna tööplaani järgi.

Kuidas Presio aitab mitme tööplaani puhul

Just sellise struktuuri oleme Presiosse ehitanud. Organisatsioon saab mitu tööplaani pidada, ja kõik muu jääb nii, nagu on:

• Mitu tööplaani organisatsiooni kohta: Te loote jaotises „Halda tööplaane" nii palju plaane, kui teie ettevõttel on valdkondi - jaam, kool, pagariäri, kõrts, osakond 1 kuni 4.
• Lüliti kiirsisestuse kõrval: Tööplaani vahekaardil valite aktiivse plaani otse kiirsisestuse kõrval. Inimesed, töökohad, vahetused ja koosseisurida järgivad valikut.
• Struktuur tööplaan → töökoht → vahetused: Jaotises „Halda vahetusi" näete iga tööplaani kohta selle töökohti ja nende all vahetusi, mida seal tehakse. Töökohaga vahetus järgib automaatselt oma koha plaane; ainult töökohata vahetused määrate ise.
• Töökohtade ja inimeste mitmekordne määramine: Töökoht võib kuuluda mitmesse tööplaani ja ilmub igaühe all. Inimesed määrate töötaja vormil või personalitoimiku põhiandmete vahekaardil ühte või mitmesse plaani - üks inimene, üks konto, nii palju plaane kui vaja.
• Loendurid ja koosseis tööplaani kohta: Koosseisurida ja sihtväärtused arvutatakse plaani kohta. Kool ei arvesta jaama kaasa - aga inimese puhkeaeg ja puudumised kehtivad kõikide plaanide ulatuses.
• Kõik ühel kontol: Tööajaarvestus, puudumised, aastapuhkuse planeerimine, palgaeksport ja rakendus jäävad üheks. See, kes on kahel plaanil, tembeldab ühe sisselogimisega, tal on üks tööajakonto ja ta näeb oma vahetusi mõlemast plaanist ühes nimekirjas.

Lühidalt: see Tööplaani tarkvara mitmele meeskonnale annab igale valdkonnale oma plaani ja hoiab inimest selle taga ühe inimesena. Ühe valdkonnaga ettevõtete jaoks ei muutu midagi - seal on täpselt üks tööplaan.