Projektiaja arvestus:
Tunnid seal, kuhu need kuuluvad

Miks projektiaegu registreerida?

Seadusjärgne tööajaarvestus vastab küsimusele kui kaua keegi on töötanud. Projektiaja arvestus vastab küsimusele milleks. Alles selle teise infoga saab tunnikontost number, millega te saate arvestada. Kolm põhjust, miks see end ära tasub:

• Järelkalkulatsioon: Te olete kalkuleerinud pakkumise 120 tunniga. Kas lõpuks oli neid 110 või 160? Kui teil puuduvad tunnid projekti kaupa , ei tea te seda - ja kalkuleerite järgmise pakkumise jälle kõhutunde järgi. Just järelkalkulatsioon on ainus viis oma tunnihindu ja ajanorme üle kontrollida.
• Arveldamine tegeliku töömahu järgi: Kes arveldab tundide alusel, vajab tõendit, mida klient saab jälgida: milline inimene, millisel päeval, kui kaua, millisel tellimusel. Selline tunnileht projekti kaupa, mis tuleb tööajaarvestusest, mitte mälust, hoiab ära vaidlused arve juures.
• Eelarve silma all: Kui tunnid määratakse jooksvalt projektile, näete te keset projekti, kui palju eelarvest on ära kasutatud - mitte alles siis, kui palgaarvestus on tehtud. See ongi projektikontroll tundidega: vastu tegutsemine, kuni see on veel võimalik.

Lisaks tuleb neljas põhjus, mida sageli alahinnatakse: kes määrab oma aja projektidele, näeb ise, kuhu see kaob. Tund pisiasju kahe tellimuse vahel ilmub äkki analüüsi, mitte ei jää kellegi arvest välja.

Mis teeb projektiaja arvestuse heaks

Paljud ettevõtted registreerivad projektiaegu juba ammu - õhtul, paberil või sellise vahendiga nagu Exceli tabel. Probleem ei ole tabel, vaid ajahetk. Kes kell 17 rekonstrueerib, mida ta alates kella 7-st on teinud, ümardab täistundideks, unustab vahepeatuse teise kliendi juures ja jaotab ülejäänu tunde järgi. Numbrid näevad korralikud välja ja on ometi valed. Hea Projektiaja arvestus on äratuntav nelja tunnuse järgi:

• Tembeldamisel valimine õhtuse hindamise asemel: Projekt valitakse hetkel, mil töö algab - sisse tembeldades. Üks puudutus telefonil, valmis. Nii on määramine osa tembeldamisest, mitte lisaülesanne tööpäeva lõpus.
• Vahetamine päeva jooksul: Vaevalt keegi töötab kaheksa tundi järjest samal projektil. Hommikul ehitusplats A, pärastlõunal klienditeenindus B juures, vahepeal tund töökojas. Projekti vahetamine peab olema võimalik käimasoleva vahetuse ajal, ilma välja ja uuesti sisse tembeldamata - ja see peab looma puhta ajalõigu, mis lõpeb A juures ja algab B juures.
• Tagantjärele määramine: Alati tuleb ette juhtumeid, kus keegi unustab projekti või valib vale. Siis peab parandus olema lihtne: ava päev, anna lõigule õige projekt, saada kinnitamisele. Ilma selle teeta jõuavad valed tunnid arvesse.
• Analüüs projekti ja inimese kaupa: Lõpuks loeb küsimus, mitu tundi on projektil ja kes need tegi. Mõlemat koos vajate te arve ja järelkalkulatsiooni jaoks - ja mõlemad peaksid olema nähtavad ühe pilguga, mitte alles pärast pivot-tabelit.

Kulukoht, projekt, tellimus: mis on mis?

Neid mõisteid kasutatakse sageli läbisegi, aga need tähendavad erinevaid asju:

• Kulukoht: Püsiv koht ettevõttes, kus tekivad kulud - töökoda, objekt Nord, haldusosakond. Kulukohad kestavad aastaid. Kulukohaarvestus küsib, mida iga valdkond kuus maksab; Kulukohapõhine tööajaarvestus annab selleks personalitunnid.
• Projekt: Ettevõtmine alguse, lõpu ja enamasti eelarvega - ümberehitus kliendi Meieri juures, veebisait agentuurile, maja 3 renoveerimine. Projektid luuakse, need kestavad ja lõpetatakse.
• Tellimus: Üksik kliendi tellimus numbriga, sageli projekti osa või sellega identne. Käsitöös on tellimus ja projekt enamasti sama: tellimus 2026-0417, klient Meier, vannitoa renoveerimine.

Tööajaarvestuse jaoks on erinevus teisejärguline. Oluline on, et teil oleks nimekiri, millest tembeldamisel valitakse - ükskõik, kas te nimetate seda projektideks, kulukohtadeks või tellimusteks. Kes vajab mõlemat, loob kulukohad püsivate kirjetena ja projektid tähtajalistena.

Projektiaja arvestus 4 sammuga

1. Projektide loomine

Iga projekt saab numbri, nime, kliendi ja - kui olemas - tunnieelarve. Number peaks olema sama mis pakkumises või raamatupidamises, et analüüs sobiks hiljem ilma ümberkodeerimiseta arvega. Lõpetatud projektid lõpetatakse, et need tembeldamisel enam ei ilmuks; nimekiri jääb lühikeseks.

2. Sisse tembeldades projekti valimine

Kes vahetust alustab, puudutab töökoha kõrval projekti. See toimib oma telefonis samamoodi nagu ühisel seadmel kioski-tahvelarvuti , mis seisab töökojas või objekti sissepääsu juures: sisesta PIN, puuduta projekti, sisse tembeldatud. Kas projekti valimine on kohustuslik või vabatahtlik, otsustate teie - puhta tellimustööga käsitöös on kohustus mõistlik, suure sisemise osakaaluga kontoris pigem mitte.

3. Vahetuse ajal vahetamine

Kui lõunal minnakse järgmise kliendi juurde, vahetatakse projekti. Senine lõik lõpeb, uus algab - ilma välja tembeldamata, ilma pausi tekitamata. Õhtul koosneb päev kahest või kolmest puhtast lõigust, igaühel oma projekt. Kes on midagi unustanud, määrab lõigu tagantjärele ajaparanduse kaudu.

4. Analüüsimine

Analüüs „ Projektiajad “ näitab iga projekti kohta summat ja selle all tunnid inimese kaupa, lisaks riba, kui palju eelarvest on ära kasutatud. Arve või järelkalkulatsiooni jaoks läheb kogu asi Excelina välja - projekti kaupa, perioodi kaupa, koos kuupäeva ja inimesega. Sellega on projektiaja arvestus Exceli alternatiivina ehitatud täpselt vastupidi: Excel on tulemus, mitte tööriist.

Näited praktikast

Tellimuspõhine tööajaarvestus käsitöös ja ehitusel: Brigaad tembeldab hommikul telefonis ehitusplatsil Nord sisse, lõunal lähevad kaks inimest kliendi juurde Pasingisse. Brigadir näeb õhtul tunnid ehitusplatsi kaupa, kontoril on kuu lõpus alus töömahupõhiseks arveks ja pakkumise järelkalkulatsiooniks. Ehitusplatsi tööajaarvestus tähendab siin: projekt ja töökoht on sageli sama, ja tundide ülevaade ehitusplatsi kaupa läheb tõendina tellijale.

Kliendiprojektid agentuuris ja kontoris: Siin loeb vahetamine päeva jooksul. Tund klienti A, siis koosolek kliendile B, seejärel sisemine haldus. Kes selle õhtul tunnilehele kirjutab, kaotab poole. Vahetuse ajal vahetades jääb iga tund sinna, kus see oli - ja eelarve kliendiprojekti kaupa näitab õigel ajal, millal tuleb uuesti läbi rääkida.

Objektid kulukohtadena teeninduses: Hoonete koristus, turvateenistus, kinnisvarahooldus arveldavad objekti kaupa. Iga objekt on kulukoht, iga tembeldamine kannab seda. Objektijuht näeb oma objekti tunde, juhtkond kõiki - ja kui mõni objekt on regulaarselt üle kalkuleeritud töömahu, paistab see välja juba kuu jooksul, mitte alles aastabilansis.

Õiguslik pool: mis jääb kohustuseks, mis lisandub?

Käesolev Tööajaarvestus on alates Saksamaa Föderaalse Töökohtu 2022. aasta septembri otsusest ja Euroopa Kohtu 2019. aasta otsusest kohustuslik: igapäevase tööaja algus, lõpp ja kestus tuleb registreerida kõigi töötajate kohta. Projektile määramine ei muuda selles midagi - see täiendab kohustuslikku registreerimist infoga, milleks aega kasutati. Mõlemad kuuluvad ühte süsteemi: kes registreerib tööaega seadusega kooskõlas ja peab projektiaegu selle kõrval teises tabelis, saab kuu lõpus kaks seisu, mis kunagi kokku ei lähe.

Märksõna Privaatsus puhul kehtib eesmärgipärasuse põhimõte: projektiaegu tohib kasutada arveldamiseks, kalkulatsiooniks ja kontrolliks, mitte üldiseks tulemuslikkuse jälgimiseks. Kes registreerib ainult selle, mis nendeks eesmärkideks vajalik on - projekt, kestus, inimene - jääb kindlale poolele. Töönõukoguga ettevõtetes on kasutuselevõtt kaasotsustamise kohustusega vastavalt § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, nagu iga tehniline tööajaarvestus. Rohkem sellest artiklis Tööajaarvestus ja GDPR.

Kuidas Presio projektiaja arvestuse juures aitab

Me ehitasime projekti määramise otse tembeldamisse, mitte eraldi moodulina selle kõrvale. Konkreetselt tähendab see:

• Projektid organisatsiooni all: Projektide loomine numbri, kliendi ja tunnieelarvega, lõpetamine, uuesti avamine - samas kohas kus grupid ja töökohad.
• Projektinupp töökoha kõrval: Sisse tembeldades valib iga töötaja töökoha kõrval projekti - rakenduses, brauseris või kioski-tahvelarvutis PIN-koodiga.
• Projekti vahetamine vahetuse ajal: Üks puudutus lõpetab praeguse lõigu ja alustab järgmist - ilma välja tembeldamata, ilma pausita. Päev koosneb puhastest ajalõikudest, igaühel üks projekt.
• Projektikohustus valikuline: Teie määrate, kas ilma projektita tohib tembeldada. Puhta tellimustöö puhul sees, segameeskondade puhul väljas.
• Ajaparandus projektiga lõigu kaupa: Vale või unustatud projekt? Ajaparanduses määratakse igale lõigule oma projekt, juhid kinnitavad nagu iga teise paranduse.
• Analüüs „Projektiajad“: Tunnid projekti kaupa ja selle all inimese kaupa, koos eelarveribaga, mis näitab, kui palju on ära kasutatud - ja Exceli ekspordina arve ja järelkalkulatsiooni jaoks.

Ja kuna see kõik on osa samast tööajaarvestusest, lähevad tööajakonto, palga ettevalmistus ja projektitunnid alati kokku. Üks tembeldamine, kaks vastust: kui kaua ja milleks.