Det er lovpligtigt at registrere arbejdstid, og det skaber personoplysninger. Denne guide forklarer, hvilket retsgrundlag tidsregistreringen hviler på, hvordan arbejdsgivere beskytter medarbejdernes data, hvad der gælder for lokation og sygemeldinger, hvor længe dataene skal opbevares, og hvornår samarbejdsudvalget har noget at sige. Til sidst er der en tjekliste til indførelsen.
Så snart en virksomhed registrerer arbejdstider, behandler den personoplysninger i databeskyttelsesforordningens (GDPR) forstand. Det omfatter start, slut og varighed af den daglige arbejdstid, pauser, overarbejde og fravær som ferie eller sygdom, desuden loginoplysninger til appen og eventuelt arbejdsstedet. Alle disse oplysninger kan henføres til en bestemt person og er derfor omfattet af databeskyttelsen.
Det gør ikke tidsregistreringen problematisk. Det betyder blot, at arbejdsgiveren som dataansvarlig skal opfylde nogle pligter: et retsgrundlag, dataminimering, beskyttelse mod uautoriseret adgang, slettefrister og gennemsigtighed over for medarbejderne.
Den lovpligtige registrering kræver som regel ikke samtykke. Arbejdsgivere i Tyskland har pligt til at registrere: generelt siden kendelsen fra den tyske forbundsarbejdsret (BAG) af 13.09.2022, for merarbejde efter § 16, stk. 2, i arbejdstidsloven (ArbZG) og i visse brancher samt for minijobbere efter § 17 i mindstelønsloven (MiLoG). Læs mere i guiden Registreringspligt.
Retsgrundlaget er derfor art. 6, stk. 1, litra c, i GDPR (opfyldelse af en retlig forpligtelse), for lønafregningen desuden litra b (opfyldelse af ansættelseskontrakten). Den tidligere oftest nævnte § 26 i den tyske databeskyttelseslov (BDSG) gælder siden en dom fra EU-Domstolen af 30.03.2023 (C-34/21) kun i begrænset omfang som selvstændigt grundlag. Samtykke ville i et ansættelsesforhold under alle omstændigheder være problematisk, fordi det skal være frivilligt. Det er kun relevant for ekstrafunktioner, der går ud over pligten, f.eks. et frivilligt profilbillede.
Det er det hyppigste praktiske spørgsmål, og svaret består af få, konkrete tiltag. Art. 32 i GDPR kræver tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der står i forhold til risikoen. For tidsregistreringen betyder det:
Der må kun registreres det, som faktisk er nødvendigt for tidsregistreringen. Sporing i realtid, hemmelig overvågning eller skjult tracking af adfærd hører ikke hjemme her og er ikke tilladt.
Derudover gælder formålsbegrænsningen. Data, der indsamles til registrering af arbejdstid, bruges til arbejdstid og lønafregning, ikke til skjult kontrol af præstation eller adfærd. Skal en analyse tjene et andet formål, kræver den sit eget grundlag og skal være kendt af medarbejderne.
Mange tidsregistrerings-apps kan bruge lokationen. Databeskyttelsesretligt er forskellen afgørende:
Under alle omstændigheder skal medarbejderne vide på forhånd, om og hvornår lokationen kontrolleres. Er der et samarbejdsudvalg, hører funktionen med i aftalen med samarbejdsudvalget.
Helbredsoplysninger er særlige kategorier af personoplysninger efter art. 9 i GDPR og er særligt beskyttede. Til tidsregistreringen er det nok at vide, at personen er uarbejdsdygtig, med start og slut. Sygdomsårsagen fremgår i forvejen ikke af arbejdsgiverens udgave af lægeerklæringen om uarbejdsdygtighed og hører ikke hjemme i appen.
I vagtplanen bør kolleger kun kunne se »fraværende«, ikke »syg«. Hvem der ser hvilken fraværstype, styres af rettighedskonceptet. Lige så følsomme er oplysninger fra virksomhedens fastholdelsesforløb (BEM), som føres separat og kun for autoriserede personer, som guiden Fastholdelse beskriver.
Arbejdstidsdata må kun opbevares, så længe det er nødvendigt eller lovpligtigt. De vigtigste frister:
Når den pågældende frist er udløbet, skal dataene slettes. I praksis hjælper en enkel sletteplan: dagsværdier efter to til tre år, afregnede månedsværdier efter den skattemæssige frist, data om fratrådte medarbejdere efter udløbet af alle frister. Dette er ikke juridisk rådgivning - få det tjekket i det konkrete tilfælde.
Når en virksomhed bruger software til tidsregistrering, behandler udbyderen persondataene på vegne af arbejdsgiveren. Art. 28 i GDPR kræver derfor en Databehandleraftale. Den fastlægger, hvilke data der behandles til hvilket formål, hvilke tekniske og organisatoriske foranstaltninger der gælder, hvilke underdatabehandlere der anvendes, og at udbyderen ikke bruger dataene til egne formål.
Det bør virksomheder være opmærksomme på: Databehandleraftalen foreligger, før der indtastes rigtige data. Underdatabehandlerne er nævnt med hjemsted. Og det er klart, hvordan dataene returneres eller slettes ved aftalens ophør.
Hvis der er et samarbejdsudvalg (Betriebsrat), har det ved indførelsen af elektronisk tidsregistrering medbestemmelsesret efter § 87, stk. 1, nr. 6, i den tyske lov om virksomhedsforfatning (BetrVG), fordi softwaren teknisk er egnet til at overvåge adfærd eller præstation. Om der skal registreres, har det efter forbundsarbejdsrettens kendelse ikke længere indflydelse på, men nok på hvordan. Det er almindeligt med en aftale med samarbejdsudvalget, der fastlægger funktioner, adgangsrettigheder, analyser og slettefrister. Læs mere i guiden Vagtplan og samarbejdsudvalg.
Efter art. 13 i GDPR skal medarbejderne informeres ved indførelsen. Et kort informationsark er som regel nok og besvarer: Hvilke data registreres? Til hvad? Hvem har adgang? Hvilken udbyder behandler dem, og hvor? Hvor længe opbevares de? Hvilke rettigheder er der?
Til disse rettigheder hører indsigt i egne data, berigtigelse af forkerte registreringer og sletning efter fristernes udløb. En tidsregistrering, hvor hver person til enhver tid selv kan se sine egne tider, sin tidskonto og sin feriesaldo, opfylder behovet for indsigt i hverdagen næsten af sig selv.
I Presio ser hver person kun sine egne tider, sin tidskonto og sin ferie. Teamledere ser deres område, og personalemapper er forbeholdt ledelsen. Der stemples med eget login, i browseren eller på kiosk-tabletten med personlig PIN. Rettelser sker via ansøgninger med godkendelse. Med indstillingen »Stempl kun ind på arbejdsstedet« kontrollerer Presio ved stemplingen, om personen er på det registrerede sted. Der er ingen sporing i arbejdstiden. Selv-sygemelding via appen kan slås fra pr. virksomhed eller team. Appens data ligger i et datacenter i EU. Presio indgår en databehandleraftale med kunderne, og underdatabehandlerne fremgår af persondatapolitikken.
Ja. Registreringen er tilladt, når kun de nødvendige data behandles, der er et retsgrundlag, dataene er beskyttet, der foreligger en databehandleraftale med udbyderen, og medarbejderne er informeret. En app er ofte mere dataminimerende end papirlister, der hænger frit fremme i pauserummet.
Nej, ikke til den lovpligtige registrering. Den hviler på art. 6, stk. 1, litra c, i GDPR, fordi arbejdsgiveren har pligt til at registrere. Samtykke er kun relevant for frivillige ekstrafunktioner.
Med eget login til hver person, et koncept for roller og rettigheder, loggede rettelser, krypteret overførsel, en udbyder med databehandleraftale, en sletteplan og ved at undlade data, som ingen har brug for, f.eks. diagnoser eller permanent sporing.
En punktvis kontrol ved ind- og udstempling er som regel forsvarlig, hvis der er en saglig grund, og medarbejderne er informeret. Permanent sporing i arbejdstiden er ikke nødvendig for tidsregistreringen og som udgangspunkt ikke tilladt.
Nej, egne tider og tidskontoen er kun synlige for personen selv og for autoriserede som teamlederen. I vagtplanen ser kolleger, hvem der er sat på vagt eller fraværende hvornår, men ikke årsagen til fraværet.
Nej. Til tidsregistreringen er uarbejdsdygtigheden med periode nok. Sygdomsårsagen er en helbredsoplysning efter art. 9 i GDPR og er ikke nødvendig for tidsregistreringen.
Registreringer efter § 16, stk. 2, i den tyske arbejdstidslov (ArbZG) og § 17 i mindstelønsloven (MiLoG) mindst to år. Løn- og skatterelevante bilag seks til ti år. Derefter skal dataene slettes. Dette er ikke juridisk rådgivning - få det tjekket i det konkrete tilfælde.
Ikke om der registreres, for registreringspligten gælder under alle omstændigheder. Men om hvordan: Ved elektronisk tidsregistrering har samarbejdsudvalget medbestemmelsesret efter § 87, stk. 1, nr. 6, BetrVG, som regel reguleret i en aftale med samarbejdsudvalget.
Registrér, opret team, kom i gang - prøv Presio gratis og uforpligtende, helt uden kreditkort.
Prøv gratis nu