Flere vagtplaner:
én virksomhed, mange områder

Problemet: én plan til alt eller tre værktøjer til tre områder

Den, der flere områder planlægger i en virksomhed, kender begge blindgyder. Den første: Alt kommer i én vagtplan. Ambulancestation, skole og administration står under hinanden, bemandingslinjen lægger ting sammen, der ikke hører sammen, og den, der kun planlægger skolen, scroller hver uge forbi fyrre linjer, som ikke er relevante for vedkommende.

Den anden: adskilte værktøjer pr. område. Ambulancestationen har sin software, skolen et Excel-ark, værtshuset en vægplan. Hvert område for sig er overskueligt - men den person, der underviser tirsdag og sidder i ambulancen i weekenden, findes nu to gange. To feriekonti, to tidskonti, to logins, og ingen ser, at vedkommende efter nattevagten står foran klassen mandag klokken 8.

Hvornår flere vagtplaner giver mening

Ikke enhver virksomhed med to afdelinger har brug for to planer. Køkken og service i samme restaurant arbejder på samme tid, samme sted, og planlægges af samme person - det er to arbejdspladser i én plan. En egen Vagtplan pr. område kan betale sig, hvis mindst to punkter passer:

• Egne vagter og arbejdspladser: Bageriet kender tidligvagt fra klokken 3, værtshuset middag og aften. En 24-timers vagt fra ambulancestationen har ikke noget at gøre i skolen.
• Andre tider: Skolen planlægger efter kursusblokke, ambulancestationen døgnet rundt i skifteholdet. En fælles plan viser begge dele og hjælper ingen af dem.
• Andre planlæggere: Stationslederen planlægger ambulancestationen, skolelederen skolen. Hver især har brug for sin egen plan uden de andres linjer - men begge skal se den samme person.
• Flere lokationer: To filialer, to ambulancestationer, to huse. Den Vagtplan til flere lokationer er samme sag: planlæg hver for sig, administrer samlet.

Hvad strukturen skal kunne

For at adskilte planer ikke bliver til adskilte verdener, skal softwaren have et klart hierarki: Vagtplan → arbejdsplads → vagter. Vagtplanen er rammen, som en planlægger åbner. I den ligger arbejdspladser som Ambulance 1, undervisningslokale eller Afdeling 3, og på hver arbejdsplads hænger de vagter, der køres der. Fire ting skal være løst:

• Personer på en eller flere planer: De fleste medarbejdere hører til ét område. Nogle til to - praktikvejlederen, der både kører og underviser, bageren, der hjælper til i værtshuset om lørdagen. De optræder på begge planer, men som én person med én konto.
• Arbejdsplads på flere planer: Nogle pladser bruges af to områder, for eksempel et undervisningslokale eller ambulatoriet, som afdeling og skadestue sender personale til. Sådan en Arbejdsplads på flere vagtplaner optræder under hver enkelt, med sine vagter.
• Én feriekonto, én tidsregistrering: Den, der står på to planer, har alligevel én feriekonto og én tidskonto. Ferie fra skolen er synlig som fravær på ambulancestationen, og weekendtimerne tælles på samme konto som undervisningstimerne.
• Ét login: Personen logger ind én gang og ser sine vagter fra alle planer i én liste.

Forløb i fire trin

1. Opret vagtplaner

Opret en vagtplan for hvert område med egne vagter, tider eller planlæggere: „Ambulancestation“, „Skole“, „Bageri“, „Værtshus“. Mindre er mere: To til fire planer er det rigtige antal i de fleste virksomheder.

2. Tildel arbejdspladser og vagter

Tildel hver plan sine arbejdspladser, og hæng vagterne på pladserne: Ambulance 1 med 24-timers vagt, undervisningslokale med formiddag og eftermiddag, bageri med tidligvagt fra klokken 3. En plads, som to områder bruger, får begge planer. Vagter uden fast arbejdsplads, for eksempel tilkaldevagt, tildeler I direkte til en plan.

3. Tildel personer

Hver person hører til en eller flere planer. Det hører hjemme dér, hvor I alligevel vedligeholder stamdata - i medarbejderformularen ved oprettelsen og i personalemappen, hvis noget ændrer sig senere. Den, der kun kører på ambulancestationen, får ambulancestationen; praktikvejlederen får både ambulancestation og skole og optræder på begge planer, med én konto.

4. Skifteknap i vagtplanen

I hverdagen har planlæggeren kun brug for en skifteknap i vagtplanen, som hun bruger til at skifte mellem ambulancestation og skole. Personer, arbejdspladser, vagter og bemandingslinje retter sig efter den valgte plan. En person, der står på begge, optræder på begge; det samme gør vedkommendes fravær og konflikter.

Eksempler fra praksis

Ambulancestation med ambulanceskole: Ambulancestationen kører døgnet rundt, skolen underviser efter kursusplan. Paramedicinere med undervisningsopgave står på begge planer. Konfliktkontrollen skal arbejde på tværs af begge: Den, der havde nattevagt i ambulancen søndag, må ikke stå i undervisningslokalet mandag klokken 8. Hviletiden kender ingen plangrænse.

Bageri med værtshus: Bageriet begynder klokken 3, værtshuset lukker ved midnat. To planer, to planlæggere, næsten ingen overlap - bortset fra bageren, der hjælper til i service om lørdagen, og chefen, der holder øje med begge dele. Hun skifter mellem dem i stedet for at åbne to tabeller; timerne løber sammen på én tidskonto, DATEV-eksporten forbliver én.

Klinik med afdelinger og ambulatorium: Hver afdeling planlægger selv, ambulatoriet også. Poolmedarbejderen, der bruges på Afdeling 2 eller i ambulatoriet, står på begge planer. Ambulatoriet som arbejdsplads ligger på sin egen plan og på den afdelings plan, som den bemander i dagtimerne - på hver plan tæller bemandingslinjen kun det, der vedrører den plan. Årsferieplanlægningen kører alligevel for hele huset i ét overblik, grupperet efter vagtplan.

Sådan hjælper Presio ved flere vagtplaner

Præcis den struktur har vi bygget i Presio. En organisation kan flere vagtplaner have, og alt andet forbliver, som det er:

• Flere vagtplaner pr. organisation: I opretter i „Administrer vagtplaner“ så mange planer, som jeres virksomhed har områder - ambulancestation, skole, bageri, værtshus, afdeling 1 til 4.
• Skifteknap ved siden af hurtigindtastningen: På fanen Vagtplan vælger I den aktive plan direkte ved siden af hurtigindtastningen. Personer, arbejdspladser, vagter og bemandingslinje følger valget.
• Struktur vagtplan → arbejdsplads → vagter: I „Administrer vagter“ ser I for hver vagtplan dens arbejdspladser og derunder de vagter, der køres dér. En vagt med arbejdsplads følger automatisk arbejdspladsens planer; kun vagter uden arbejdsplads tildeler I selv.
• Flertildeling af arbejdspladser og personer: En arbejdsplads kan ligge på flere vagtplaner og optræder under hver enkelt. Personer tildeler I i medarbejderformularen eller på stamdata-fanen i personalemappen til en eller flere planer - én person, én konto, lige så mange planer som nødvendigt.
• Tæller og bemanding pr. vagtplan: Bemandingslinje og normtal beregnes pr. plan. Skolen tæller ikke ambulancestationen med - men en persons hviletid og fravær gælder på tværs af alle planer.
• Alt i én konto: Tidsregistrering, fravær, årsferieplanlægning, løneksport og appen forbliver ét. Den, der står på to planer, stempler med ét login, har én tidskonto og ser sine vagter fra begge planer i én liste.

Kort sagt: Denne Vagtplan-software til flere teams giver hvert område sin egen plan og bevarer mennesket bag som én person. For virksomheder med ét område ændrer der sig intet - der er kun én vagtplan.