Πολλά προγράμματα βαρδιών:
μία επιχείρηση, πολλοί τομείς

Το πρόβλημα: ένα πρόγραμμα για όλα ή τρία εργαλεία για τρεις τομείς

Όποιος πολλοί τομείς προγραμματίζει σε μία επιχείρηση, γνωρίζει και τα δύο αδιέξοδα. Το πρώτο: Όλα μπαίνουν σε ένα πρόγραμμα βαρδιών. Σταθμός, σχολείο και διοίκηση βρίσκονται το ένα κάτω από το άλλο, η γραμμή στελέχωσης αθροίζει πράγματα που δεν ανήκουν μαζί, και όποιος προγραμματίζει μόνο το σχολείο κάνει κύλιση κάθε εβδομάδα σε σαράντα γραμμές που δεν τον αφορούν.

Η δεύτερη: ξεχωριστά εργαλεία ανά τομέα. Ο σταθμός έχει το δικό του λογισμικό, το σχολείο ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, η ταβέρνα έναν πίνακα τοίχου. Κάθε τομέας από μόνος του είναι ευανάγνωστος - αλλά το άτομο που διδάσκει την Τρίτη και το Σαββατοκύριακο κάθεται στο ασθενοφόρο, υπάρχει πλέον δύο φορές. Δύο λογαριασμοί άδειας, δύο λογαριασμοί χρόνου, δύο συνδέσεις, και κανείς δεν βλέπει ότι μετά τη νυχτερινή βάρδια τη Δευτέρα στις 8 π.μ. στέκεται μπροστά στην τάξη.

Πότε έχουν νόημα πολλά προγράμματα βαρδιών

Δεν χρειάζεται κάθε επιχείρηση με δύο τμήματα δύο προγράμματα. Κουζίνα και σέρβις στο ίδιο εστιατόριο εργάζονται την ίδια στιγμή στον ίδιο χώρο και προγραμματίζονται από το ίδιο άτομο - αυτές είναι δύο θέσεις εργασίας σε ένα πρόγραμμα. Ένα ξεχωριστό Πρόγραμμα βαρδιών ανά τομέα αξίζει τον κόπο, όταν ισχύουν τουλάχιστον δύο σημεία:

• Δικές τους βάρδιες και θέσεις εργασίας: Ο φούρνος γνωρίζει πρωινή βάρδια από τις 3 π.μ., η ταβέρνα μεσημέρι και βράδυ. Μια βάρδια 24 ωρών του σταθμού δεν έχει καμία θέση στο σχολείο.
• Διαφορετικά ωράρια: Το σχολείο προγραμματίζει με μαθήματα, ο σταθμός όλο το εικοσιτετράωρο με κύκλο βαρδιών. Ένα κοινό πρόγραμμα δείχνει και τα δύο και δεν βοηθά κανένα από τα δύο.
• Διαφορετικοί υπεύθυνοι προγραμματισμού: Η διεύθυνση του σταθμού προγραμματίζει τον σταθμό, η διεύθυνση του σχολείου το σχολείο. Ο καθένας χρειάζεται το δικό του πρόγραμμα χωρίς τις γραμμές του άλλου - αλλά και οι δύο πρέπει να βλέπουν το ίδιο άτομο.
• Πολλές τοποθεσίες: Δύο καταστήματα, δύο σταθμοί, δύο ιδρύματα. Το Πρόγραμμα βαρδιών για πολλές τοποθεσίες είναι η ίδια περίπτωση: ξεχωριστός προγραμματισμός, κοινή διαχείριση.

Τι πρέπει να πετύχει η δομή

Για να μη γίνουν τα ξεχωριστά προγράμματα ξεχωριστοί κόσμοι, το λογισμικό χρειάζεται μια σαφή ιεραρχία: Πρόγραμμα βαρδιών → Θέση εργασίας → Βάρδιες. Το πρόγραμμα βαρδιών είναι το πλαίσιο που ανοίγει ένας υπεύθυνος προγραμματισμού. Μέσα σε αυτό βρίσκονται θέσεις εργασίας όπως Ασθενοφόρο 1, αίθουσα διδασκαλίας ή Τμήμα 3, και σε κάθε θέση εργασίας είναι συνδεδεμένες οι βάρδιες που γίνονται εκεί. Τέσσερα πράγματα πρέπει να είναι λυμένα:

• Άτομα σε ένα ή περισσότερα προγράμματα: Οι περισσότεροι εργαζόμενοι ανήκουν σε έναν τομέα. Μερικοί σε δύο - ο εκπαιδευτής πρακτικής άσκησης που οδηγεί και διδάσκει, η αρτοποιός που βοηθάει το Σάββατο στην ταβέρνα. Εμφανίζονται και στα δύο προγράμματα, αλλά ως ένα άτομο με έναν λογαριασμό.
• Θέση εργασίας σε πολλά προγράμματα: Ορισμένες θέσεις χρησιμοποιούνται από δύο τομείς, όπως μια αίθουσα εκπαίδευσης ή τα εξωτερικά ιατρεία, στα οποία στέλνουν προσωπικό το τμήμα και τα επείγοντα. Μια τέτοια Θέση εργασίας σε πολλά προγράμματα βαρδιών εμφανίζεται κάτω από κάθε ένα, με τις βάρδιές του.
• Ένας λογαριασμός άδειας, μία καταγραφή χρόνου εργασίας: Όποιος βρίσκεται σε δύο προγράμματα, έχει παρόλα αυτά έναν λογαριασμό άδειας και έναν λογαριασμό χρόνου. Η άδεια από το σχολείο είναι ορατή στον σταθμό ως απουσία, οι ώρες Σαββατοκύριακου μετράνε στον ίδιο λογαριασμό με τις ώρες διδασκαλίας.
• Μία σύνδεση: Το άτομο συνδέεται μία φορά και βλέπει τις βάρδιές του από όλα τα προγράμματα σε μία λίστα.

Διαδικασία σε τέσσερα βήματα

1. Δημιουργία προγραμμάτων βαρδιών

Δημιουργήστε για κάθε τομέα με δικές του βάρδιες, ωράρια ή υπεύθυνους προγραμματισμού ένα πρόγραμμα βαρδιών: «Σταθμός ασθενοφόρων», «Σχολείο», «Φούρνος», «Ταβέρνα». Λιγότερο είναι περισσότερο: Δύο έως τέσσερα προγράμματα είναι ο σωστός αριθμός στις περισσότερες επιχειρήσεις.

2. Αντιστοίχιση θέσεων εργασίας και βαρδιών

Αντιστοιχίστε σε κάθε πρόγραμμα τις θέσεις εργασίας του και συνδέστε τις βάρδιες με τις θέσεις: Ασθενοφόρο 1 με βάρδια 24 ωρών, αίθουσα διδασκαλίας με πρωί και απόγευμα, φούρνος με πρωινή βάρδια από τις 3 π.μ. Μια θέση που χρησιμοποιούν δύο τομείς, παίρνει και τα δύο προγράμματα. Βάρδιες χωρίς σταθερή θέση εργασίας, όπως η ετοιμότητα κλήσης, τις αντιστοιχίζετε απευθείας σε ένα πρόγραμμα.

3. Αντιστοίχιση ατόμων

Κάθε άτομο ανήκει σε ένα ή περισσότερα προγράμματα. Αυτό ανήκει εκεί όπου έτσι κι αλλιώς διαχειρίζεστε τα βασικά δεδομένα - στη φόρμα εργαζομένου κατά τη δημιουργία και στον φάκελο προσωπικού, όταν αλλάζει κάτι αργότερα. Όποιος οδηγεί μόνο στον σταθμό, παίρνει τον σταθμό· ο εκπαιδευτής πρακτικής άσκησης παίρνει σταθμό και σχολείο και εμφανίζεται και στα δύο προγράμματα, με έναν λογαριασμό.

4. Εναλλάκτης στο πρόγραμμα βαρδιών

Στην καθημερινότητα η υπεύθυνη προγραμματισμού χρειάζεται μόνο έναν εναλλάκτη στο πρόγραμμα βαρδιών, με τον οποίο αλλάζει μεταξύ σταθμού και σχολείου. Άτομα, θέσεις εργασίας, βάρδιες και γραμμή στελέχωσης προσαρμόζονται στο επιλεγμένο πρόγραμμα. Ένα άτομο που βρίσκεται και στα δύο, εμφανίζεται και στα δύο· οι απουσίες και οι συγκρούσεις του επίσης.

Παραδείγματα από την πράξη

Σταθμός ασθενοφόρων με σχολή διασωστών: Ο σταθμός λειτουργεί όλο το εικοσιτετράωρο, το σχολείο διδάσκει με πρόγραμμα μαθημάτων. Διασώστες έκτακτης ανάγκης με διδακτικό έργο βρίσκονται και στα δύο προγράμματα. Ο έλεγχος συγκρούσεων πρέπει να λειτουργεί και στα δύο: όποιος είχε την Κυριακή νυχτερινή βάρδια στο όχημα, δεν επιτρέπεται τη Δευτέρα στις 8 π.μ. να βρίσκεται στην αίθουσα διδασκαλίας. Ο χρόνος ανάπαυσης δεν γνωρίζει όρια προγράμματος.

Αρτοποιείο με ταβέρνα: Ο φούρνος ξεκινά στις 3 π.μ., η ταβέρνα κλείνει τα μεσάνυχτα. Δύο προγράμματα, δύο υπεύθυνοι προγραμματισμού, ελάχιστη επικάλυψη - εκτός από την αρτοποιό που βοηθάει το Σάββατο στο σέρβις, και τη διευθύντρια που παρακολουθεί και τα δύο. Εναλλάσσει το πρόγραμμα αντί να ανοίγει δύο πίνακες· οι ώρες συγκεντρώνονται σε έναν λογαριασμό χρόνου, η εξαγωγή DATEV παραμένει μία.

Κλινική με τμήματα και εξωτερικά ιατρεία: Κάθε τμήμα προγραμματίζει μόνο του, τα εξωτερικά ιατρεία επίσης. Το άτομο του pool, που τοποθετείται στο Τμήμα 2 ή στα εξωτερικά ιατρεία, βρίσκεται και στα δύο προγράμματα. Τα εξωτερικά ιατρεία ως θέση εργασίας βρίσκονται στο δικό τους πρόγραμμα και σε αυτό του τμήματος που στελεχώνουν επιπλέον κατά τη διάρκεια της ημέρας - σε κάθε πρόγραμμα η γραμμή στελέχωσης μετράει μόνο ό,τι αφορά αυτό το πρόγραμμα. Ο ετήσιος προγραμματισμός αδειών εξακολουθεί να λειτουργεί για όλο το ίδρυμα σε μία επισκόπηση, ομαδοποιημένος ανά πρόγραμμα βαρδιών.

Πώς βοηθά το Presio με πολλά προγράμματα βαρδιών

Ακριβώς αυτή τη δομή έχουμε φτιάξει στο Presio. Ένας οργανισμός μπορεί πολλά προγράμματα βαρδιών να τηρεί, και όλα τα υπόλοιπα παραμένουν όπως είναι:

• Πολλά προγράμματα βαρδιών ανά οργανισμό: Δημιουργείτε στο «Διαχείριση προγραμμάτων βαρδιών» όσα προγράμματα έχει τομείς η επιχείρησή σας - σταθμός, σχολείο, φούρνος, ταβέρνα, Τμήμα 1 έως 4.
• Εναλλάκτης δίπλα στη γρήγορη καταχώριση: Στην καρτέλα Πρόγραμμα βαρδιών επιλέγετε το ενεργό πρόγραμμα ακριβώς δίπλα στη γρήγορη καταχώριση. Άτομα, θέσεις εργασίας, βάρδιες και γραμμή στελέχωσης ακολουθούν την επιλογή.
• Δομή Πρόγραμμα βαρδιών → Θέση εργασίας → Βάρδιες: Στο «Διαχείριση βαρδιών» βλέπετε ανά πρόγραμμα βαρδιών τις θέσεις εργασίας του και από κάτω τις βάρδιες που γίνονται εκεί. Μια βάρδια με θέση εργασίας ακολουθεί αυτόματα τα προγράμματα της θέσης της· μόνο τις βάρδιες χωρίς θέση εργασίας τις αντιστοιχίζετε εσείς οι ίδιοι.
• Πολλαπλή αντιστοίχιση θέσεων εργασίας και ατόμων: Μια θέση εργασίας μπορεί να βρίσκεται σε πολλά προγράμματα βαρδιών και εμφανίζεται κάτω από κάθε ένα. Τα άτομα τα αντιστοιχίζετε στη φόρμα εργαζομένου ή στην καρτέλα βασικών δεδομένων του φακέλου προσωπικού σε ένα ή περισσότερα προγράμματα - ένα άτομο, ένας λογαριασμός, όσα προγράμματα χρειάζονται.
• Μετρητές και στελέχωση ανά πρόγραμμα βαρδιών: Η γραμμή στελέχωσης και οι στόχοι υπολογίζονται ανά πρόγραμμα. Το σχολείο δεν υπολογίζει τον σταθμό μαζί - αλλά ο χρόνος ανάπαυσης και οι απουσίες ενός ατόμου ισχύουν σε όλα τα προγράμματα.
• Όλα σε έναν λογαριασμό: Η καταγραφή χρόνου εργασίας, οι απουσίες, ο ετήσιος προγραμματισμός αδειών, η εξαγωγή μισθοδοσίας και η εφαρμογή παραμένουν ένα. Όποιος βρίσκεται σε δύο προγράμματα, καταγράφει τον χρόνο του με μία σύνδεση, έχει έναν λογαριασμό χρόνου και βλέπει τις βάρδιές του από τα δύο προγράμματα σε μία λίστα.

Εν συντομία: η λειτουργία Λογισμικό προγράμματος βαρδιών για πολλές ομάδες δίνει σε κάθε τομέα το δικό του πρόγραμμα και διατηρεί τον άνθρωπο από πίσω ως ένα άτομο. Για επιχειρήσεις με έναν τομέα δεν αλλάζει τίποτα - εκεί υπάρχει ακριβώς ένα πρόγραμμα βαρδιών.