Η καταγραφή του χρόνου εργασίας είναι υποχρεωτική και δημιουργεί δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Αυτός ο οδηγός εξηγεί σε ποια νομική βάση στηρίζεται η καταγραφή χρόνου, πώς οι εργοδότες προστατεύουν τα δεδομένα των εργαζομένων τους, τι ισχύει για την τοποθεσία και τις αναγγελίες ασθένειας, πόσο καιρό φυλάσσονται τα δεδομένα και πότε έχει λόγο το συμβούλιο εργαζομένων. Στο τέλος θα βρεις μια λίστα ελέγχου για την εφαρμογή.
Μόλις μια επιχείρηση καταγράφει χρόνους εργασίας, επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα κατά την έννοια του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ). Σε αυτά ανήκουν η έναρξη, η λήξη και η διάρκεια του ημερήσιου χρόνου εργασίας, τα διαλείμματα, οι υπερωρίες και οι απουσίες όπως άδεια ή ασθένεια, καθώς και τα στοιχεία πρόσβασης στην εφαρμογή και ενδεχομένως ο τόπος εργασίας. Όλα αυτά τα στοιχεία μπορούν να αποδοθούν σε συγκεκριμένο άτομο και γι' αυτό υπόκεινται στην προστασία δεδομένων.
Αυτό δεν κάνει την καταγραφή χρόνου προβληματική. Σημαίνει μόνο ότι ο εργοδότης ως υπεύθυνος επεξεργασίας πρέπει να εκπληρώσει ορισμένες υποχρεώσεις: νομική βάση, οικονομία δεδομένων, προστασία από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, προθεσμίες διαγραφής και διαφάνεια απέναντι στους εργαζομένους.
Για την υποχρεωτική καταγραφή κατά κανόνα δεν χρειάζεται συγκατάθεση. Οι εργοδότες στη Γερμανία είναι υποχρεωμένοι να τηρούν αρχεία: γενικά από την απόφαση του Ομοσπονδιακού Εργατικού Δικαστηρίου (BAG) της 13/09/2022, για υπερεργασία σύμφωνα με το § 16 παρ. 2 του νόμου για τον χρόνο εργασίας (ArbZG) και σε ορισμένους κλάδους καθώς και για εργαζομένους σε Minijob σύμφωνα με το § 17 του νόμου για τον κατώτατο μισθό (MiLoG). Περισσότερα στον οδηγό Υποχρέωση καταγραφής χρόνου.
Νομική βάση είναι επομένως το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ΄ ΓΚΠΔ (εκπλήρωση νομικής υποχρέωσης), για τη μισθοδοσία επιπλέον το στοιχ. β΄ (εκτέλεση της σύμβασης εργασίας). Το § 26 του γερμανικού ομοσπονδιακού νόμου για την προστασία δεδομένων (BDSG), που παλαιότερα αναφερόταν συχνότερα, ισχύει μετά από απόφαση του Δικαστηρίου της ΕΕ της 30/03/2023 (C-34/21) μόνο περιορισμένα ως αυτοτελής βάση. Η συγκατάθεση θα ήταν ούτως ή άλλως προβληματική στη σχέση εργασίας, επειδή πρέπει να είναι ελεύθερη. Έρχεται υπόψη μόνο για πρόσθετες λειτουργίες πέρα από την υποχρέωση, όπως μια προαιρετική φωτογραφία προφίλ.
Αυτή είναι η πιο συχνή πρακτική ερώτηση, και η απάντηση αποτελείται από λίγα, συγκεκριμένα μέτρα. Το άρθρο 32 ΓΚΠΔ απαιτεί τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ανάλογα με τον κίνδυνο. Για την καταγραφή χρόνου εργασίας αυτό σημαίνει:
Επιτρέπεται να καταγράφεται μόνο ό,τι είναι πραγματικά απαραίτητο για την καταγραφή χρόνου εργασίας. Ο εντοπισμός σε πραγματικό χρόνο, η κρυφή επιτήρηση ή η συγκαλυμμένη παρακολούθηση της συμπεριφοράς δεν έχουν θέση εδώ και δεν επιτρέπονται.
Επιπλέον ισχύει ο περιορισμός του σκοπού. Τα δεδομένα που συλλέγονται για την καταγραφή χρόνου εργασίας χρησιμεύουν για τον χρόνο εργασίας και τη μισθοδοσία, όχι για κρυφό έλεγχο απόδοσης ή συμπεριφοράς. Αν μια ανάλυση πρόκειται να εξυπηρετήσει άλλον σκοπό, χρειάζεται δική της νομική βάση και πρέπει να είναι γνωστή στους εργαζομένους.
Πολλές εφαρμογές καταγραφής χρόνου μπορούν να χρησιμοποιούν την τοποθεσία. Από πλευράς προστασίας δεδομένων η διαφορά είναι καθοριστική:
Σε κάθε περίπτωση οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν εκ των προτέρων αν και πότε ελέγχεται η τοποθεσία. Αν υπάρχει συμβούλιο εργαζομένων, η λειτουργία πρέπει να περιλαμβάνεται στην επιχειρησιακή συμφωνία.
Τα δεδομένα υγείας ανήκουν στις ειδικές κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του άρθρου 9 ΓΚΠΔ και προστατεύονται ιδιαίτερα. Για την καταγραφή χρόνου εργασίας αρκεί το γεγονός της ανικανότητας για εργασία με έναρξη και λήξη. Η αιτία της ασθένειας ούτως ή άλλως δεν αναγράφεται στη βεβαίωση ανικανότητας για εργασία που λαμβάνει ο εργοδότης και δεν έχει θέση στην εφαρμογή.
Στο πρόγραμμα βαρδιών οι συνάδελφοι πρέπει να βλέπουν μόνο «απών», όχι «άρρωστος». Ποιος βλέπει ποιο είδος απουσίας, το ρυθμίζει το σύστημα δικαιωμάτων. Εξίσου ευαίσθητα είναι τα στοιχεία από τη διαδικασία επανένταξης στην επιχείρηση (BEM), τα οποία τηρούνται χωριστά και μόνο για εξουσιοδοτημένα άτομα, όπως περιγράφει ο οδηγός Επανένταξη στην εργασία αναλυτικά.
Τα δεδομένα χρόνου εργασίας επιτρέπεται να αποθηκεύονται μόνο για όσο είναι απαραίτητο ή προβλέπεται από τον νόμο. Οι σημαντικότερες προθεσμίες:
Μετά τη λήξη της εκάστοτε προθεσμίας τα δεδομένα πρέπει να διαγράφονται. Στην πράξη βοηθά ένα απλό σχέδιο διαγραφής: ημερήσιες τιμές μετά από δύο έως τρία χρόνια, εκκαθαρισμένες μηνιαίες τιμές μετά τη φορολογική προθεσμία, δεδομένα όσων έχουν αποχωρήσει μετά τη λήξη όλων των προθεσμιών. Αυτό δεν αποτελεί νομική συμβουλή, στη συγκεκριμένη περίπτωση ζήτησε έλεγχο.
Όταν μια επιχείρηση χρησιμοποιεί λογισμικό καταγραφής χρόνου, ο πάροχος επεξεργάζεται τα δεδομένα προσωπικού για λογαριασμό του εργοδότη. Το άρθρο 28 ΓΚΠΔ απαιτεί γι' αυτό Σύμβαση εκτέλεσης επεξεργασίας (AVV). Αυτή ρυθμίζει ποια δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία και για ποιον σκοπό, ποια τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ισχύουν, ποιοι υπεργολάβοι χρησιμοποιούνται και ότι ο πάροχος δεν χρησιμοποιεί τα δεδομένα για δικούς του σκοπούς.
Τι πρέπει να προσέχουν οι επιχειρήσεις: η σύμβαση εκτέλεσης επεξεργασίας υπάρχει πριν καταχωριστούν πραγματικά δεδομένα. Οι υπεργολάβοι αναφέρονται μαζί με την έδρα τους. Και είναι σαφές πώς τα δεδομένα επιστρέφονται ή διαγράφονται στη λήξη της σύμβασης.
Αν υπάρχει συμβούλιο εργαζομένων, έχει κατά την εισαγωγή ηλεκτρονικής καταγραφής χρόνου εργασίας δικαίωμα συναπόφασης σύμφωνα με το § 87 παρ. 1 αρ. 6 του γερμανικού νόμου για την οργάνωση των επιχειρήσεων (BetrVG), επειδή το λογισμικό είναι τεχνικά κατάλληλο να παρακολουθεί συμπεριφορά ή απόδοση. Στο αν θα γίνεται καταγραφή δεν έχει πλέον επιρροή μετά την απόφαση του Ομοσπονδιακού Εργατικού Δικαστηρίου, στο πώς όμως έχει. Συνήθως συνάπτεται επιχειρησιακή συμφωνία που καθορίζει λειτουργίες, δικαιώματα πρόσβασης, αναλύσεις και προθεσμίες διαγραφής. Περισσότερα στον οδηγό Πρόγραμμα βαρδιών και συμβούλιο εργαζομένων.
Σύμφωνα με το άρθρο 13 ΓΚΠΔ οι εργαζόμενοι πρέπει να ενημερώνονται κατά την εισαγωγή. Συνήθως αρκεί ένα σύντομο ενημερωτικό φύλλο που απαντά: Ποια δεδομένα καταγράφονται; Για ποιο σκοπό; Ποιος έχει πρόσβαση; Ποιος πάροχος τα επεξεργάζεται και πού; Για πόσο αποθηκεύονται; Ποια δικαιώματα υπάρχουν;
Σε αυτά τα δικαιώματα ανήκουν η πρόσβαση στα δικά σου δεδομένα, η διόρθωση λανθασμένων καταχωρίσεων και η διαγραφή μετά τη λήξη των προθεσμιών. Μια καταγραφή χρόνου στην οποία κάθε άτομο βλέπει ανά πάσα στιγμή μόνο του τις ώρες του, τον λογαριασμό χρόνου του και το υπόλοιπο άδειάς του, καλύπτει την ανάγκη ενημέρωσης στην καθημερινότητα σχεδόν από μόνη της.
Στο Presio κάθε άτομο βλέπει μόνο τις δικές του ώρες, τον λογαριασμό χρόνου του και την άδειά του. Οι υπεύθυνοι ομάδων βλέπουν τον τομέα τους, οι φάκελοι προσωπικού παραμένουν στη διοίκηση. Η καταγραφή γίνεται με ατομική πρόσβαση, στον browser ή στο tablet-kiosk με προσωπικό PIN. Οι διορθώσεις γίνονται μέσω αιτημάτων με έγκριση. Με τη ρύθμιση «Καταγραφή εισόδου μόνο στον τόπο εργασίας» το Presio ελέγχει κατά την καταγραφή αν το άτομο βρίσκεται στον καταχωρισμένο τόπο. Παρακολούθηση θέσης κατά τον χρόνο εργασίας δεν υπάρχει. Η αυτοαναγγελία ασθένειας μέσω της εφαρμογής μπορεί να απενεργοποιηθεί ανά εταιρεία ή ομάδα. Τα δεδομένα της εφαρμογής βρίσκονται σε κέντρο δεδομένων στην ΕΕ. Με τους πελάτες το Presio συνάπτει σύμβαση εκτέλεσης επεξεργασίας, οι υπεργολάβοι αναφέρονται στη Δήλωση προστασίας δεδομένων.
Ναι. Η καταγραφή επιτρέπεται, εφόσον υποβάλλονται σε επεξεργασία μόνο τα απαραίτητα δεδομένα, υπάρχει νομική βάση, τα δεδομένα προστατεύονται, υπάρχει σύμβαση εκτέλεσης επεξεργασίας με τον πάροχο και οι εργαζόμενοι είναι ενημερωμένοι. Μια εφαρμογή είναι συχνά πιο φειδωλή με τα δεδομένα από τις χάρτινες λίστες που κρέμονται ανοιχτά στον χώρο διαλείμματος.
Όχι, όχι για την υποχρεωτική καταγραφή. Αυτή βασίζεται στο άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ΄ ΓΚΠΔ, επειδή ο εργοδότης είναι υποχρεωμένος να τηρεί αρχεία. Συγκατάθεση έρχεται υπόψη μόνο για προαιρετικές πρόσθετες λειτουργίες.
Με ατομική πρόσβαση για κάθε άτομο, σύστημα ρόλων και δικαιωμάτων, καταγεγραμμένες διορθώσεις, κρυπτογραφημένη μετάδοση, πάροχο με σύμβαση εκτέλεσης επεξεργασίας, σχέδιο διαγραφής και αποφυγή δεδομένων που δεν χρειάζεται κανείς, όπως διαγνώσεις ή μόνιμος εντοπισμός θέσης.
Ένας σημειακός έλεγχος κατά την καταγραφή εισόδου και εξόδου είναι κατά κανόνα αποδεκτός, αν υπάρχει αντικειμενικός λόγος και οι εργαζόμενοι είναι ενημερωμένοι. Η μόνιμη παρακολούθηση θέσης κατά τον χρόνο εργασίας δεν είναι απαραίτητη για την καταγραφή χρόνου και κατά κανόνα δεν επιτρέπεται.
Όχι, οι προσωπικές ώρες και ο λογαριασμός χρόνου είναι ορατά μόνο στο ίδιο το άτομο και σε εξουσιοδοτημένους, όπως ο υπεύθυνος ομάδας. Στο πρόγραμμα βαρδιών οι συνάδελφοι βλέπουν ποιος είναι προγραμματισμένος ή απών και πότε, αλλά όχι τον λόγο της απουσίας.
Όχι. Για την καταγραφή χρόνου αρκεί η ανικανότητα για εργασία με χρονικό διάστημα. Η αιτία της ασθένειας είναι δεδομένο υγείας σύμφωνα με το άρθρο 9 ΓΚΠΔ και δεν χρειάζεται για την καταγραφή χρόνου.
Αρχεία σύμφωνα με το § 16 παρ. 2 του γερμανικού νόμου για τον χρόνο εργασίας (ArbZG) και το § 17 του νόμου για τον κατώτατο μισθό (MiLoG) τουλάχιστον δύο χρόνια. Έγγραφα σχετικά με τη μισθοδοσία και τη φορολογία έξι έως δέκα χρόνια. Μετά τα δεδομένα πρέπει να διαγράφονται. Αυτό δεν αποτελεί νομική συμβουλή, στη συγκεκριμένη περίπτωση ζήτησε έλεγχο.
Για το αν, όχι, γιατί η υποχρέωση καταγραφής υπάρχει ούτως ή άλλως. Για το πώς, ναι: σε ηλεκτρονική καταγραφή χρόνου εργασίας το συμβούλιο εργαζομένων έχει δικαίωμα συναπόφασης σύμφωνα με το § 87 παρ. 1 αρ. 6 BetrVG, που συνήθως ρυθμίζεται σε επιχειρησιακή συμφωνία.
Εγγράψου, δημιούργησε ομάδα, ξεκίνα - δοκίμασε το Presio δωρεάν και χωρίς δέσμευση, εντελώς χωρίς πιστωτική κάρτα.
Δοκίμασέ το τώρα δωρεάν