Η καταγραφή χρόνου εργασίας είναι υποχρεωτική - όμως επεξεργάζεται ευαίσθητα δεδομένα προσωπικού. Τι έχει σημασία από πλευράς προστασίας δεδομένων, συνοπτική εξήγηση.
Μόλις καταγράφεις χρόνο εργασίας, επεξεργάζεσαι δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα κατά την έννοια του ΓΚΠΔ. Σε αυτά περιλαμβάνονται όχι μόνο η έναρξη, η λήξη και η διάρκεια της καθημερινής εργασίας, αλλά και τα διαλείμματα, οι υπερωρίες και οι απουσίες όπως άδεια ή ασθένεια. Αυτά τα δεδομένα μπορούν να αποδοθούν σε συγκεκριμένους εργαζομένους - και υπόκεινται συνεπώς στους κανόνες προστασίας δεδομένων.
Αυτό δεν σημαίνει ότι η καταγραφή χρόνου είναι προβληματική. Σημαίνει μόνο: όποιος την εφαρμόζει πρέπει να τηρεί μερικές βασικές υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων.
Για την επεξεργασία δεδομένων χρειάζεται πάντα μια νομική βάση. Στην καταγραφή χρόνου αυτό είναι κατά κανόνα απλό: η επεξεργασία είναι για την εκπλήρωση της νόμιμης Υποχρέωση καταγραφής αναγκαία και γίνεται στο πλαίσιο της εργασιακής σχέσης.
Καθοριστικά είναι το Άρθρο 6 ΓΚΠΔ (νόμιμη επεξεργασία, μεταξύ άλλων για την εκπλήρωση έννομων υποχρεώσεων και την εκτέλεση της σύμβασης εργασίας) καθώς και το § 26 BDSG για την επεξεργασία δεδομένων στο πλαίσιο της απασχόλησης. Ως εκ τούτου, χωριστή συγκατάθεση των εργαζομένων για την υποχρεωτική καταγραφή κατά κανόνα δεν απαιτείται.
Επιτρέπεται να συλλέγεις μόνο ό,τι είναι πραγματικά απαραίτητο για την καταγραφή χρόνου εργασίας - τίποτα παραπάνω. Παρακολούθηση τοποθεσίας σε πραγματικό χρόνο, κρυφή επιτήρηση ή συγκαλυμμένη καταγραφή συμπεριφοράς δεν έχουν καμία θέση εδώ και είναι ανεπίτρεπτες βάσει του δικαίου προστασίας δεδομένων.
Επιπλέον ισχύει ο περιορισμός σκοπού: τα δεδομένα που συλλέγεις για την καταγραφή χρόνου εργασίας επιτρέπεται να χρησιμοποιούνται μόνο για αυτόν τον σκοπό - όχι π.χ. για να ελέγχεις παράλληλα την απόδοση ή τη συμπεριφορά στα διαλείμματα. Σε αυτό ανήκει και η διαφάνεια απέναντι στους εργαζομένους: θα πρέπει να γνωρίζουν ποια δεδομένα συλλέγονται και για ποιον σκοπό.
Τα δεδομένα χρόνου εργασίας επιτρέπεται να αποθηκεύονται μόνο για όσο διάστημα είναι αναγκαίο ή απαιτείται από τον νόμο. Για τις καταγραφές σύμφωνα με το § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz ισχύει για παράδειγμα προθεσμία διατήρησης τουλάχιστον δύο ετών· από τα έγγραφα μισθοδοσίας και φορολογίας μπορεί να προκύπτουν μεγαλύτερες προθεσμίες. Μετά τη λήξη της εκάστοτε προθεσμίας τα δεδομένα πρέπει να διαγράφονται.
Στην πράξη βοηθά μια λύση με την οποία τα δεδομένα εξάγονται καθαρά και διαγράφονται στοχευμένα μετά τη λήξη της προθεσμίας - έτσι διατηρείς τον έλεγχο για το τι παραμένει αποθηκευμένο και για πόσο καιρό.
Αν χρησιμοποιείς για την καταγραφή χρόνου λογισμικό κάποιου παρόχου, ο πάροχος αυτός επεξεργάζεται τα δεδομένα προσωπικού κατ' εντολή σου. Σε αυτή την περίπτωση το Άρθρο 28 ΓΚΠΔ απαιτεί μια Σύμβαση εκτέλεσης επεξεργασίας (AVV) ανάμεσα σε σένα ως υπεύθυνο εργοδότη και τον πάροχο.
Η Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων (DPA) ρυθμίζει μεταξύ άλλων ποια δεδομένα επεξεργάζονται για ποιον σκοπό, ποια τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προστασίας ισχύουν και ότι ο πάροχος δεν χρησιμοποιεί τα δεδομένα για δικούς του σκοπούς. Ένας αξιόπιστος πάροχος σου παρέχει τη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων (DPA) - στο Presio τη βρίσκεις στη σελίδα Ασφάλεια.
Ο ΓΚΠΔ παρέχει στους εργαζομένους συγκεκριμένα δικαιώματα. Σε αυτά ανήκει κυρίως το δικαίωμα πρόσβασης: οι εργαζόμενοι μπορούν να μάθουν ποια δεδομένα τηρούνται για αυτούς και να ζητήσουν πρόσβαση στους δικούς τους καταγεγραμμένους χρόνους. Επιπλέον υπάρχουν δικαιώματα διόρθωσης ανακριβών δεδομένων και - στο πλαίσιο των νόμιμων προθεσμιών - διαγραφής.
Μια καταγραφή χρόνου, στην οποία οι εργαζόμενοι μπορούν ανά πάσα στιγμή να βλέπουν μόνοι τους τις δικές τους ώρες, ικανοποιεί την ανάγκη ενημέρωσης πρακτικά από μόνη της.
Ναι. Η καταγραφή του χρόνου εργασίας επιτρέπεται, εφόσον υποβάλλονται σε επεξεργασία μόνο τα απαραίτητα δεδομένα (έναρξη, λήξη, διαλείμματα), εφόσον η επεξεργασία στηρίζεται σε νομική βάση, εφόσον τα δεδομένα αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα εντός της ΕΕ και εφόσον οι εργαζόμενοι μπορούν να ασκούν τα δικαιώματά τους. Σε αυτά περιλαμβάνεται και μια σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων (AVV) με τον πάροχο.
Τα αποδεικτικά στοιχεία για τον χρόνο εργασίας πρέπει, σύμφωνα με τον νόμο περί χρόνου εργασίας, να φυλάσσονται κατά κανόνα τουλάχιστον δύο έτη. Τα έγγραφα που σχετίζονται με μισθοδοσία και φορολογία υπόκεινται σε μεγαλύτερες εμπορικές και φορολογικές προθεσμίες φύλαξης, από έξι έως δέκα έτη. Μετά τη λήξη των προθεσμιών τα δεδομένα πρέπει να διαγράφονται (περιορισμός σκοπού). Αυτό δεν αποτελεί νομική συμβουλή - στη συγκεκριμένη περίπτωση συνιστάται εξειδικευμένος έλεγχος.
Μόνο ό,τι είναι απαραίτητο για την καταγραφή του χρόνου εργασίας: έναρξη της εργασίας, λήξη της εργασίας και διαλείμματα, και εφόσον χρειάζεται, ο τόπος εργασίας. Παρακολούθηση πέραν αυτών (π.χ. αδιάλειπτη παρακολούθηση της τοποθεσίας) είναι ανεπίτρεπτη από πλευράς προστασίας δεδομένων. Η αρχή της ελαχιστοποίησης των δεδομένων ισχύει διαρκώς.
Το Presio φιλοξενεί αποκλειστικά στην ΕΕ, μεταφέρει κρυπτογραφημένα και σου διαθέτει την AVV. Όλες τις λεπτομέρειες θα τις βρεις στη σελίδα Ασφάλεια. Στην αρχή δωρεάν έως 31.10.2026, χωρίς πιστωτική κάρτα.
Δοκίμασε το Presio δωρεάνΕγγράψου, δημιούργησε ομάδα, ξεκίνα - δοκίμασε το Presio δωρεάν και χωρίς δέσμευση, εντελώς χωρίς πιστωτική κάρτα.
Δοκίμασέ το τώρα δωρεάν