Πόσες ώρες κόστισε πραγματικά το εργοτάξιο; Χωράει ακόμη το έργο πελάτη στον προϋπολογισμό; Η καταγραφή χρόνου έργων το απαντά - όταν η αντιστοίχιση γίνεται κατά την καταγραφή αντί το βράδυ από μνήμης. Τι χαρακτηρίζει μια καλή καταγραφή χρόνου έργων, η διαδικασία σε τέσσερα βήματα, και πού αποτυγχάνει το Excel.
Η νόμιμη καταγραφή χρόνου εργασίας απαντά στο ερώτημα πόσο εργάστηκε κάποιος. Η καταγραφή χρόνου έργων απαντά στο ερώτημα για τι. Μόνο με αυτή τη δεύτερη πληροφορία ένας λογαριασμός ωρών γίνεται ένας αριθμός με τον οποίο μπορείτε να υπολογίσετε. Τρεις λόγοι για τους οποίους αξίζει:
Υπάρχει και ένας τέταρτος λόγος, που συχνά υποτιμάται: όποιος αντιστοιχίζει τον χρόνο του σε έργα, βλέπει ο ίδιος πού χάνεται. Η ώρα με μικροδουλειές ανάμεσα σε δύο παραγγελίες εμφανίζεται ξαφνικά στην αξιολόγηση, αντί να μην περνά σε κανένα τιμολόγιο.
Πολλές επιχειρήσεις καταγράφουν εδώ και καιρό χρόνους έργων - το βράδυ, σε χαρτί ή σε έναν πίνακα Excel. Το πρόβλημα δεν είναι ο πίνακας, αλλά η χρονική στιγμή. Όποιος στις 17:00 ανασυνθέτει τι έκανε από τις 7:00, στρογγυλοποιεί σε ολόκληρες ώρες, ξεχνά την ενδιάμεση στάση στον δεύτερο πελάτη και μοιράζει τα υπόλοιπα με το ένστικτο. Οι αριθμοί φαίνονται τακτοποιημένοι και είναι παρ' όλα αυτά λάθος. Μια καλή καταγραφή χρόνου έργων αναγνωρίζεται από τέσσερα χαρακτηριστικά:
Οι όροι χρησιμοποιούνται συχνά ανάμεικτα, αλλά σημαίνουν διαφορετικά πράγματα:
Για την καταγραφή χρόνου η διαφορά είναι δευτερεύουσα. Το κρίσιμο είναι να έχετε μια λίστα από την οποία επιλέγετε κατά την καταγραφή - είτε την ονομάζετε έργα, κέντρα κόστους ή παραγγελίες. Όποιος χρειάζεται και τα δύο, δημιουργεί τα κέντρα κόστους ως μόνιμες καταχωρήσεις και τα έργα ως προσωρινές.
Κάθε έργο παίρνει έναν αριθμό, ένα όνομα, τον πελάτη και - εφόσον υπάρχει - έναν προϋπολογισμό ωρών. Ο αριθμός θα πρέπει να είναι ο ίδιος όπως στην προσφορά ή στο λογιστήριο, ώστε η αξιολόγηση αργότερα να ταιριάζει με το τιμολόγιο χωρίς αντιστοιχίσεις. Τα ολοκληρωμένα έργα τερματίζονται, ώστε να μην εμφανίζονται πλέον κατά την καταγραφή· η λίστα μένει σύντομη.
Όποιος ξεκινά τη βάρδια, αγγίζει δίπλα στον τόπο εργασίας και το έργο. Αυτό λειτουργεί στο δικό του κινητό το ίδιο όπως και στο κοινόχρηστο tablet kiosk στο συνεργείο ή στην είσοδο της εγκατάστασης: εισαγωγή PIN, άγγιγμα στο έργο, έγινε η είσοδος. Αν η επιλογή έργου είναι υποχρεωτική ή προαιρετική, το αποφασίζετε εσείς - στη βιοτεχνία με καθαρά εργασία κατά παραγγελία η υποχρέωση είναι λογική, στο γραφείο με μεγάλο εσωτερικό μερίδιο μάλλον όχι.
Αν το μεσημέρι πάτε στον επόμενο πελάτη, αλλάζετε έργο. Το προηγούμενο τμήμα τελειώνει, ένα νέο ξεκινά - χωρίς καταγραφή εξόδου, χωρίς να δημιουργείται διάλειμμα. Το βράδυ η ημέρα αποτελείται από δύο ή τρία καθαρά τμήματα με ένα έργο το καθένα. Όποιος ξέχασε κάτι, αντιστοιχίζει το τμήμα εκ των υστέρων μέσω διόρθωσης χρόνου.
Η αξιολόγηση Χρόνοι έργων δείχνει ανά έργο το σύνολο και από κάτω τις ώρες ανά άτομο, καθώς και μια γραμμή για το πόσο από τον προϋπολογισμό έχει καταναλωθεί. Για το τιμολόγιο ή την απολογιστική κοστολόγηση όλο αυτό εξάγεται ως Excel - ανά έργο, ανά περίοδο, με ημερομηνία και άτομο. Έτσι η καταγραφή χρόνου έργων ως εναλλακτική του Excel φτιαγμένη ακριβώς αντίστροφα: το Excel είναι το αποτέλεσμα, όχι το εργαλείο.
Καταγραφή χρόνου ανά παραγγελία στη βιοτεχνία και στις κατασκευές: Το συνεργείο καταγράφει το πρωί από το κινητό την είσοδο στο εργοτάξιο Nord, το μεσημέρι δύο άτομα αλλάζουν σε εξυπηρέτηση πελατών στο Pasing. Ο εργοδηγός βλέπει το βράδυ τις ώρες ανά εργοτάξιο, το γραφείο έχει στο τέλος του μήνα τη βάση για το τιμολόγιο βάσει χρόνου εργασίας και την απολογιστική κοστολόγηση της προσφοράς. Καταγραφή χρόνου σε εργοτάξια σημαίνει εδώ: έργο και τόπος εργασίας είναι συχνά το ίδιο, και η επισκόπηση ωρών ανά εργοτάξιο πηγαίνει ως αποδεικτικό στον εντολέα.
Έργα πελατών σε πρακτορείο και γραφείο: Εδώ μετράει η αλλαγή μέσα στην ημέρα. Μία ώρα πελάτης Α, μετά μια συνάντηση για τον πελάτη Β, έπειτα εσωτερική διοίκηση. Όποιος το γράφει το βράδυ σε ένα φύλλο ωρών, χάνει τα μισά. Με την αλλαγή μέσα στη βάρδια κάθε ώρα μένει εκεί όπου ήταν - και ο προϋπολογισμός ανά έργο πελάτη δείχνει εγκαίρως πότε πρέπει να γίνει επαναδιαπραγμάτευση.
Εγκαταστάσεις ως κέντρα κόστους στις υπηρεσίες: Καθαρισμός κτιρίων, υπηρεσίες ασφαλείας, facility services χρεώνουν ανά εγκατάσταση. Κάθε εγκατάσταση είναι ένα κέντρο κόστους, κάθε καταγραφή το φέρει. Ο υπεύθυνος τοποθεσίας βλέπει τις ώρες της εγκατάστασής του, η διοίκηση όλες - και αν μια εγκατάσταση ξεπερνά τακτικά τον υπολογισμένο χρόνο, αυτό φαίνεται μέσα στον μήνα, όχι μόνο στον ετήσιο ισολογισμό.
Ο Καταγραφή χρόνου εργασίας είναι υποχρεωτική από την απόφαση του Ομοσπονδιακού Δικαστηρίου Εργασίας του Σεπτεμβρίου 2022 και την απόφαση του ΔΕΕ του 2019: έναρξη, λήξη και διάρκεια του ημερήσιου χρόνου εργασίας πρέπει να καταγράφονται για όλους τους εργαζόμενους. Η αντιστοίχιση έργου δεν αλλάζει τίποτα σε αυτό - συμπληρώνει την υποχρεωτική καταγραφή με την πληροφορία για τι χρησιμοποιήθηκε ο χρόνος. Και τα δύο ανήκουν σε ένα σύστημα: όποιος καταγράφει τον χρόνο εργασίας σύμφωνα με τον νόμο και τηρεί τους χρόνους έργων δίπλα σε έναν δεύτερο πίνακα, έχει στο τέλος του μήνα δύο καταστάσεις που δεν ταιριάζουν ποτέ.
Κατά την Προστασία δεδομένων ισχύει ο περιορισμός του σκοπού: οι χρόνοι έργων επιτρέπεται να χρησιμοποιούνται για χρέωση, κοστολόγηση και έλεγχο, όχι για γενική παρακολούθηση απόδοσης. Όποιος καταγράφει μόνο ό,τι είναι απαραίτητο για αυτούς τους σκοπούς - έργο, διάρκεια, άτομο - παραμένει στην ασφαλή πλευρά. Σε επιχειρήσεις με συμβούλιο εργαζομένων η εισαγωγή υπόκειται σε συναπόφαση σύμφωνα με το § 87 παρ. 1 αρ. 6 BetrVG, όπως κάθε τεχνική καταγραφή χρόνου. Περισσότερα στο άρθρο Καταγραφή χρόνου εργασίας & ΓΚΠΔ.
Ενσωματώσαμε την αντιστοίχιση έργου απευθείας στην καταγραφή, όχι ως ξεχωριστή ενότητα δίπλα της. Συγκεκριμένα αυτό σημαίνει:
Και επειδή όλα αυτά είναι μέρος της ίδιας καταγραφής χρόνου εργασίας, λογαριασμός χρόνου εργασίας, προετοιμασία μισθοδοσίας και ώρες έργων ταιριάζουν πάντα. Μία καταγραφή, δύο απαντήσεις: πόσο και για τι.
Όχι. Υποχρεωτική είναι η καταγραφή έναρξης, λήξης και διάρκειας του χρόνου εργασίας σύμφωνα με την απόφαση του BAG του 2022. Η αντιστοίχιση σε έργα ή κέντρα κόστους είναι προαιρετική και εξυπηρετεί την κοστολόγηση και τη χρέωση. Είναι λογικό να τηρούνται και τα δύο στο ίδιο σύστημα, ώστε τα σύνολα να ταιριάζουν.
Ένα κέντρο κόστους είναι ένας μόνιμος τομέας όπου δημιουργούνται κόστη, π.χ. το συνεργείο ή μια εγκατάσταση καθαρισμού. Ένα έργο έχει αρχή, τέλος και συνήθως προϋπολογισμό. Για την καταγραφή χρόνου η διαφορά είναι δευτερεύουσα: και τα δύο είναι μια καταχώρηση στη λίστα από την οποία επιλέγετε κατά την καταγραφή.
Με αλλαγή έργου κατά τη διάρκεια της βάρδιας. Το προηγούμενο τμήμα τελειώνει, ένα νέο ξεκινά - χωρίς καταγραφή εξόδου. Στο τέλος της ημέρας υπάρχουν δύο ή τρία τμήματα με ένα έργο το καθένα, που αξιολογούνται ξεχωριστά.
Ναι. Όποιος ξέχασε το έργο ή επέλεξε λάθος, αντιστοιχίζει το τμήμα εκ των υστέρων μέσω διόρθωσης χρόνου. Η διόρθωση γίνεται ως αίτημα που εγκρίνουν οι προϊστάμενοι - έτσι παραμένει ανιχνεύσιμο τι άλλαξε.
Ναι. Στο κοινόχρηστο tablet ο εργαζόμενος εισάγει το PIN του, αγγίζει το έργο και έχει καταγραφεί η είσοδός του. Αυτό ταιριάζει σε συνεργείο, αποθήκη ή είσοδο εγκατάστασης, όπου δεν έχει ο καθένας εταιρικό κινητό.
Επιλογή έργου κατά την καταγραφή, αλλαγή μέσα στην ημέρα, αξιολόγηση ωρών ανά έργο και άτομο με προϋπολογισμό - στο Presio αυτό είναι μέρος της καταγραφής χρόνου εργασίας, όχι πρόσθετη ενότητα. Για την έναρξη, δωρεάν έως 31.10.2026, χωρίς πιστωτική κάρτα.
Δοκίμασε το Presio δωρεάνΕγγράψου, δημιούργησε ομάδα, ξεκίνα - δοκίμασε το Presio δωρεάν και χωρίς δέσμευση, εντελώς χωρίς πιστωτική κάρτα.
Δοκίμασέ το τώρα δωρεάν