Combien d'heures le chantier a-t-il vraiment coûté ? Le projet client tient-il encore dans le budget ? Le suivi du temps par projet y répond - si l'affectation se fait au pointage plutôt que de mémoire le soir. Ce qui fait un bon suivi du temps par projet, le déroulement en quatre étapes, et là où Excel échoue.
Le suivi légal du temps de travail répond à la question combien de temps quelqu'un a travaillé. Le Suivi du temps par projet répond à la question pour quoi. Ce n'est qu'avec cette seconde information qu'un compte d'heures devient un chiffre avec lequel vous pouvez calculer. Trois raisons pour lesquelles cela en vaut la peine :
S'y ajoute une quatrième raison, souvent sous-estimée : qui affecte son propre temps à des projets voit lui-même où il s'évapore. L'heure de bricoles entre deux commandes apparaît soudain dans l'analyse, au lieu de ne figurer sur la facture de personne.
Beaucoup d'entreprises enregistrent depuis longtemps les temps de projet - le soir, sur papier ou dans un tableau Excel. Le problème n'est pas le tableau, mais le moment. Qui reconstitue à 17 h ce qu'il a fait depuis 7 h arrondit aux heures pleines, oublie l'arrêt chez le deuxième client et répartit le reste au feeling. Les chiffres ont l'air propres et sont pourtant faux. Un bon Suivi du temps par projet se reconnaît à quatre caractéristiques :
Les termes sont souvent confondus, mais désignent des choses différentes :
Pour le suivi du temps, la différence est secondaire. L'essentiel est que vous ayez une liste dans laquelle choisir au pointage - que vous l'appeliez projets, centres de coûts ou commandes. Qui a besoin des deux crée les centres de coûts comme entrées permanentes et les projets comme entrées limitées dans le temps.
Chaque projet reçoit un numéro, un nom, le client et - s'il existe - un budget d'heures. Le numéro devrait être le même que dans le devis ou la comptabilité, pour que l'analyse corresponde ensuite à la facture sans recodage. Les projets terminés sont clôturés pour ne plus apparaître au pointage ; la liste reste courte.
Qui commence le service tape sur le projet à côté du lieu de travail. Cela fonctionne sur son propre téléphone tout comme sur la tablette kiosque dans l'atelier ou à l'entrée du site : saisir le code PIN, taper sur le projet, pointé. Vous décidez si le choix du projet est obligatoire ou facultatif - dans l'artisanat avec du travail purement à la commande, l'obligation est judicieuse, au bureau avec une grande part interne, plutôt pas.
Quand on part à midi chez le client suivant, on change de projet. Le segment en cours se termine, un nouveau commence - sans dépointer, sans créer de pause. Le soir, la journée se compose de deux ou trois segments propres avec chacun un projet. Qui a oublié quelque chose affecte le segment après coup par une correction de temps.
L'analyse Temps de projet affiche par projet le total et, en dessous, les heures par personne, ainsi qu'une barre indiquant combien du budget a été consommé. Pour la facture ou le calcul a posteriori, le tout part en Excel - par projet, par période, avec date et personne. Ainsi, le suivi du temps par projet comme alternative à Excel est construit exactement à l'envers : Excel est le résultat, pas l'outil.
Suivi du temps par commande dans l'artisanat et le BTP : L'équipe pointe le matin sur son téléphone sur le chantier Nord, à midi deux personnes passent au service client à Pasing. Le chef de chantier voit le soir les heures par chantier, le bureau a en fin de mois la base pour la facturation au temps passé et le calcul a posteriori du devis. Suivi du temps sur chantier signifie ici : projet et lieu de travail sont souvent identiques, et le récapitulatif des heures par chantier part comme justificatif au donneur d'ordre.
Projets clients en agence et au bureau : Ici, c'est le changement dans la journée qui compte. Une heure pour le client A, puis une réunion pour le client B, ensuite de l'administration interne. Qui note cela le soir sur une feuille d'heures en perd la moitié. Avec le changement en cours de service, chaque heure reste là où elle était - et le budget par projet client indique à temps quand il faut renégocier.
Les sites comme centres de coûts dans les services : Le nettoyage de bâtiments, les services de sécurité et le facility management facturent par site. Chaque site est un centre de coûts, chaque pointage le porte. Le responsable de site voit les heures de son site, la direction les voit toutes - et si un site dépasse régulièrement la charge calculée, cela se remarque dans le mois, pas seulement au bilan annuel.
La Suivi du temps de travail est obligatoire depuis l'arrêt du Tribunal fédéral du travail de septembre 2022 et l'arrêt de la CJUE de 2019 : début, fin et durée du temps de travail quotidien doivent être enregistrés pour tous les salariés. L'affectation aux projets n'y change rien - elle complète l'enregistrement obligatoire par l'information sur ce à quoi le temps a servi. Les deux doivent être dans un seul système : qui enregistre le temps de travail conformément à la loi et tient les temps de projet à côté dans un second tableau se retrouve en fin de mois avec deux états qui ne concordent jamais.
En matière de Confidentialité , la limitation de la finalité s'applique : les temps de projet peuvent être utilisés pour la facturation, le calcul et le contrôle de gestion, pas pour une surveillance générale des performances. Qui n'enregistre que ce qui est nécessaire à ces fins - projet, durée, personne - reste du côté sûr. Dans les entreprises avec comité d'entreprise, l'introduction est soumise à la codétermination selon le § 87 al. 1 n° 6 BetrVG, comme tout suivi technique du temps. Plus d'informations dans l'article Suivi du temps de travail & RGPD.
Nous avons intégré l'affectation au projet directement dans le pointage, pas comme un module à part. Concrètement, cela signifie :
Et comme tout cela fait partie du même suivi du temps, compte de temps de travail, préparation de la paie et heures de projet concordent toujours. Un pointage, deux réponses : combien de temps et pour quoi.
Non. Ce qui est obligatoire, c'est l'enregistrement du début, de la fin et de la durée du temps de travail selon l'arrêt du BAG de 2022. L'affectation à des projets ou à des centres de coûts est volontaire et sert au calcul et à la facturation. Il est judicieux de gérer les deux dans le même système, pour que les totaux concordent.
Un centre de coûts est un domaine permanent où naissent des coûts, par exemple l'atelier ou un site de nettoyage. Un projet a un début, une fin et généralement un budget. Pour le suivi du temps, la différence est secondaire : les deux sont une entrée dans la liste où l'on choisit au pointage.
Par un changement de projet en cours de service. Le segment en cours se termine, un nouveau commence - sans dépointer. En fin de journée, il y a deux ou trois segments avec chacun un projet, analysés séparément.
Oui. Qui a oublié le projet ou choisi le mauvais affecte le segment après coup par une correction de temps. La correction se fait sous forme de demande validée par les supérieurs - ce qui a été modifié reste ainsi traçable.
Oui. Sur la tablette partagée, le collaborateur saisit son code PIN, tape sur le projet et il est pointé. Cela convient à l'atelier, à l'entrepôt ou à l'entrée du site, où tout le monde n'a pas de téléphone professionnel.
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