Ile godzin naprawdę kosztowała budowa? Czy projekt klienta wciąż mieści się w budżecie? Rejestracja czasu projektów odpowiada na to - jeśli przypisanie odbywa się przy odbiciu, a nie wieczorem z pamięci. Co wyróżnia dobrą rejestrację czasu projektów, przebieg w czterech krokach i gdzie Excel zawodzi.
Ustawowa rejestracja czasu pracy odpowiada na pytanie jak długo ktoś pracował. Rejestracja czasu projektów odpowiada na pytanie, na co. Dopiero z tą drugą informacją konto godzin staje się liczbą, na której możecie oprzeć kalkulacje. Trzy powody, dla których to się opłaca:
Do tego dochodzi czwarty powód, często niedoceniany: kto przypisuje własny czas do projektów, sam widzi, gdzie on ucieka. Godzina drobiazgów między dwoma zleceniami nagle pojawia się w analizie, zamiast nie trafiać na niczyją fakturę.
Wiele firm od dawna rejestruje czasy projektów - wieczorem, na papierze albo w tabeli Excel. Problemem nie jest tabela, lecz moment. Kto o 17:00 odtwarza, co robił od 7:00, zaokrągla do pełnych godzin, zapomina o przystanku u drugiego klienta i rozdziela resztę na wyczucie. Liczby wyglądają porządnie, a mimo to są błędne. Dobra Rejestracja czasu projektów ma cztery cechy charakterystyczne:
Te pojęcia są często mylone, ale oznaczają różne rzeczy:
Dla rejestracji czasu pracy różnica jest drugorzędna. Decydujące jest to, że macie listę, z której wybiera się przy odbiciu - niezależnie od tego, czy nazywacie je projektami, miejscami powstawania kosztów czy zleceniami. Kto potrzebuje obu, tworzy miejsca powstawania kosztów jako wpisy stałe, a projekty jako terminowe.
Każdy projekt dostaje numer, nazwę, klienta i - jeśli istnieje - budżet godzinowy. Numer powinien być taki sam jak w ofercie lub w księgowości, aby analiza później pasowała do faktury bez przekodowywania. Ukończone projekty są zamykane, żeby nie pojawiały się już przy odbiciu; lista pozostaje krótka.
Kto rozpoczyna dyżur, obok miejsca pracy dotyka projektu. Działa to na własnym telefonie tak samo jak na wspólnym tablecie kioskowym w warsztacie lub przy wejściu do obiektu: wpisz PIN, dotknij projektu, odbite. Czy wybór projektu jest obowiązkowy, czy dobrowolny, decydujecie wy - w rzemiośle z czystą pracą na zlecenia obowiązek ma sens, w biurze z dużym udziałem pracy wewnętrznej raczej nie.
Gdy w południe jedzie się do następnego klienta, zmienia się projekt. Dotychczasowy odcinek się kończy, zaczyna się nowy - bez odbijania wyjścia, bez tworzenia przerwy. Wieczorem dzień składa się z dwóch lub trzech czystych odcinków, każdy z jednym projektem. Kto o czymś zapomniał, przypisuje odcinek później przez korektę czasu.
Analiza Czasy projektów pokazuje dla każdego projektu sumę, a pod spodem godziny według osoby, do tego pasek, ile budżetu zużyto. Do faktury lub kalkulacji wynikowej całość wychodzi jako Excel - dla każdego projektu, dla każdego okresu, z datą i osobą. Tym samym rejestracja czasu projektów jako alternatywa dla Excela jest zbudowana dokładnie odwrotnie: Excel jest wynikiem, a nie narzędziem.
Rejestracja czasu na zlecenia w rzemiośle i na budowie: Brygada odbija się rano na telefonie na budowie Nord, w południe dwie osoby przechodzą do serwisu u klienta w Pasing. Brygadzista widzi wieczorem godziny według budowy, biuro ma na koniec miesiąca podstawę do faktury według nakładu pracy i kalkulacji wynikowej oferty. Rejestracja czasu pracy na budowie oznacza tutaj: projekt i miejsce pracy to często to samo, a zestawienie godzin dla każdej budowy trafia jako dowód do zleceniodawcy.
Projekty klientów w agencji i biurze: Tutaj liczy się zmiana w ciągu dnia. Godzina dla klienta A, potem spotkanie dla klienta B, następnie wewnętrzna administracja. Kto wieczorem wpisuje to do karty czasu pracy, traci połowę. Przy zmianie w trakcie dyżuru każda godzina zostaje tam, gdzie była - a budżet dla każdego projektu klienta w porę pokazuje, kiedy trzeba renegocjować.
Obiekty jako miejsca powstawania kosztów w usługach: Sprzątanie budynków, ochrona, facility services rozliczają się według obiektu. Każdy obiekt jest miejscem powstawania kosztów, każde odbicie je niesie. Kierownik obiektu widzi godziny swojego obiektu, zarząd wszystkie - a jeśli jakiś obiekt regularnie przekracza skalkulowany nakład, widać to w danym miesiącu, a nie dopiero w bilansie rocznym.
Rozporządzenie Rejestracja czasu pracy jest obowiązkowa od wyroku Federalnego Sądu Pracy z września 2022 roku i wyroku EuGH z 2019 roku: początek, koniec i długość dziennego czasu pracy muszą być rejestrowane dla wszystkich zatrudnionych. Przypisanie do projektów niczego w tym nie zmienia - uzupełnia obowiązkową rejestrację o informację, na co czas został wykorzystany. Oba należą do jednego systemu: kto rejestruje czas pracy zgodnie z prawem, a czasy projektów prowadzi obok w drugiej tabeli, ma na koniec miesiąca dwa stany, które nigdy się nie zgadzają.
Jeśli chodzi o temat Ochrona danych obowiązuje zasada ograniczenia celu: czasy projektów mogą być wykorzystywane do rozliczania, kalkulacji i kontrolingu, a nie do ogólnego nadzoru wydajności. Kto rejestruje tylko to, co jest niezbędne do tych celów - projekt, czas trwania, osoba - jest po bezpiecznej stronie. W firmach z radą zakładową wprowadzenie podlega współdecydowaniu według § 87 ust. 1 nr 6 BetrVG, jak każda techniczna rejestracja czasu pracy. Więcej na ten temat w artykule Rejestracja czasu pracy i RODO.
Wbudowaliśmy przypisanie projektu bezpośrednio w odbicie, a nie jako osobny moduł obok. Konkretnie oznacza to:
A ponieważ wszystko to jest częścią tej samej rejestracji czasu pracy, konto czasu pracy, przygotowanie płac i godziny projektowe zawsze się zgadzają. Jedno odbicie, dwie odpowiedzi: jak długo i na co.
Nie. Wymagana jest rejestracja początku, końca i długości czasu pracy zgodnie z wyrokiem BAG z 2022 roku. Przypisanie do projektów lub miejsc powstawania kosztów jest dobrowolne i służy kalkulacji i rozliczaniu. Sensownie jest prowadzić oba w tym samym systemie, aby sumy się zgadzały.
Miejsce powstawania kosztów to stały obszar, w którym powstają koszty, np. warsztat lub sprzątany obiekt. Projekt ma początek, koniec i zwykle budżet. Dla rejestracji czasu pracy różnica jest drugorzędna: oba są wpisem na liście, z której wybiera się przy odbiciu.
Przez zmianę projektu w trakcie trwającego dyżuru. Dotychczasowy odcinek się kończy, zaczyna się nowy - bez odbijania wyjścia. Na koniec dnia są dwa lub trzy odcinki, każdy z jednym projektem, analizowane osobno.
Tak. Kto zapomniał o projekcie albo wybrał niewłaściwy, przypisuje odcinek później przez korektę czasu. Korekta działa jako wniosek, który zatwierdzają przełożeni - dzięki temu widać, co zostało zmienione.
Tak. Na wspólnym tablecie pracownik wpisuje swój PIN, dotyka projektu i jest odbity. Sprawdza się to w warsztacie, magazynie lub przy wejściu do obiektu, gdzie nie każdy ma telefon służbowy.
Wybór projektu przy odbiciu, zmiana w ciągu dnia, analiza godzin według projektu i osoby z budżetem - w Presio to część rejestracji czasu pracy, a nie dodatkowy moduł. Na start bezpłatnie do 31.10.2026, bez karty kredytowej.
Testuj Presio bezpłatnieZarejestruj się, utwórz zespół, zacznij działać - wypróbuj Presio bezpłatnie i bez zobowiązań, całkowicie bez karty kredytowej.
Wypróbuj teraz za darmo