Hoeveel uur heeft de bouwplaats echt gekost? Past het klantproject nog in het budget? Projecttijdregistratie beantwoordt dat - als de toewijzing bij het klokken gebeurt in plaats van 's avonds uit het geheugen. Wat goede projecttijdregistratie kenmerkt, het proces in vier stappen, en waar Excel faalt.
De wettelijke arbeidstijdregistratie beantwoordt de vraag hoe lang iemand heeft gewerkt. De Projecttijdregistratie beantwoordt de vraag waarvoor. Pas met deze tweede informatie wordt een urensaldo een getal waarmee jullie kunnen rekenen. Drie redenen waarom dat de moeite waard is:
Daar komt een vierde reden bij die vaak wordt onderschat: wie de eigen tijd aan projecten toewijst, ziet zelf waar die weglekt. Het uur klein spul tussen twee opdrachten duikt ineens op in de analyse, in plaats van op niemands factuur.
Veel bedrijven registreren allang projecturen - 's avonds, op papier of in een Excel-tabel. Het probleem is niet de tabel, maar het moment. Wie om 17 uur reconstrueert wat hij sinds 7 uur heeft gedaan, rondt af op hele uren, vergeet de tussenstop bij de tweede klant en verdeelt de rest op gevoel. De cijfers zien er netjes uit en zijn toch fout. Een goede Projecttijdregistratie herken je aan vier kenmerken:
De begrippen worden vaak door elkaar gebruikt, maar betekenen iets anders:
Voor de tijdregistratie is het verschil bijzaak. Bepalend is dat jullie een lijst hebben waaruit bij het klokken wordt gekozen - of jullie die nu projecten, kostenplaatsen of opdrachten noemen. Wie beide nodig heeft, maakt kostenplaatsen aan als permanente items en projecten als tijdelijke.
Elk project krijgt een nummer, een naam, de klant en - indien aanwezig - een urenbudget. Het nummer moet hetzelfde zijn als in de offerte of in de boekhouding, zodat de analyse later zonder omzetten bij de factuur past. Afgesloten projecten worden beëindigd, zodat ze bij het klokken niet meer verschijnen; de lijst blijft kort.
Wie de dienst begint, tikt naast de werklocatie het project aan. Dat werkt op de eigen telefoon net zo goed als op de gedeelde kiosktablet in de werkplaats of bij de objectingang: pincode invoeren, project aantikken, ingeklokt. Of de projectkeuze verplicht is of vrijwillig, bepalen jullie - in het ambacht met puur opdrachtwerk is de plicht zinvol, op kantoor met veel intern aandeel eerder niet.
Gaat het 's middags naar de volgende klant, dan wordt van project gewisseld. Het vorige segment eindigt, een nieuw begint - zonder uit te klokken, zonder een pauze te creëren. 's Avonds bestaat de dag uit twee of drie nette segmenten met elk één project. Wie iets vergeten is, wijst het segment achteraf toe via een tijdcorrectie.
De analyse Projecturen toont per project het totaal en daaronder de uren per persoon, plus een balk die laat zien hoeveel van het budget is verbruikt. Voor de factuur of de nacalculatie gaat het geheel als Excel naar buiten - per project, per periode, met datum en persoon. Daarmee is de projecttijdregistratie als Excel-alternatief precies andersom gebouwd: Excel is het resultaat, niet het gereedschap.
Opdrachttijdregistratie in ambacht en bouw: De ploeg klokt 's ochtends op de telefoon in op bouwplaats Noord, 's middags wisselen twee mensen naar de klantenservice in Pasing. De voorman ziet 's avonds de uren per bouwplaats, het kantoor heeft aan het einde van de maand de basis voor de factuur op uurbasis en de nacalculatie van de offerte. Bouwplaats-tijdregistratie betekent hier: project en werklocatie zijn vaak hetzelfde, en het urenoverzicht per bouwplaats gaat als bewijs naar de opdrachtgever.
Klantprojecten in bureau en kantoor: Hier telt het wisselen op de dag. Een uur klant A, dan een meeting voor klant B, daarna interne administratie. Wie dat 's avonds op een urenbriefje schrijft, verliest de helft. Bij het wisselen tijdens de dienst blijft elk uur waar het was - en het budget per klantproject laat op tijd zien wanneer er opnieuw onderhandeld moet worden.
Objecten als kostenplaatsen in de dienstverlening: Schoonmaak, beveiliging en facility services rekenen af per object. Elk object is een kostenplaats, elke klokking draagt die mee. De objectleiding ziet de uren van haar object, de directie alle - en als een object regelmatig boven de gecalculeerde inzet uitkomt, valt dat in de maand op, niet pas bij de jaarbalans.
De Arbeidstijdregistratie is sinds de uitspraak van het Bundesarbeitsgericht van september 2022 en de uitspraak van het EuGH van 2019 verplicht: begin, einde en duur van de dagelijkse arbeidstijd moeten voor alle werknemers worden geregistreerd. De projecttoewijzing verandert daar niets aan - ze vult de verplichte registratie aan met de informatie waarvoor de tijd is gebruikt. Beide horen in één systeem: wie arbeidstijd wettelijk conform registreert en projecturen daarnaast in een tweede tabel bijhoudt, heeft aan het einde van de maand twee standen die nooit bij elkaar passen.
Bij Privacy geldt de doelbinding: projecturen mogen worden gebruikt voor facturatie, calculatie en controlling, niet voor algemene prestatiebewaking. Wie alleen registreert wat voor deze doelen nodig is - project, duur, persoon - zit veilig. In bedrijven met een ondernemingsraad is de invoering medezeggenschapsplichtig volgens § 87 lid 1 nr. 6 BetrVG, zoals elke technische tijdregistratie. Meer daarover in het artikel Tijdregistratie & AVG.
We hebben de projecttoewijzing direct in het klokken ingebouwd, niet als aparte module ernaast. Concreet betekent dat:
En omdat dit allemaal onderdeel is van dezelfde tijdregistratie, passen tijdsaldo, loonvoorbereiding en projecturen altijd bij elkaar. Eén klokking, twee antwoorden: hoe lang en waarvoor.
Nee. Verplicht is de registratie van begin, einde en duur van de arbeidstijd volgens de BAG-uitspraak van 2022. De toewijzing aan projecten of kostenplaatsen is vrijwillig en dient voor calculatie en facturatie. Het is zinvol om beide in hetzelfde systeem bij te houden, zodat de totalen bij elkaar passen.
Een kostenplaats is een vast gebied waar kosten ontstaan, bijvoorbeeld de werkplaats of een schoonmaakobject. Een project heeft begin, einde en meestal een budget. Voor de tijdregistratie is het verschil bijzaak: beide zijn een item in de lijst waaruit bij het klokken wordt gekozen.
Door een projectwissel tijdens de lopende dienst. Het vorige segment eindigt, een nieuw begint - zonder uit te klokken. Aan het einde van de dag zijn er twee of drie segmenten met elk één project, die afzonderlijk worden geanalyseerd.
Ja. Wie het project vergeten of verkeerd gekozen heeft, wijst het segment achteraf toe via een tijdcorrectie. De correctie loopt als aanvraag die leidinggevenden goedkeuren - zo blijft traceerbaar wat er is gewijzigd.
Ja. Op de gedeelde tablet voert de medewerker zijn pincode in, tikt het project aan en is ingeklokt. Dat is geschikt voor werkplaats, magazijn of objectingang, waar niet iedereen een werktelefoon heeft.
Project bij het klokken kiezen, op de dag wisselen, uren per project en persoon met budget analyseren - in Presio is dat onderdeel van de tijdregistratie, geen extra module. Bij de start tot 31.10.2026 gratis, zonder creditcard.
Presio gratis uitproberenRegistreren, team aanmaken, beginnen - Presio gratis en vrijblijvend uitproberen, helemaal zonder creditcard.
Nu gratis uitproberen