¿Cuántas horas ha costado realmente la obra? ¿El proyecto de cliente sigue dentro del presupuesto? El registro de horas por proyecto lo responde - si la asignación se hace al fichar en lugar de por la noche de memoria. Qué define un buen registro de horas por proyecto, el proceso en cuatro pasos y dónde falla Excel.
El registro legal de la jornada laboral responde a la pregunta de cuánto tiempo ha trabajado alguien. El Registro de horas por proyecto responde a la pregunta de para qué. Solo con esta segunda información, una cuenta de horas se convierte en una cifra con la que podéis calcular. Tres razones por las que merece la pena:
A esto se suma una cuarta razón que a menudo se subestima: quien asigna su propio tiempo a proyectos ve por sí mismo dónde se le escapa. La hora de tareas menores entre dos pedidos aparece de repente en el informe, en lugar de en la factura de nadie.
Muchas empresas registran horas de proyecto desde hace tiempo - por la noche, en papel o en una tabla de Excel. El problema no es la tabla, sino el momento. Quien reconstruye a las 17 h lo que ha hecho desde las 7 redondea a horas completas, olvida la parada en el segundo cliente y reparte el resto a ojo. Las cifras parecen ordenadas y aun así son erróneas. Un buen Registro de horas por proyecto se reconoce por cuatro características:
Los términos se mezclan a menudo, pero significan cosas distintas:
Para el control horario, la diferencia es secundaria. Lo decisivo es que tengáis una lista de la que elegir al fichar - la llaméis proyectos, centros de coste o pedidos. Quien necesita ambos crea los centros de coste como entradas permanentes y los proyectos como entradas temporales.
Cada proyecto recibe un número, un nombre, el cliente y - si lo hay - un presupuesto de horas. El número debería ser el mismo que en el presupuesto o en la contabilidad, para que el informe encaje luego con la factura sin recodificar. Los proyectos terminados se cierran para que no aparezcan más al fichar; la lista se mantiene corta.
Quien empieza el turno toca el proyecto junto al lugar de trabajo. Funciona en el propio móvil igual que en la tablet de kiosco en el taller o en la entrada de la instalación: introducir el PIN, tocar el proyecto, fichado. Si la elección de proyecto es obligatoria o voluntaria lo decidís vosotros - en los oficios con trabajo puramente por pedido tiene sentido la obligación; en la oficina con mucha parte interna, más bien no.
Si a mediodía toca ir al siguiente cliente, se cambia de proyecto. El tramo anterior termina, empieza uno nuevo - sin fichar la salida, sin generar una pausa. Por la noche, el día se compone de dos o tres tramos limpios, cada uno con un proyecto. Quien ha olvidado algo asigna el tramo después mediante una corrección de horario.
El informe Horas de proyecto muestra por proyecto el total y, debajo, las horas por persona, además de una barra que indica cuánto presupuesto se ha consumido. Para la factura o el cálculo a posteriori, todo sale en Excel - por proyecto, por periodo, con fecha y persona. Así, el registro de horas por proyecto como alternativa a Excel está construido justo al revés: Excel es el resultado, no la herramienta.
Registro de horas por pedido en oficios y construcción: La cuadrilla ficha por la mañana en el móvil en la obra Norte; a mediodía dos personas cambian al servicio técnico en Pasing. El capataz ve por la tarde las horas por obra, y la oficina tiene a final de mes la base para la facturación por horas y el cálculo a posteriori del presupuesto. Control horario en obra significa aquí: proyecto y lugar de trabajo suelen ser lo mismo, y el resumen de horas por obra va como justificante al cliente.
Proyectos de cliente en agencias y oficinas: Aquí cuenta el cambio durante el día. Una hora para el cliente A, luego una reunión para el cliente B, después administración interna. Quien lo apunta por la noche en una hoja de horas pierde la mitad. Con el cambio durante el turno, cada hora se queda donde estaba - y el presupuesto por proyecto de cliente muestra a tiempo cuándo hay que renegociar.
Instalaciones como centros de coste en los servicios: Limpieza de edificios, servicios de seguridad y facility services facturan por instalación. Cada instalación es un centro de coste, cada fichaje lo lleva. El responsable de instalación ve las horas de su instalación, la dirección las ve todas - y si una instalación supera con regularidad el esfuerzo calculado, se nota en el mes, no solo en el balance anual.
La Registro de la jornada laboral es obligatorio desde la sentencia del Tribunal Federal de Trabajo de septiembre de 2022 y la sentencia del TJUE de 2019: el inicio, el fin y la duración de la jornada diaria deben registrarse para todos los empleados. La asignación a proyectos no cambia nada de esto - complementa el registro obligatorio con la información de para qué se ha usado el tiempo. Ambos deben estar en un solo sistema: quien registra la jornada conforme a la ley y lleva las horas de proyecto aparte en una segunda tabla tiene a final de mes dos estados que nunca cuadran.
En cuanto a la Privacidad , rige la limitación de la finalidad: las horas de proyecto pueden usarse para la facturación, el cálculo y el control de gestión, no para una vigilancia general del rendimiento. Quien registra solo lo necesario para estos fines - proyecto, duración, persona - está en el lado seguro. En empresas con comité de empresa, la implantación está sujeta a cogestión según el § 87, apartado 1, n.º 6 BetrVG, como cualquier registro técnico de la jornada. Más al respecto en el artículo Control horario y RGPD.
Hemos integrado la asignación de proyecto directamente en el fichaje, no como módulo aparte. En concreto, esto significa:
Y como todo esto forma parte del mismo control horario, la cuenta de horas, la preparación de la nómina y las horas de proyecto siempre cuadran. Un fichaje, dos respuestas: cuánto tiempo y para qué.
No. Lo obligatorio es el registro del inicio, el fin y la duración de la jornada laboral según la sentencia del BAG de 2022. La asignación a proyectos o centros de coste es voluntaria y sirve para el cálculo y la facturación. Tiene sentido llevar ambos en el mismo sistema, para que los totales cuadren.
Un centro de coste es un área permanente en la que se generan costes, por ejemplo el taller o una instalación de limpieza. Un proyecto tiene principio, fin y normalmente un presupuesto. Para el control horario, la diferencia es secundaria: ambos son una entrada en la lista de la que se elige al fichar.
Mediante un cambio de proyecto durante el turno en curso. El tramo anterior termina, empieza uno nuevo - sin fichar la salida. Al final del día hay dos o tres tramos, cada uno con un proyecto, que se evalúan por separado.
Sí. Quien ha olvidado el proyecto o ha elegido el equivocado asigna el tramo después mediante una corrección de horario. La corrección se tramita como solicitud que aprueban los responsables - así queda trazable qué se ha cambiado.
Sí. En la tablet compartida, el empleado introduce su PIN, toca el proyecto y queda fichado. Es adecuado para el taller, el almacén o la entrada de la instalación, donde no todos tienen un móvil de empresa.
Elegir el proyecto al fichar, cambiar durante el día, evaluar horas por proyecto y persona con presupuesto - en Presio esto forma parte del control horario, no es un módulo adicional. Para empezar, gratis hasta el 31.10.2026, sin tarjeta de crédito.
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