Колко часа наистина е струвал строителният обект? Още ли се вписва клиентският проект в бюджета? Отчитането на времето по проекти отговаря на това - ако отнасянето става при чекиране, а не вечер по памет. Какво отличава доброто отчитане на времето по проекти, процесът в четири стъпки и къде Excel се проваля.
Законовото отчитане на работното време отговаря на въпроса колко дълго някой е работил. А отчитане на времето по проекти отговаря на въпроса за какво. Едва с тази втора информация сметката с часове се превръща в число, с което можете да смятате. Три причини защо си заслужава:
Към това идва и четвърта причина, която често се подценява: който отнася собственото си време към проекти, сам вижда къде то изтича. Часът дребна работа между две поръчки изведнъж се появява в анализа, вместо в ничия фактура.
Много фирми отдавна отчитат проектни часове - вечер, на хартия или в Excel таблица. Проблемът не е таблицата, а моментът. Който в 17 ч. възстановява какво е правил от 7 ч., закръгля до цели часове, забравя междинното спиране при втория клиент и разпределя остатъка на усет. Числата изглеждат подредени и въпреки това са грешни. Доброто отчитане на времето по проекти се познава по четири признака:
Понятията често се използват едно вместо друго, но означават различни неща:
За отчитането на работното време разликата е второстепенна. Решаващото е да имате списък, от който се избира при чекиране - независимо дали го наричате проекти, разходни центрове или поръчки. Който има нужда и от двете, създава разходните центрове като постоянни записи, а проектите като срочни.
Всеки проект получава номер, име, клиент и - ако има - бюджет в часове. Номерът трябва да е същият като в офертата или в счетоводството, за да пасва анализът по-късно към фактурата без прекодиране. Завършените проекти се приключват, за да не се появяват повече при чекиране; списъкът остава кратък.
Който започва дежурството, докосва до мястото на работа и проекта. Това работи на собствения телефон също както на общия таблет за киоск в работилницата или на входа на обекта: въвеждате PIN, докосвате проекта, чекирани сте. Дали изборът на проект е задължителен или доброволен, решавате вие - в занаятите с чиста работа по поръчки задължението е разумно, в офиса с голям вътрешен дял по-скоро не.
Ако по обяд се отива при следващия клиент, проектът се сменя. Досегашният интервал приключва, започва нов - без чекиране при излизане, без създаване на пауза. Вечерта денят се състои от два или три чисти интервала, всеки с по един проект. Който е забравил нещо, отнася интервала впоследствие чрез корекция на времето.
Анализът Проектни часове показва по проект сумата и под нея часовете по служител, плюс лента колко от бюджета е изразходвано. За фактурата или последващата калкулация всичко излиза като Excel - по проект, по период, с дата и служител. Така отчитане на времето по проекти като алтернатива на Excel е изградено точно обратно: Excel е резултатът, а не инструментът.
Отчитане на времето по поръчки в занаятите и строителството: Бригадата се чекира сутринта на телефона на строителен обект Nord, по обяд двама души преминават към сервизно обслужване в Pasing. Бригадирът вижда вечерта часовете по обект, офисът има в края на месеца основата за фактуриране по вложено време и за последваща калкулация на офертата. Отчитане на времето на строителния обект тук означава: проект и място на работа често са едно и също, а справката с часове по обект отива като доказателство при възложителя.
Клиентски проекти в агенция и офис: Тук важна е смяната през деня. Един час клиент A, после среща за клиент B, след това вътрешна администрация. Който вечерта записва това във фиш за работни часове, губи половината. При смяна по време на дежурството всеки час остава там, където е бил - и бюджетът по клиентски проект показва навреме кога трябва да се предоговаря.
Обекти като разходни центрове в услугите: Почистване на сгради, охрана, фасилити услуги фактурират по обект. Всеки обект е разходен център, всяко чекиране го носи. Ръководството на обекта вижда часовете на своя обект, управителите - всички. И ако даден обект редовно надхвърля калкулираното време, това се забелязва още през месеца, а не едва при годишния баланс.
Наредбата Отчитане на работното време е задължително след решението на Федералния трудов съд от септември 2022 г. и решението на EuGH от 2019 г.: начало, край и продължителност на дневното работно време трябва да се отчитат за всички работещи. Отнасянето към проекти не променя това - то допълва задължителното отчитане с информацията за какво е използвано времето. И двете трябва да са в една система: който отчита работното време съгласно закона, а проектните часове води отделно във втора таблица, в края на месеца има две състояния, които никога не съвпадат.
При Поверителност важи ограничението на целта: проектните часове могат да се използват за фактуриране, калкулация и контролинг, а не за общ контрол на производителността. Който отчита само нужното за тези цели - проект, продължителност, служител - остава на сигурната страна. Във фирми с работнически съвет въвеждането подлежи на съвместно вземане на решения по § 87, ал. 1, т. 6 BetrVG, както всяко техническо отчитане на работното време. Повече по темата в статията Отчитане на работното време и ОРЗД.
Вградихме отнасянето към проект директно в чекирането, а не като отделен модул до него. Конкретно това означава:
И понеже всичко това е част от едно и също отчитане на работното време, сметката на работното време, подготовката на заплатите и проектните часове винаги съвпадат. Едно чекиране, два отговора: колко дълго и за какво.
Не. Задължително е отчитането на начало, край и продължителност на работното време според решението на BAG от 2022 г. Отнасянето към проекти или разходни центрове е доброволно и служи за калкулация и фактуриране. Разумно е и двете да се водят в една и съща система, за да съвпадат сумите.
Разходният център е постоянна област, в която възникват разходи, например работилницата или обект за почистване. Проектът има начало, край и обикновено бюджет. За отчитането на работното време разликата е второстепенна: и двете са запис в списъка, от който се избира при чекиране.
Чрез смяна на проекта по време на текущото дежурство. Досегашният интервал приключва, започва нов - без чекиране при излизане. В края на деня има два или три интервала, всеки с по един проект, които се анализират поотделно.
Да. Който е забравил проекта или е избрал грешен, отнася интервала впоследствие чрез корекция на времето. Корекцията върви като заявка, която ръководителите одобряват - така остава проследимо какво е променено.
Да. На общия таблет служителят въвежда своя PIN, докосва проекта и е чекиран. Това е подходящо за работилница, склад или вход на обект, където не всеки има служебен телефон.
Избор на проект при чекиране, смяна през деня, анализ на часовете по проект и служител с бюджет - в Presio това е част от отчитането на работното време, а не допълнителен модул. За старт безплатно до 31.10.2026, без кредитна карта.
Тествай Presio безплатноРегистрация, създаване на екип, старт - изпробвай Presio безплатно и без ангажимент, изцяло без кредитна карта.
Изпробвай безплатно сега