Rilevazione delle ore di progetto:
Le ore dove devono stare

Perché rilevare le ore di progetto?

La rilevazione dell'orario di lavoro prevista per legge risponde alla domanda per quanto tempo qualcuno ha lavorato. La Rilevazione delle ore di progetto risponde alla domanda per cosa. Solo con questa seconda informazione un conto ore diventa un numero con cui potete fare i calcoli. Tre motivi per cui ne vale la pena:

• Consuntivo: Avete calcolato un preventivo con 120 ore. Alla fine erano 110 o 160? Senza Ore per progetto non lo sapete - e calcolate di nuovo il prossimo preventivo a naso. Il Consuntivo è l'unico modo per verificare le proprie tariffe orarie e stime di tempo.
• Fatturazione a ore: Chi fattura a ore ha bisogno di un resoconto che il cliente possa seguire: quale persona, in quale giorno, per quanto tempo, su quale commessa. Un foglio ore per progetto, che arriva dalla rilevazione delle presenze e non dalla memoria, evita discussioni al momento della fattura.
• Budget sotto controllo: Se le ore vengono assegnate al progetto man mano, vedete a metà progetto quanto budget è stato consumato - non solo quando le paghe sono già chiuse. Questo è il cuore del controllo di progetto con le ore: correggere la rotta finché è ancora possibile.

A questo si aggiunge un quarto motivo, spesso sottovalutato: chi assegna il proprio tempo ai progetti vede da sé dove si disperde. L'ora di piccole cose tra due commesse compare all'improvviso nell'analisi, invece che nella fattura di nessuno.

Cosa rende buona la rilevazione delle ore di progetto

Molte aziende rilevano le ore di progetto da tempo - la sera, su carta o in una tabella Excel. Il problema non è la tabella, ma il momento. Chi alle 17 ricostruisce cosa ha fatto dalle 7 arrotonda a ore piene, dimentica la sosta dal secondo cliente e distribuisce il resto a naso. I numeri sembrano ordinati e sono comunque sbagliati. Una buona Rilevazione delle ore di progetto si riconosce da quattro caratteristiche:

• Scegliere alla timbratura invece di stimare la sera: Il progetto viene scelto nel momento in cui inizia il lavoro - alla timbratura. Un tocco sul telefono, fatto. Così l'assegnazione fa parte della timbratura e non è un compito aggiuntivo a fine giornata.
• Cambio nella giornata: Quasi nessuno lavora otto ore di fila sullo stesso progetto. Al mattino cantiere A, al pomeriggio assistenza clienti da B, in mezzo un'ora di officina. Il cambio di progetto deve essere possibile durante il turno in corso, senza timbrare l'uscita e di nuovo l'entrata - e deve generare una sezione di tempo pulita che finisce da A e inizia da B.
• Assegnazione successiva: Ci saranno sempre casi in cui qualcuno dimentica il progetto o sceglie quello sbagliato. Allora la correzione deve essere semplice: aprire la giornata, assegnare alla sezione il progetto giusto, inviare all'approvazione. Senza questa via, ore sbagliate finiscono in fattura.
• Analisi per progetto e per persona: Alla fine conta la domanda: quante ore sono sul progetto e chi le ha fatte. Vi servono entrambe insieme per fattura e consuntivo - ed entrambe dovrebbero essere visibili a colpo d'occhio, non solo dopo una tabella pivot.

Centro di costo, progetto, commessa: cos'è cosa?

I termini vengono spesso confusi, ma indicano cose diverse:

• Centro di costo: Un luogo permanente dell'azienda in cui nascono costi - l'officina, il sito Nord, il reparto amministrazione. I centri di costo durano anni. La Contabilità per centri di costo chiede quanto costa ogni area al mese; la Rilevazione delle ore per centro di costo fornisce a questo scopo le ore del personale.
• Progetto: Un'iniziativa con inizio, fine e di solito un budget - la ristrutturazione dal cliente Meier, il sito web per l'agenzia, il risanamento dell'edificio 3. I progetti vengono creati, procedono e vengono chiusi.
• Commessa: La singola commessa del cliente con numero, spesso parte di un progetto o identica a esso. Nell'artigianato commessa e progetto sono di solito la stessa cosa: commessa 2026-0417, cliente Meier, ristrutturazione del bagno.

Per la rilevazione delle presenze la differenza è secondaria. L'importante è avere una lista da cui scegliere alla timbratura - che la chiamiate progetti, centri di costo o commesse. Chi ha bisogno di entrambi crea i centri di costo come voci permanenti e i progetti come voci a termine.

Rilevazione delle ore di progetto in 4 passaggi

1. Creare i progetti

Ogni progetto riceve un numero, un nome, il cliente e - se esiste - un budget ore. Il numero dovrebbe essere lo stesso del preventivo o della contabilità, così l'analisi corrisponde poi alla fattura senza ricodifiche. I progetti conclusi vengono chiusi così non compaiono più alla timbratura; la lista resta corta.

2. Scegliere il progetto alla timbratura

Chi inizia il turno tocca il progetto accanto al luogo di lavoro. Funziona sul proprio telefono esattamente come sul tablet kiosk in officina o all'ingresso del sito: inserire il PIN, toccare il progetto, timbrato. Se la scelta del progetto è obbligatoria o facoltativa lo decidete voi - nell'artigianato con lavoro puramente su commessa l'obbligo ha senso, in ufficio con molta quota interna piuttosto no.

3. Cambiare durante il turno

Se a mezzogiorno si va dal cliente successivo, si cambia progetto. La sezione precedente termina, ne inizia una nuova - senza timbrare l'uscita, senza generare una pausa. La sera la giornata è composta da due o tre sezioni pulite, ciascuna con un progetto. Chi ha dimenticato qualcosa assegna la sezione in seguito con una correzione oraria.

4. Analizzare

L'analisi Ore di progetto mostra per ogni progetto il totale e, sotto, le ore per persona, più una barra che indica quanto budget è stato consumato. Per la fattura o il consuntivo il tutto esce in Excel - per progetto, per periodo, con data e persona. Così la rilevazione delle ore di progetto come alternativa a Excel è costruita esattamente al contrario: Excel è il risultato, non lo strumento.

Esempi dalla pratica

Rilevazione delle ore per commessa nell'artigianato e in edilizia: La squadra timbra al mattino dal telefono sul cantiere Nord, a mezzogiorno due persone passano all'assistenza clienti a Pasing. Il capocantiere vede la sera le ore per cantiere, l'ufficio ha a fine mese la base per la fatturazione a ore e il consuntivo del preventivo. Rilevazione delle ore in cantiere qui significa: progetto e luogo di lavoro sono spesso la stessa cosa, e il riepilogo delle ore per cantiere va al committente come resoconto.

Progetti cliente in agenzia e ufficio: Qui conta il cambio nella giornata. Un'ora per il cliente A, poi una riunione per il cliente B, poi amministrazione interna. Chi la sera lo scrive su un foglio ore ne perde la metà. Con il cambio durante il turno ogni ora resta dov'era - e il budget per progetto cliente mostra per tempo quando bisogna rinegoziare.

Siti come centri di costo nei servizi: Pulizie di edifici, servizi di sicurezza, facility services fatturano per sito. Ogni sito è un centro di costo, ogni timbratura lo porta con sé. Il responsabile di sito vede le ore del suo sito, la direzione tutte - e se un sito supera regolarmente l'impegno calcolato, si nota nel mese, non solo al bilancio annuale.

Aspetti legali: cosa resta obbligatorio, cosa si aggiunge?

La Rilevazione dell'orario di lavoro è obbligatoria dalla sentenza del Tribunale federale del lavoro del settembre 2022 e dalla sentenza della CGUE del 2019: inizio, fine e durata dell'orario di lavoro giornaliero devono essere registrati per tutti i dipendenti. L'assegnazione ai progetti non cambia nulla - integra la rilevazione obbligatoria con l'informazione su come è stato usato il tempo. Entrambe vanno in un unico sistema: chi rileva l'orario di lavoro a norma di legge e tiene le ore di progetto a parte in una seconda tabella si ritrova a fine mese con due situazioni che non coincidono mai.

Per la Privacy , vale il vincolo di finalità: le ore di progetto possono essere usate per fatturazione, calcolo e controllo di gestione, non per un controllo generale delle prestazioni. Chi rileva solo ciò che serve a questi scopi - progetto, durata, persona - resta dalla parte sicura. Nelle aziende con consiglio aziendale l'introduzione è soggetta a cogestione secondo il § 87 par. 1 n. 6 BetrVG, come ogni rilevazione tecnica delle presenze. Maggiori informazioni nell'articolo Rilevazione delle presenze e GDPR.

Come Presio aiuta nella rilevazione delle ore di progetto

Abbiamo integrato l'assegnazione del progetto direttamente nella timbratura, non come modulo a parte. In concreto significa:

• Progetti in Organizzazione: Creare, chiudere e riaprire progetti con numero, cliente e budget ore - nello stesso posto di gruppi e luoghi di lavoro.
• Pulsante progetto accanto al luogo di lavoro: Alla timbratura ogni dipendente sceglie il progetto accanto al luogo di lavoro - nell'app, nel browser o sul tablet kiosk con PIN.
• Cambio di progetto durante il turno: Un tocco chiude la sezione attuale e avvia la successiva - senza timbrare l'uscita, senza pausa. La giornata è fatta di sezioni di tempo pulite, ciascuna con un progetto.
• Obbligo di progetto opzionale: Decidete voi se si può timbrare senza progetto. Attivo per il lavoro puramente su commessa, disattivo per i team misti.
• Correzione oraria con progetto per sezione: Progetto sbagliato o dimenticato? Nella correzione oraria ogni sezione riceve il suo progetto, i responsabili approvano come ogni altra correzione.
• Analisi «Ore di progetto»: Ore per progetto e, sotto, per persona, con barra del budget che mostra quanto è stato consumato - e come esportazione Excel per fattura e consuntivo.

E poiché tutto questo fa parte della stessa rilevazione delle presenze, conto ore, preparazione delle paghe e ore di progetto coincidono sempre. Una timbratura, due risposte: quanto e per cosa.