Hur många timmar kostade byggarbetsplatsen egentligen? Ryms kundprojektet fortfarande i budgeten? Projekttidrapportering svarar på det - om tilldelningen sker vid stämplingen istället för ur minnet på kvällen. Vad som utmärker bra projekttidrapportering, flödet i fyra steg, och var Excel misslyckas.
Den lagstadgade arbetstidsregistreringen svarar på frågan hur länge någon har arbetat. En projekttidrapportering svarar på frågan för vad. Först med den här andra informationen blir ett timkonto en siffra ni kan räkna med. Tre skäl till varför det lönar sig:
Därtill kommer ett fjärde skäl som ofta underskattas: den som tilldelar sin egen tid till projekt ser själv var den försvinner. Timmen med småsaker mellan två uppdrag dyker plötsligt upp i rapporten istället för i ingens faktura.
Många verksamheter registrerar projekttider sedan länge - på kvällen, på papper eller i en Excel-tabell. Problemet är inte tabellen utan tidpunkten. Den som klockan 17 rekonstruerar vad hen gjort sedan klockan 7 avrundar till hela timmar, glömmer mellanstoppet hos den andra kunden och fördelar resten på känn. Siffrorna ser prydliga ut och är ändå fel. En bra projekttidrapportering känner man igen på fyra kännetecken:
Begreppen används ofta om vartannat men betyder olika saker:
För tidrapporteringen är skillnaden sekundär. Det avgörande är att ni har en lista att välja ur vid stämplingen - oavsett om ni kallar dem projekt, kostnadsställen eller uppdrag. Den som behöver båda lägger upp kostnadsställen som varaktiga poster och projekt som tidsbegränsade.
Varje projekt får ett nummer, ett namn, kunden och - om det finns - en timbudget. Numret bör vara samma som i offerten eller bokföringen så att rapporten senare passar fakturan utan omkodning. Avslutade projekt avslutas så att de inte längre dyker upp vid stämplingen; listan hålls kort.
Den som börjar passet trycker på projektet bredvid arbetsplatsen. Det fungerar på den egna mobilen precis som på den gemensamma kiosk-plattan i verkstaden eller vid objektsentrén: ange PIN, tryck på projektet, instämplad. Om projektvalet är obligatoriskt eller frivilligt bestämmer ni - inom hantverk med rent uppdragsarbete är tvånget rimligt, på kontor med stor intern andel snarare inte.
Går det vid lunch vidare till nästa kund byts projektet. Det tidigare avsnittet avslutas, ett nytt börjar - utan att stämpla ut, utan att skapa en rast. På kvällen består dagen av två eller tre rena avsnitt med var sitt projekt. Den som har glömt något tilldelar avsnittet i efterhand via tidskorrigering.
Rapporten Projekttider visar per projekt summan och därunder timmarna per person, plus en stapel för hur mycket av budgeten som förbrukats. För fakturan eller efterkalkylen går alltihop ut som Excel - per projekt, per period, med datum och person. Därmed är projekttidrapporteringen som Excel-alternativ byggd precis tvärtom: Excel är resultatet, inte verktyget.
Uppdragstidrapportering inom hantverk och bygg: Arbetslaget stämplar in på morgonen via mobilen på byggarbetsplats Nord, vid lunch byter två personer till kundservice i Pasing. Arbetsledaren ser på kvällen timmarna per byggarbetsplats, kontoret har vid månadsskiftet underlaget för fakturering efter nedlagd tid och efterkalkylen av offerten. Tidrapportering på byggarbetsplatsen betyder här: projekt och arbetsplats är ofta samma sak, och timöversikten per byggarbetsplats går som underlag till uppdragsgivaren.
Kundprojekt på byrå och kontor: Här räknas bytet under dagen. En timme kund A, sedan ett möte för kund B, därefter intern administration. Den som skriver ner det i en tidrapport på kvällen tappar hälften. Vid byte under passet stannar varje timme där den var - och budgeten per kundprojekt visar i tid när det behöver omförhandlas.
Objekt som kostnadsställen i tjänsteföretag: Städservice, bevakning och facility services fakturerar per objekt. Varje objekt är ett kostnadsställe, varje stämpling bär det. Objektsledningen ser timmarna för sitt objekt, företagsledningen alla - och om ett objekt regelbundet ligger över den kalkylerade insatsen märks det redan under månaden, inte först vid årsbokslutet.
Förordningen arbetstidsregistreringen är obligatorisk sedan den tyska arbetsdomstolens (BAG) dom i september 2022 och EU-domstolens dom 2019: början, slut och längd på den dagliga arbetstiden måste registreras för alla anställda. Projekttilldelningen ändrar inget i det - den kompletterar den obligatoriska registreringen med informationen om vad tiden användes till. Båda hör hemma i ett system: den som registrerar arbetstid lagenligt och för projekttider i en andra tabell vid sidan om har vid månadsskiftet två versioner som aldrig stämmer överens.
För Integritetspolicy gäller ändamålsbegränsningen: projekttider får användas för fakturering, kalkyl och styrning, inte för allmän prestationsövervakning. Den som bara registrerar det som behövs för dessa ändamål - projekt, längd, person - är på den säkra sidan. I verksamheter med företagsråd är införandet medbestämmandepliktigt enligt § 87 avs. 1 nr 6 BetrVG, som all teknisk tidrapportering. Mer om det i artikeln Tidrapportering & GDPR.
Vi har byggt in projekttilldelningen direkt i stämplingen, inte som en egen modul vid sidan om. Konkret betyder det:
Och eftersom allt är en del av samma tidrapportering stämmer tidkonto, löneförberedelse och projekttimmar alltid överens. En stämpling, två svar: hur länge och för vad.
Nej. Det som är föreskrivet är registrering av arbetstidens början, slut och längd enligt BAG-domen från 2022. Tilldelningen till projekt eller kostnadsställen är frivillig och tjänar kalkyl och fakturering. Det är klokt att hantera båda i samma system så att summorna stämmer överens.
Ett kostnadsställe är ett varaktigt område där kostnader uppstår, till exempel verkstaden eller ett städobjekt. Ett projekt har början, slut och oftast en budget. För tidrapporteringen är skillnaden sekundär: båda är en post i listan som man väljer ur vid stämplingen.
Genom ett projektbyte under pågående pass. Det tidigare avsnittet avslutas, ett nytt börjar - utan att stämpla ut. Vid dagens slut finns två eller tre avsnitt med var sitt projekt, som utvärderas var för sig.
Ja. Den som har glömt projektet eller valt fel tilldelar avsnittet i efterhand via tidskorrigering. Korrigeringen hanteras som en ansökan som cheferna godkänner - så förblir det spårbart vad som ändrats.
Ja. På den gemensamma plattan anger den anställda sin PIN, trycker på projektet och är instämplad. Det passar för verkstad, lager eller objektsentré, där inte alla har en tjänstemobil.
Välj projekt vid stämplingen, byt under dagen, utvärdera timmar per projekt och person med budget - i Presio är det en del av tidrapporteringen, ingen tilläggsmodul. Vid start kostnadsfritt till 2026-10-31, utan kreditkort.
Testa Presio gratisRegistrera dig, lägg upp teamet, kör igång - testa Presio kostnadsfritt och utan förpliktelser, helt utan kreditkort.
Testa gratis nu