Rejestracja czasu pracy jest obowiązkowa - ale wiąże się z przetwarzaniem wrażliwych danych kadrowych. Co jest istotne z punktu widzenia ochrony danych - zwięźle wyjaśnione.
Gdy tylko rejestrujesz czas pracy, przetwarzasz dane osobowe w rozumieniu RODO. Zalicza się do nich nie tylko początek, koniec i długość dziennego czasu pracy, lecz także przerwy, nadgodziny i nieobecności takie jak urlop czy choroba. Dane te można przyporządkować konkretnym pracownikom - a tym samym podlegają one przepisom o ochronie danych.
Nie oznacza to, że rejestracja czasu pracy jest problematyczna. Oznacza to tylko: kto ją prowadzi, musi przestrzegać kilku podstawowych obowiązków w zakresie ochrony danych.
Do przetwarzania danych zawsze potrzebna jest podstawa prawna. W przypadku rejestracji czasu pracy jest to z reguły nieskomplikowane: przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia ustawowego Obowiązek rejestracji konieczne i odbywa się w ramach stosunku pracy.
Miarodajne są art. 6 RODO (zgodne z prawem przetwarzanie, m.in. w celu wypełnienia obowiązków prawnych i wykonania umowy o pracę) oraz § 26 niemieckiej ustawy BDSG dotyczący przetwarzania danych w kontekście zatrudnienia. Odrębna zgoda pracowników nie jest zatem z reguły potrzebna do obowiązkowej rejestracji.
Zbierać wolno tylko to, co jest rzeczywiście niezbędne do rejestracji czasu pracy - nic więcej. Śledzenie lokalizacji w czasie rzeczywistym, potajemny nadzór czy ukryte monitorowanie zachowania nie mają tu miejsca i są niedopuszczalne z punktu widzenia ochrony danych.
Obowiązuje też zasada ograniczenia celu: dane zbierane w celu rejestracji czasu pracy mogą być wykorzystywane wyłącznie do tego celu - a nie na przykład do kontrolowania przy okazji wydajności czy zachowania podczas przerw. Do tego należy też przejrzystość wobec pracowników: powinni oni wiedzieć, jakie dane są zbierane i w jakim celu.
Dane czasu pracy mogą być przechowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne lub wymagane prawem. Dla zapisów na podstawie § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (niemiecka ustawa o zwalczaniu pracy na czarno) obowiązuje na przykład okres przechowywania wynoszący co najmniej dwa lata; z dokumentów płacowych i podatkowych mogą wynikać dłuższe terminy. Po upływie danego terminu dane należy usunąć.
W praktyce pomocne jest rozwiązanie, które pozwala rzetelnie eksportować dane i po upływie terminu celowo je usuwać - dzięki temu zachowujesz kontrolę nad tym, co i jak długo pozostaje zapisane.
Jeśli do rejestracji czasu pracy używasz oprogramowania danego dostawcy, dostawca ten przetwarza dane kadrowe na Twoje zlecenie. W tym przypadku art. 28 RODO wymaga Umowa powierzenia przetwarzania danych między Tobą jako odpowiedzialnym pracodawcą a usługodawcą.
Umowa powierzenia przetwarzania danych reguluje między innymi, jakie dane są przetwarzane w jakim celu, jakie środki techniczne i organizacyjne obowiązują oraz to, że dostawca nie wykorzystuje danych do własnych celów. Rzetelny dostawca udostępnia taką umowę - w przypadku Presio znajdziesz ją na stronie Bezpieczeństwo.
RODO daje pracownikom konkretne prawa. Należy do nich przede wszystkim prawo do informacji: pracownicy mogą dowiedzieć się, jakie dane są o nich przechowywane, i zażądać wglądu we własne zarejestrowane czasy pracy. Dochodzą do tego prawa do sprostowania nieprawidłowych danych oraz - w ramach ustawowych terminów - do ich usunięcia.
System rejestracji czasu pracy, w którym pracownicy mogą w każdej chwili samodzielnie sprawdzić własne godziny, zaspokaja potrzebę informacyjną praktycznie sam z siebie.
Tak. Rejestracja czasu pracy jest dopuszczalna, jeżeli przetwarzane są tylko niezbędne dane (początek, koniec, przerwy), przetwarzanie opiera się na podstawie prawnej, dane są przechowywane w postaci zaszyfrowanej na terenie UE, a pracownicy mogą korzystać ze swoich praw. Należy do tego umowa powierzenia przetwarzania danych (AVV) z dostawcą.
Dokumentację dotyczącą czasu pracy należy zgodnie z niemiecką ustawą o czasie pracy z reguły przechowywać co najmniej dwa lata. Dokumenty istotne dla wynagrodzeń i podatków podlegają dłuższym terminom wynikającym z prawa handlowego i podatkowego - od sześciu do dziesięciu lat. Po upływie terminów dane należy usunąć (zasada ograniczenia celu). To nie jest porada prawna - w indywidualnym przypadku warto skonsultować się ze specjalistą.
Tylko to, co jest niezbędne do rejestracji czasu pracy: początek pracy, koniec pracy i przerwy, a w razie potrzeby miejsce pracy. Wykraczający poza to nadzór (np. ciągłe śledzenie lokalizacji) jest niedopuszczalny w świetle przepisów o ochronie danych. Zasada minimalizacji danych obowiązuje w sposób ciągły.
Presio hostuje wyłącznie w UE, przesyła dane w sposób szyfrowany i udostępnia Ci umowę powierzenia. Wszystkie szczegóły znajdziesz na stronie Bezpieczeństwo. Na start do 31.10.2026 bezpłatnie, bez karty kredytowej.
Testuj Presio bezpłatnieZarejestruj się, utwórz zespół, zacznij działać - wypróbuj Presio bezpłatnie i bez zobowiązań, całkowicie bez karty kredytowej.
Wypróbuj teraz za darmo