Rejestracja czasu pracy jest obowiązkowa, a przy tym powstają dane osobowe. Ten poradnik wyjaśnia, na jakiej podstawie prawnej opiera się rejestracja czasu pracy, jak pracodawcy chronią dane swoich pracowników, co obowiązuje w przypadku lokalizacji i zwolnień lekarskich, jak długo dane są przechowywane i kiedy głos ma rada zakładowa. Na końcu znajduje się lista kontrolna na etap wdrożenia.
Gdy tylko firma rejestruje czas pracy, przetwarza dane osobowe w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Należą do nich początek, koniec i czas trwania dziennej pracy, przerwy, nadgodziny i nieobecności, takie jak urlop czy choroba, a także dane logowania do aplikacji i ewentualnie miejsce pracy. Wszystkie te informacje można przypisać konkretnej osobie, dlatego podlegają ochronie danych.
Nie czyni to rejestracji czasu pracy problematyczną. Oznacza jedynie, że pracodawca jako administrator musi spełnić kilka obowiązków: podstawa prawna, minimalizacja danych, ochrona przed nieuprawnionym dostępem, terminy usuwania i przejrzystość wobec pracowników.
Do obowiązkowej rejestracji z reguły nie jest potrzebna zgoda. Pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji: ogólnie od postanowienia niemieckiego Federalnego Sądu Pracy (BAG) z 13 września 2022 r., w przypadku pracy w godzinach nadliczbowych na podstawie § 16 ust. 2 ustawy o czasie pracy (ArbZG), a w niektórych branżach oraz dla minijobberów na podstawie § 17 ustawy o płacy minimalnej (MiLoG). Więcej na ten temat w poradniku Obowiązek rejestracji czasu pracy.
Podstawą prawną jest zatem art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego), a przy rozliczaniu wynagrodzeń dodatkowo lit. b (wykonanie umowy o pracę). Wymieniany dawniej najczęściej § 26 BDSG (niemiecka federalna ustawa o ochronie danych) od wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE (TSUE) z 30 marca 2023 r. (C-34/21) obowiązuje jako samodzielna podstawa już tylko w ograniczonym zakresie. Zgoda byłaby w stosunku pracy i tak problematyczna, ponieważ musi być dobrowolna. Wchodzi w grę tylko przy funkcjach dodatkowych wykraczających poza obowiązek, na przykład przy dobrowolnym zdjęciu profilowym.
To najczęstsze pytanie praktyczne, a odpowiedź sprowadza się do kilku konkretnych środków. Art. 32 RODO wymaga środków technicznych i organizacyjnych odpowiednich do ryzyka. W przypadku rejestracji czasu pracy oznacza to:
Rejestrować wolno tylko to, co jest rzeczywiście potrzebne do ewidencji czasu pracy. Lokalizacja w czasie rzeczywistym, potajemny nadzór czy ukryte śledzenie zachowań nie mają tu miejsca i są niedopuszczalne.
Ponadto obowiązuje zasada ograniczenia celu. Dane zbierane na potrzeby rejestracji czasu pracy służą ewidencji czasu pracy i rozliczaniu wynagrodzeń, a nie ukrytej kontroli wydajności czy zachowania. Jeśli analiza ma służyć innemu celowi, potrzebuje własnej podstawy i musi być znana pracownikom.
Wiele aplikacji do rejestracji czasu pracy może korzystać z lokalizacji. Z punktu widzenia ochrony danych decydująca jest różnica:
W każdym przypadku pracownicy muszą wcześniej wiedzieć, czy i kiedy sprawdzana jest lokalizacja. Jeśli działa rada zakładowa, funkcja ta powinna być ujęta w porozumieniu zakładowym.
Dane dotyczące zdrowia należą do szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO i podlegają szczególnej ochronie. Do rejestracji czasu pracy wystarczy sam fakt niezdolności do pracy z datą początkową i końcową. Przyczyna choroby i tak nie figuruje na zaświadczeniu o niezdolności do pracy przeznaczonym dla pracodawcy i nie powinna trafiać do aplikacji.
W grafiku współpracownicy powinni widzieć tylko „nieobecny”, a nie „chory”. Kto widzi jaki rodzaj nieobecności, reguluje koncepcja uprawnień. Podobnie wrażliwe są informacje z zakładowego zarządzania powrotem do pracy, które prowadzi się oddzielnie i tylko dla uprawnionych osób - opisuje to poradnik Zarządzanie powrotem do pracy (BEM).
Dane o czasie pracy wolno przechowywać tylko tak długo, jak jest to konieczne lub wymagane przepisami. Najważniejsze terminy:
Po upływie danego terminu dane należy usunąć. W praktyce pomaga prosta koncepcja usuwania: wartości dzienne po dwóch-trzech latach, rozliczone wartości miesięczne po upływie terminu podatkowego, dane osób, które odeszły, po upływie wszystkich terminów. To nie jest porada prawna; w konkretnym przypadku warto to sprawdzić.
Jeśli firma korzysta z oprogramowania do rejestracji czasu pracy, dostawca przetwarza dane kadrowe w imieniu pracodawcy. Zgodnie z art. 28 RODO wymagana jest do tego Umowa powierzenia przetwarzania danych. Określa ona, jakie dane są przetwarzane i w jakim celu, jakie środki techniczne i organizacyjne obowiązują, jakie podmioty podprzetwarzające są zaangażowane oraz że dostawca nie wykorzystuje danych do własnych celów.
Na co firmy powinny zwrócić uwagę: umowa powierzenia jest zawarta, zanim zostaną wprowadzone prawdziwe dane. Podmioty podprzetwarzające są wymienione wraz z siedzibą. I jasne jest, w jaki sposób dane zostaną zwrócone lub usunięte po zakończeniu umowy.
Jeśli w firmie działa rada zakładowa, przy wprowadzaniu elektronicznej rejestracji czasu pracy ma ona prawo współdecydowania na podstawie § 87 ust. 1 pkt 6 niemieckiej ustawy o ustroju zakładów pracy (BetrVG), ponieważ oprogramowanie jest technicznie przydatne do monitorowania zachowania lub wydajności. Na to, czy rejestracja czasu pracy w ogóle będzie prowadzona, po postanowieniu Federalnego Sądu Pracy rada nie ma już wpływu, ale na to, jak - owszem. Zwykle zawiera się porozumienie zakładowe, które określa funkcje, prawa dostępu, analizy i terminy usuwania. Więcej na ten temat w poradniku Grafik a rada zakładowa.
Zgodnie z art. 13 RODO pracownicy muszą zostać poinformowani przy wdrożeniu. Zwykle wystarczy krótka nota informacyjna, która odpowiada na pytania: Jakie dane są rejestrowane? Po co? Kto ma dostęp? Który dostawca je przetwarza i gdzie? Jak długo są przechowywane? Jakie przysługują prawa?
Do tych praw należą: dostęp do własnych danych, sprostowanie błędnych wpisów i usunięcie po upływie terminów. Rejestracja czasu pracy, w której każda osoba w każdej chwili sama widzi swój czas pracy, konto czasu pracy i stan urlopu, w praktyce niemal sama zaspokaja potrzebę informacji.
W Presio każda osoba widzi tylko swój czas pracy, swoje konto czasu pracy i swój urlop. Kierownicy zespołów widzą swój obszar, akta osobowe pozostają zastrzeżone dla kierownictwa. Odbija się własnym dostępem, w przeglądarce lub na tablecie kioskowym z osobistym PIN-em. Korekty przechodzą przez wnioski z zatwierdzeniem. Przy ustawieniu „Odbicie tylko w miejscu pracy” Presio sprawdza przy odbiciu, czy dana osoba jest w zapisanym miejscu. Lokalizacji w czasie pracy nie ma. Samodzielne zgłaszanie choroby przez aplikację można wyłączyć dla firmy lub zespołu. Dane aplikacji są przechowywane w centrum danych w UE. Z klientami Presio zawiera umowę powierzenia przetwarzania danych, a podmioty podprzetwarzające są wymienione w Polityce prywatności.
Tak. Rejestracja jest dopuszczalna, jeśli przetwarzane są tylko niezbędne dane, istnieje podstawa prawna, dane są chronione, z dostawcą zawarto umowę powierzenia przetwarzania danych, a pracownicy zostali poinformowani. Aplikacja jest przy tym często oszczędniejsza w danych niż papierowe listy wiszące na widoku w pokoju socjalnym.
Nie, nie w przypadku obowiązkowej rejestracji. Opiera się ona na art. 6 ust. 1 lit. c RODO, ponieważ pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji. Zgoda wchodzi w grę tylko przy dobrowolnych funkcjach dodatkowych.
Za pomocą własnych dostępów dla każdej osoby, koncepcji ról i uprawnień, protokołowanych korekt, szyfrowanej transmisji, dostawcy z umową powierzenia przetwarzania danych, koncepcji usuwania oraz rezygnacji z danych, których nikt nie potrzebuje, takich jak diagnozy czy stała lokalizacja.
Jednorazowe sprawdzenie przy odbiciu wejścia i wyjścia jest z reguły dopuszczalne, jeśli istnieje rzeczowy powód, a pracownicy zostali poinformowani. Stała lokalizacja w czasie pracy nie jest potrzebna do rejestracji czasu pracy i co do zasady jest niedopuszczalna.
Nie, własny czas pracy i konto czasu pracy są widoczne tylko dla danej osoby i dla uprawnionych, np. kierownika zespołu. W grafiku współpracownicy widzą, kto i kiedy jest zaplanowany lub nieobecny, ale nie powód nieobecności.
Nie. Do rejestracji czasu pracy wystarczy niezdolność do pracy z okresem. Przyczyna choroby jest daną o zdrowiu w rozumieniu art. 9 RODO i nie jest potrzebna do rejestracji czasu pracy.
Zapisy zgodnie z § 16 ust. 2 niemieckiej ustawy o czasie pracy (ArbZG) i § 17 ustawy o płacy minimalnej (MiLoG) co najmniej dwa lata. Dokumenty istotne dla płac i podatków od sześciu do dziesięciu lat. Następnie dane należy usunąć. To nie jest porada prawna; w konkretnym przypadku warto to sprawdzić.
Co do tego, czy - nie, bo obowiązek ewidencji istnieje i tak. Co do tego, jak - tak: przy elektronicznej rejestracji czasu pracy rada zakładowa ma prawo współdecydowania zgodnie z § 87 ust. 1 pkt 6 BetrVG, zwykle uregulowane w porozumieniu zakładowym.
Zarejestruj się, utwórz zespół, zacznij działać - wypróbuj Presio bezpłatnie i bez zobowiązań, całkowicie bez karty kredytowej.
Wypróbuj teraz za darmo