Отчитането на работното време е задължително - но то обработва чувствителни лични данни. Какво има значение от гледна точка на защитата на данните, обяснено накратко.
Веднага щом отчиташ работно време, ти обработваш лични данни по смисъла на ОРЗД. Към тях спадат не само началото, краят и продължителността на ежедневното работно време, но и паузи, извънреден труд и отсъствия като отпуск или болничен. Тези данни могат да бъдат отнесени към отделни служители - и следователно подлежат на правилата за защита на данните.
Това не означава, че отчитането на работното време е проблематично. Означава само: който го прилага, трябва да спазва няколко основни задължения за защита на данните.
За обработването на данни винаги е необходимо правно основание. При отчитането на работното време това по правило е несложно: обработването е за изпълнение на законовото Задължение за документиране необходимо и се извършва в рамките на трудовото правоотношение.
Меродавни са чл. 6 от ОРЗД (правомерно обработване, между другото за изпълнение на правни задължения и за изпълнение на трудовия договор), както и § 26 BDSG за обработването на данни в контекста на заетостта. Отделно съгласие на служителите за задължителното отчитане по правило затова не е необходимо.
Разрешено е да събираш само това, което действително е необходимо за отчитането на работното време - нищо повече. Проследяване на местоположението в реално време, тайно наблюдение или скрито проследяване на поведението нямат място тук и са недопустими по закон за защита на данните.
Освен това важи принципът на целево ограничение: данни, които събираш за отчитане на работното време, могат да се използват само за тази цел - не например за да контролираш допълнително представянето или поведението при паузи. Прозрачността към служителите е част от това: те трябва да знаят кои данни за каква цел се събират.
Данните за работното време могат да се съхраняват само толкова дълго, колкото е необходимо или законово изисквано. За документирането съгласно § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz важи например срок на съхранение от най-малко две години; от документите за заплати и данъци могат да произтекат по-дълги срокове. След изтичането на съответния срок данните трябва да се изтрият.
Практично полезно е решение, с което данните могат да се експортират коректно и да се изтриват целенасочено след изтичане на срока - така запазваш контрол над това какво колко дълго остава съхранено.
Ако за отчитането на работното време използваш софтуер на доставчик, този доставчик обработва личните данни на персонала по твое възлагане. В този случай чл. 28 от ОРЗД изисква Договор за обработване от името на администратора (AVV) между теб като администриращ работодател и доставчика.
AVV урежда, наред с друго, кои данни за каква цел се обработват, какви технически и организационни мерки за защита важат и че доставчикът не използва данните за собствени цели. Сериозен доставчик ти предоставя AVV - при Presio ще го намериш на страницата Сигурност.
ОРЗД дава на служителите конкретни права. Към тях преди всичко принадлежи правото на достъп до информация: служителите могат да узнаят какви данни за тях се съхраняват и да поискат достъп до собственото си отчетено работно време. Към тях се добавят права на коригиране на неточни данни и - в рамките на законовите срокове - на изтриване.
Отчитане на работното време, при което служителите могат по всяко време сами да преглеждат собствените си часове, на практика удовлетворява нуждата от информация от само себе си.
Да. Отчитането на работното време е допустимо, ако се обработват само необходимите данни (начало, край, почивки), ако обработването се основава на правно основание, ако данните се съхраняват криптирани в ЕС и ако заетите лица могат да упражняват правата си. Договор за обработване на данни (AVV) с доставчика също е част от това.
Отчетите за работното време по правило трябва да се съхраняват съгласно Arbeitszeitgesetz минимум две години. Документите, свързани със заплати и данъци, подлежат на по-дълги търговски и данъчни срокове от шест до десет години. След изтичане на сроковете данните трябва да се изтрият (принцип на целево ограничение). Това не е правна консултация - в конкретния случай моля да се провери от специалист.
Само това, което е необходимо за отчитането на работното време: начало на работа, край на работа и почивки, при нужда и мястото на работа. Наблюдение, което надхвърля това (например непрекъснато проследяване на местоположението), е недопустимо от гледна точка на защитата на данните. Принципът за свеждане на данните до минимум важи навсякъде.
Presio хоства изключително в ЕС, предава криптирано и ти предоставя договора за обработване от името на администратора (AVV). Всички подробности ще намериш на страницата Сигурност. За начало безплатно до 31.10.2026, без кредитна карта.
Тествай Presio безплатноРегистрация, създаване на екип, старт - изпробвай Presio безплатно и без ангажимент, изцяло без кредитна карта.
Изпробвай безплатно сега