Отчитането на работното време е задължително, а при него възникват лични данни. Тази статия обяснява на какво правно основание стъпва отчитането на работното време, как работодателите защитават данните на служителите си, какво важи за местоположението и болничните, колко дълго се съхраняват данните и кога работническият съвет има думата. Накрая ще намериш контролен списък за въвеждането.
Щом една фирма отчита работното време, тя обработва лични данни по смисъла на Общия регламент относно защитата на данните (ОРЗД). Към тях спадат началото, краят и продължителността на дневното работно време, паузите, извънредният труд и отсъствията като отпуск или болест, както и данните за достъп до приложението и при нужда мястото на работа. Всички тези данни могат да бъдат свързани с конкретен човек и затова подлежат на защита на данните.
Това не прави отчитането на работното време проблематично. Означава само, че работодателят като администратор трябва да изпълни някои задължения: правно основание, пестеливост при данните, защита от неоторизиран достъп, срокове за изтриване и прозрачност спрямо служителите.
За задължителното отчитане по правило не е нужно съгласие. Работодателите в Германия са задължени да водят записи: по принцип след решението на Федералния съд по трудови дела (BAG) от 13.09.2022 г., за извънреден труд по § 16, ал. 2 от Закона за работното време (ArbZG), а в определени браншове и за миниработници - по § 17 от Закона за минималната работна заплата (MiLoG). Повече по темата в статията Задължение за отчитане на работното време.
Затова правното основание е чл. 6, ал. 1, б. „в“ от ОРЗД (изпълнение на законово задължение), а за изчисляването на заплатите допълнително б. „б“ (изпълнение на трудовия договор). Посочваният по-рано най-често § 26 от германския Федерален закон за защита на данните (BDSG) след решение на Съда на ЕС от 30.03.2023 г. (C-34/21) важи само ограничено като самостоятелно основание. Съгласието така или иначе би било деликатно в трудовото правоотношение, защото трябва да е доброволно. То е възможно само за допълнителни функции извън задължението, например доброволна профилна снимка.
Това е най-честият практически въпрос, а отговорът се състои от няколко конкретни мерки. Чл. 32 от ОРЗД изисква технически и организационни мерки, съобразени с риска. За отчитането на работното време това означава:
Може да се записва само това, което наистина е необходимо за отчитането на работното време. Проследяването в реално време, тайното наблюдение или скритото проследяване на поведението нямат място тук и са недопустими.
Освен това важи обвързването с целта. Данните, събрани за отчитане на работното време, служат за работното време и изчисляването на заплатите, а не за скрит контрол на представянето или поведението. Ако даден анализ трябва да служи на друга цел, той се нуждае от собствено основание и трябва да е известен на служителите.
Много приложения за отчитане на работното време могат да използват местоположението. От гледна точка на защитата на данните разликата е решаваща:
Във всеки случай служителите трябва да знаят предварително дали и кога се проверява местоположението. Ако има работнически съвет, функцията трябва да е част от фирменото споразумение.
Данните за здравословното състояние са специални категории лични данни по чл. 9 от ОРЗД и са особено защитени. За отчитането на работното време е достатъчен фактът на неработоспособността с начало и край. Причината за заболяването и без това не е посочена в удостоверението за неработоспособност, предназначено за работодателя, и няма място в приложението.
В графика колегите трябва да виждат само „отсъства“, а не „болен“. Кой какъв вид отсъствие вижда, се урежда от концепцията за права. Подобно чувствителни са данните от фирмената процедура по връщане на работа (BEM), които се водят отделно и само за оправомощени лица, както статията Връщане на работа описва.
Данните за работното време могат да се съхраняват само толкова дълго, колкото е необходимо или предписано от закона. Най-важните срокове:
След изтичане на съответния срок данните трябва да се изтрият. На практика помага проста концепция за изтриване: дневните стойности след две до три години, отчетените месечни стойности след данъчния срок, данните на напусналите след изтичане на всички срокове. Това не е правна консултация, в конкретния случай поискай проверка.
Когато една фирма използва софтуер за отчитане на работното време, доставчикът обработва личните данни на служителите от името на работодателя. Чл. 28 от ОРЗД изисква за това Договор за обработване от името на администратора (AVV). Той урежда кои данни с каква цел се обработват, какви технически и организационни мерки се прилагат, кои подизпълнители се използват и че доставчикът не използва данните за собствени цели.
На какво трябва да внимават фирмите: договорът за обработване на данни е налице, преди да се въведат реални данни. Подизпълнителите са посочени заедно със седалището си. И е ясно как данните се връщат или изтриват при прекратяване на договора.
Ако има работнически съвет, при въвеждането на електронно отчитане на работното време той има право на участие в решенията съгласно § 87, ал. 1, т. 6 от германския Закон за устройството на предприятията (BetrVG), защото софтуерът е технически пригоден да наблюдава поведение или представяне. Върху това дали ще има отчитане той след решението на Федералния съд по трудови дела вече няма влияние, но върху това как - да. Обичайно се сключва фирмено споразумение, което определя функциите, правата за достъп, анализите и сроковете за изтриване. Повече по темата в статията График и работнически съвет.
Съгласно чл. 13 от ОРЗД служителите трябва да бъдат информирани при въвеждането. Обикновено е достатъчен кратък информационен лист, който отговаря: Кои данни се записват? За какво? Кой има достъп? Кой доставчик ги обработва и къде? Колко дълго се съхраняват? Какви права има?
Към тези права спадат достъп до собствените данни, коригиране на грешни записи и изтриване след изтичане на сроковете. Отчитане на работното време, при което всеки по всяко време сам вижда своите часове, сметката си на времето и оставащия си отпуск, почти само по себе си покрива нуждата от информация в ежедневието.
В Presio всеки вижда само собствените си часове, сметката си на работното време и отпуска си. Ръководителите на екипи виждат своя отдел, а кадровите досиета остават запазени за ръководството. Чекира се със собствен достъп, в браузъра или на таблета за киоск с личен PIN. Корекциите минават през заявки с одобрение. С настройката „Чекиране при влизане само на мястото на работа“ Presio проверява при чекирането дали човекът е на зададеното място. Проследяване на местоположението по време на работа няма. Самостоятелното съобщаване за болничен през приложението може да се изключи за всяка фирма или екип. Данните на приложението се съхраняват в център за данни в ЕС. С клиентите Presio сключва договор за обработване на данни, а подизпълнителите са посочени в Декларацията за поверителност.
Да. Отчитането е допустимо, ако се обработват само необходимите данни, има правно основание, данните са защитени, има договор за обработване на данни с доставчика и служителите са информирани. Приложението често е по-пестеливо с данните от хартиените списъци, които висят открито в стаята за почивка.
Не, не и за задължителното отчитане. То се основава на чл. 6, ал. 1, б. „в“ от ОРЗД, защото работодателят е задължен да води записи. Съгласие е възможно само за доброволни допълнителни функции.
Със собствен достъп за всеки човек, концепция за роли и права, протоколирани корекции, криптирано предаване, доставчик с договор за обработване на данни, концепция за изтриване и отказ от данни, които никому не трябват, например диагнози или постоянно проследяване на местоположението.
Еднократна проверка при чекиране на влизане и излизане обикновено е оправдана, ако има обективна причина и служителите са информирани. Постоянно проследяване на местоположението по време на работа не е необходимо за отчитането на работното време и по принцип е недопустимо.
Не, собствените часове и сметката на времето са видими само за самия човек и за оправомощени лица като ръководителя на екипа. В графика колегите виждат кой кога е планиран или отсъства, но не и причината за отсъствието.
Не. За отчитането на работното време е достатъчна неработоспособността с период. Причината за заболяването е здравна информация по чл. 9 от ОРЗД и не е нужна за отчитането на работното време.
Записите по § 16, ал. 2 от германския Закон за работното време (ArbZG) и § 17 от Закона за минималната работна заплата (MiLoG) - поне две години. Документи, свързани със заплатите и данъците - шест до десет години. След това данните трябва да се изтрият. Това не е правна консултация, в конкретния случай поискай проверка.
Не за това дали, защото задължението за записване така или иначе съществува. За това как - да: при електронно отчитане на работното време работническият съвет има право на участие по § 87, ал. 1, т. 6 BetrVG, обикновено уредено във фирмено споразумение.
Регистрация, създаване на екип, старт - изпробвай Presio безплатно и без ангажимент, изцяло без кредитна карта.
Изпробвай безплатно сега