Няколко графика:
една фирма, много области

Проблемът: един график за всичко или три инструмента за три области

Който няколко области планира в дадена фирма, познава и двете задънени улици. Първата: всичко се превръща в един график. Спешна помощ, училището и администрацията стоят едно под друго, редът за заетост събира заедно неща, които не си пасват, а който планира само училището, всяка седмица прелиства покрай четиридесет реда, които не го засягат.

Втората: разделени инструменти за всяка област. Спешна помощ има свой софтуер, училището - Excel таблица, механата - стенен график. Всяка област сама по себе си е прегледна - но човекът, който преподава във вторник и седи в линейката през уикенда, сега съществува двойно. Две сметки за отпуск, две сметки за работно време, два логина, и никой не вижда, че след нощната смяна в понеделник в 8 часа стои пред класа.

Кога няколко графика имат смисъл

Не всяка фирма с два отдела се нуждае от два графика. Кухнята и обслужването в един и същ ресторант работят по едно и също време, на едно и също място и се планират от един и същ човек - това са две работни места в един график. Собственият график за всяка област си струва, ако са изпълнени поне две условия:

• Собствени дежурства и работни места: Пекарната познава ранна смяна от 3 часа, механата - обяд и вечер. 24-часово дежурство на Спешна помощ няма работа в училището.
• Други часове: Училището планира по блокове от курсове, Спешна помощ - денонощно в сменен режим. Общ график показва и двете и не помага на нито едно от тях.
• Други планиращи: Ръководството на Спешна помощ планира Спешна помощ, ръководството на училището - училището. Всеки се нуждае от своя график без редовете на другия - но и двамата трябва да виждат един и същ човек.
• Няколко локации: Два филиала, две Спешни помощи, две сгради. Графикът за няколко локации е същият случай: планиране поотделно, управление заедно.

Какво трябва да постигне структурата

За да не се превърнат разделените графици в разделени светове, софтуерът се нуждае от ясна йерархия: График → Работно място → Дежурства. Графикът е рамката, която отваря планиращият. В нея се намират работни места като Линейка 1, учебна зала или Отделение 3, а към всяко работно място са прикачени дежурствата, които се изпълняват там. При това трябва да бъдат решени четири неща:

• Хора в един или няколко графика: Повечето служители принадлежат към една област. Някои - към две: инструкторът по практика, който кара и преподава, пекарката, която в събота помага в механата. Те се появяват в двата графика, но като един човек с една сметка.
• Работно място на няколко графика: Някои работни места се използват от две области, например зала за обучение или амбулатория, към която отделението и спешното отделение изпращат персонал. Такова Работно място на няколко графика се появява във всеки от тях, заедно с дежурствата си.
• Една сметка за отпуск, едно отчитане на работното време: Който е в два графика, все пак има една сметка за отпуск и една сметка за работно време. Отпускът от училището се вижда в Спешна помощ като отсъствие, часовете през уикенда се броят в същата сметка като учебните часове.
• Един логин: Човекът влиза в системата веднъж и вижда дежурствата си от всички графици в един списък.

Процес в четири стъпки

1. Създаване на графици

Създавате за всяка област със собствени дежурства, часове или планиращи по един график: „Спешна помощ“, „Училище“, „Пекарна“, „Механа“. По-малко е повече: два до четири графика са правилният брой в повечето фирми.

2. Присвояване на работни места и дежурства

Присвоявате на всеки график неговите работни места и прикачвате дежурствата към местата: Линейка 1 с 24-часово дежурство, учебна зала с обед и следобед, пекарна с ранна смяна от 3 часа. Място, което се използва от две области, получава и двата графика. Дежурствата без фиксирано работно място, например дежурство при повикване, присвоявате директно на график.

3. Присвояване на хора

Всеки човек принадлежи към един или няколко графика. Това се задава там, където и без друго поддържате основните данни - във формуляра на служителя при създаване и в кадровото досие, когато по-късно нещо се промени. Който кара само за Спешна помощ, получава Спешна помощ; инструкторът по практика получава Спешна помощ и училището и се появява в двата графика, с една сметка.

4. Превключвател в графика

В ежедневието на планиращата е необходим само един превключвател в графика, с който тя сменя между Спешна помощ и училището. Хората, работните места, дежурствата и редът за заетост се съобразяват с избрания график. Човек, който присъства и в двата, се появява и в двата; така и отсъствията и конфликтите му.

Примери от практиката

Спешна помощ с училище за парамедици: Спешна помощ работи денонощно, училището преподава по график на курсовете. Парамедици с преподавателски ангажимент присъстват в двата графика. Проверката за конфликти трябва да работи и в двата: който в неделя е бил на нощно дежурство в линейката, не може в понеделник в 8 часа да бъде в учебната зала. Почивката между смените не познава граница между графиците.

Пекарна с механа: Пекарната започва в 3 часа сутринта, механата затваря в полунощ. Два графика, двама планиращи, почти никакво припокриване - освен пекарката, която в събота помага в обслужването, и шефката, която следи и двете. Тя просто превключва, вместо да отваря две таблици; часовете се събират в една сметка за работно време, износът за DATEV остава един.

Клиника с отделения и амбулатория: Всяко отделение планира само, и амбулаторията също. Служителят от пула, който се разпределя към Отделение 2 или към амбулаторията, е в двата графика. Амбулаторията като работно място се намира на собствения си график и на графика на отделението, което тя съпокрива през деня - във всеки график редът за заетост брои само това, което засяга съответния график. Годишното планиране на отпуските обаче протича за цялото заведение в един общ преглед, групиран по график.

Как Presio помага при няколко графика

Точно тази структура изградихме в Presio. Една организация може да поддържа няколко графика , а всичко останало си остава, както си е:

• Няколко графика на организация: В „Управление на графици“ създавате толкова графика, колкото области има вашата фирма - Спешна помощ, училище, пекарна, механа, отделение 1 до 4.
• Превключвател до бързото въвеждане: В раздел Графика избирате активния график точно до бързото въвеждане. Хората, работните места, дежурствата и редът за заетост следват избора.
• Структура График → Работно място → Дежурства: В „Управление на дежурства“ виждате за всеки график неговите работни места, а под тях - дежурствата, които се изпълняват там. Дежурство с работно място автоматично следва графиците на своето работно място; само дежурства без работно място присвоявате сами.
• Многократно присвояване на работни места и хора: Едно работно място може да бъде включено в няколко графика и се появява във всеки от тях. Хората присвоявате във формуляра на служителя или в раздела с основни данни на кадровото досие към един или няколко графика - един човек, една сметка, толкова графика, колкото са необходими.
• Брояч и заетост по график: Редът за заетост и целевите стойности се изчисляват за всеки график. Училището не брои Спешна помощ - но почивката между смените и отсъствията на даден човек важат за всички графици.
• Всичко в една сметка: Отчитането на работното време, отсъствията, годишното планиране на отпуските, износът на заплати и приложението остават едно цяло. Който е в два графика, чекира с един логин, има една сметка за работно време и вижда дежурствата си от двата графика в един списък.

Накратко: Софтуерът за графици за няколко екипа дава на всяка област собствен график и запазва човека зад нея като един човек. За фирми с една област нищо не се променя - там има точно един график.