Werktijd registreren is verplicht, en daarbij ontstaan persoonsgegevens. Deze gids legt uit op welke rechtsgrondslag de tijdregistratie berust, hoe werkgevers de gegevens van hun werknemers beschermen, wat er geldt bij locatie en ziekmeldingen, hoe lang de gegevens worden bewaard en wanneer de ondernemingsraad meepraat. Aan het eind staat een checklist voor de invoering.
Zodra een bedrijf werktijden registreert, verwerkt het persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Daartoe behoren begin, einde en duur van de dagelijkse werktijd, pauzes, overuren en afwezigheden zoals verlof of ziekte, daarnaast inloggegevens voor de app en eventueel de werklocatie. Al deze gegevens zijn aan een bepaalde persoon te koppelen en vallen daarom onder de gegevensbescherming.
Dat maakt de tijdregistratie niet problematisch. Het betekent alleen dat de werkgever als verwerkingsverantwoordelijke een aantal verplichtingen moet nakomen: een rechtsgrondslag, dataminimalisatie, bescherming tegen onbevoegde toegang, verwijdertermijnen en transparantie naar de werknemers.
Voor de verplichte registratie is doorgaans geen toestemming nodig. Werkgevers zijn tot registratie verplicht: algemeen sinds de beschikking van het Bundesarbeitsgericht (BAG, Duitse federale arbeidsrechtbank) van 13 september 2022, voor overwerk volgens § 16 lid 2 van de Arbeidstijdenwet (ArbZG) en in bepaalde branches en voor minijobbers volgens § 17 van de minimumloonwet (MiLoG). Meer hierover in de gids Tijdregistratieplicht.
Rechtsgrondslag is daarom art. 6 lid 1 sub c AVG (nakoming van een wettelijke verplichting), voor de loonadministratie daarnaast sub b (uitvoering van de arbeidsovereenkomst). De vroeger meestal genoemde § 26 BDSG (Duitse federale privacywet) geldt sinds een arrest van het Europees Hof van Justitie van 30 maart 2023 (C-34/21) nog maar beperkt als eigen grondslag. Toestemming zou in de arbeidsrelatie sowieso lastig zijn, omdat die vrijwillig moet zijn. Ze komt alleen in aanmerking voor extra functies die verder gaan dan de verplichting, bijvoorbeeld een vrijwillige profielfoto.
Dat is de meest gestelde praktische vraag, en het antwoord bestaat uit een paar concrete maatregelen. Art. 32 AVG vereist technische en organisatorische maatregelen die passend zijn voor het risico. Voor de tijdregistratie betekent dat:
Er mag alleen worden geregistreerd wat voor de tijdregistratie echt nodig is. Realtime locatiebepaling, heimelijke controle of verborgen tracking van gedrag horen hier niet thuis en zijn niet toegestaan.
Daarnaast geldt doelbinding. Gegevens die voor de registratie van de werktijd worden verzameld, dienen voor de werktijd en de loonadministratie, niet voor een verborgen prestatie- of gedragscontrole. Moet een analyse een ander doel dienen, dan heeft die een eigen grondslag nodig en moet die bij de werknemers bekend zijn.
Veel tijdregistratie-apps kunnen de locatie gebruiken. Voor de privacywetgeving is het verschil beslissend:
In elk geval moeten de werknemers vooraf weten of en wanneer de locatie wordt gecontroleerd. Is er een ondernemingsraad, dan hoort de functie in de bedrijfsovereenkomst.
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere categorieën persoonsgegevens volgens art. 9 AVG en worden extra beschermd. Voor de tijdregistratie volstaat het feit van de arbeidsongeschiktheid met begin en einde. De reden van de ziekte staat sowieso niet op de verklaring van arbeidsongeschiktheid voor de werkgever en hoort niet in de app.
In het rooster zou voor collega’s alleen “afwezig” zichtbaar moeten zijn, niet “ziek”. Wie welke soort afwezigheid ziet, regelt het rechtenmodel. Even gevoelig zijn gegevens uit het re-integratietraject (betriebliches Eingliederungsmanagement), die apart en alleen voor bevoegden worden bijgehouden, zoals in de gids Re-integratie beschreven.
Werktijdgegevens mogen alleen zo lang worden opgeslagen als nodig of wettelijk voorgeschreven is. De belangrijkste termijnen:
Na afloop van de betreffende termijn moeten de gegevens worden verwijderd. In de praktijk helpt een eenvoudig verwijderingsbeleid: dagwaarden na twee tot drie jaar, afgerekende maandwaarden na de fiscale termijn, gegevens van vertrokken medewerkers na afloop van alle termijnen. Dit is geen juridisch advies; laat het in individuele gevallen controleren.
Gebruikt een bedrijf tijdregistratiesoftware, dan verwerkt de aanbieder de personeelsgegevens in opdracht van de werkgever. Art. 28 AVG vereist daarvoor een Verwerkersovereenkomst. Die regelt welke gegevens voor welk doel worden verwerkt, welke technische en organisatorische maatregelen gelden, welke subverwerkers worden ingezet en dat de aanbieder de gegevens niet voor eigen doeleinden gebruikt.
Waar bedrijven op moeten letten: de verwerkersovereenkomst ligt er voordat echte gegevens worden ingevoerd. De subverwerkers worden met vestigingsplaats genoemd. En het is duidelijk hoe de gegevens bij het einde van de overeenkomst worden teruggegeven of verwijderd.
Is er een ondernemingsraad, dan heeft die bij de invoering van een elektronische tijdregistratie medezeggenschapsrecht volgens § 87 lid 1 nr. 6 van de Duitse wet op de bedrijfsorganisatie (BetrVG), omdat de software technisch geschikt is om gedrag of prestaties te controleren. Op het of van de tijdregistratie heeft de ondernemingsraad na de beschikking van het BAG geen invloed meer, wel op het hoe. Gebruikelijk is een bedrijfsovereenkomst die functies, toegangsrechten, analyses en verwijdertermijnen vastlegt. Meer hierover in de gids Rooster en ondernemingsraad.
Volgens art. 13 AVG moeten werknemers bij de invoering worden geïnformeerd. Een kort informatieblad volstaat meestal en beantwoordt: welke gegevens worden geregistreerd? Waarvoor? Wie heeft toegang? Welke aanbieder verwerkt ze en waar? Hoe lang worden ze bewaard? Welke rechten zijn er?
Tot deze rechten behoren inzage in de eigen gegevens, correctie van onjuiste gegevens en verwijdering na afloop van de termijnen. Een tijdregistratie waarin iedere persoon de eigen tijden, het eigen tijdsaldo en het eigen verlofsaldo altijd zelf ziet, vervult de behoefte aan inzage in de praktijk bijna vanzelf.
In Presio ziet iedere persoon alleen de eigen tijden, het eigen tijdsaldo en het eigen verlof. Teamleiders zien hun afdeling, personeelsdossiers blijven voorbehouden aan de leiding. Er wordt geklokt met een eigen toegang, in de browser of op de kiosktablet met een persoonlijke pincode. Correcties lopen via aanvragen met goedkeuring. Met de instelling “Alleen inklokken op de werklocatie” controleert Presio bij het klokken of iemand op de vastgelegde locatie is. Locatiebepaling tijdens de werktijd is er niet. De zelf-ziekmelding via de app kan per bedrijf of team worden uitgeschakeld. De gegevens van de app staan in een datacenter in de EU. Met klanten sluit Presio een verwerkersovereenkomst; de subverwerkers staan in de privacyverklaring.
Ja. De registratie is toegestaan als alleen de noodzakelijke gegevens worden verwerkt, er een rechtsgrondslag is, de gegevens beschermd zijn, er een verwerkersovereenkomst met de aanbieder is en de werknemers zijn geïnformeerd. Een app is daarbij vaak zuiniger met gegevens dan papieren lijsten die open in de pauzeruimte hangen.
Nee, niet voor de verplichte registratie. Die berust op art. 6 lid 1 sub c AVG, omdat de werkgever tot registratie verplicht is. Toestemming komt alleen in aanmerking voor vrijwillige extra functies.
Met eigen toegang voor iedere persoon, een rollen- en rechtenmodel, gelogde correcties, versleutelde overdracht, een aanbieder met verwerkersovereenkomst, een verwijderingsbeleid en het weglaten van gegevens die niemand nodig heeft, zoals diagnoses of permanente locatiebepaling.
Een controle op het moment van in- en uitklokken is doorgaans verdedigbaar als er een zakelijke reden is en de werknemers zijn geïnformeerd. Permanente locatiebepaling tijdens de werktijd is voor de tijdregistratie niet nodig en in principe niet toegestaan.
Nee, de eigen tijden en het tijdsaldo zijn alleen zichtbaar voor de persoon zelf en voor bevoegden zoals de teamleiding. In het rooster zien collega’s wie wanneer is ingedeeld of afwezig is, maar niet de reden van de afwezigheid.
Nee. Voor de tijdregistratie volstaat de arbeidsongeschiktheid met periode. De reden van de ziekte is een gezondheidsgegeven volgens art. 9 AVG en is voor de tijdregistratie niet nodig.
Registraties volgens § 16 lid 2 van de Arbeidstijdenwet (ArbZG) en § 17 van de minimumloonwet (MiLoG) minimaal twee jaar. Loon- en fiscaal relevante documenten zes tot tien jaar. Daarna moeten de gegevens worden verwijderd. Dit is geen juridisch advies; laat het in individuele gevallen controleren.
Over het of niet, want de registratieplicht bestaat sowieso. Over het hoe wel: bij een elektronische tijdregistratie heeft de ondernemingsraad medezeggenschapsrecht volgens § 87 lid 1 nr. 6 BetrVG, meestal geregeld in een bedrijfsovereenkomst.
Registreren, team aanmaken, beginnen - Presio gratis en vrijblijvend uitproberen, helemaal zonder creditcard.
Nu gratis uitproberen