Tijdregistratie is verplicht - maar het verwerkt gevoelige personeelsgegevens. Wat er privacyrechtelijk toe doet, compact uitgelegd.
Zodra je arbeidstijden registreert, verwerk je persoonsgegevens in de zin van de AVG. Daartoe behoren niet alleen begin, einde en duur van de dagelijkse arbeidstijd, maar ook pauzes, overuren en afwezigheden zoals verlof of ziekte. Deze gegevens zijn te herleiden tot individuele medewerkers - en vallen daarmee onder de privacyregels.
Dat betekent niet dat tijdregistratie problematisch is. Het betekent alleen: wie ze toepast, moet een paar fundamentele privacyverplichtingen naleven.
Voor de gegevensverwerking is altijd een rechtsgrondslag nodig. Bij tijdregistratie is dat in de regel ongecompliceerd: de verwerking is ter nakoming van de wettelijke Registratieplicht vereist en vindt plaats in het kader van het dienstverband.
Maatgevend zijn art. 6 AVG (rechtmatige verwerking, o.a. ter nakoming van wettelijke verplichtingen en ter uitvoering van de arbeidsovereenkomst) alsmede § 26 BDSG over gegevensverwerking in de arbeidscontext. Een afzonderlijke toestemming van de medewerkers is voor de verplichte registratie daarom in de regel niet nodig.
Verzamelen mag je alleen wat voor de tijdregistratie daadwerkelijk nodig is - niet meer. Realtime locatievolging, heimelijke bewaking of verborgen gedragstracking horen hier niet thuis en zijn privacyrechtelijk niet toegestaan.
Bovendien geldt doelbinding: gegevens die je verzamelt voor tijdregistratie mogen ook alleen daarvoor worden gebruikt - niet om er terloops prestaties of pauzegedrag mee te controleren. Transparantie naar de medewerkers hoort daarbij: zij moeten weten welke gegevens voor welk doel worden verzameld.
Arbeidstijdgegevens mogen slechts zo lang worden bewaard als nodig of wettelijk vereist is. Voor de registraties op grond van § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz geldt bijvoorbeeld een bewaartermijn van minstens twee jaar; uit loon- en belastingdocumenten kunnen langere termijnen voortvloeien. Na afloop van de betreffende termijn moeten de gegevens worden gewist.
Praktisch handig is een oplossing waarmee je gegevens netjes kunt exporteren en na afloop van de termijn gericht kunt verwijderen - zo houd je controle over wat hoe lang bewaard blijft.
Gebruik je voor de tijdregistratie software van een aanbieder, dan verwerkt deze aanbieder de personeelsgegevens in jouw opdracht. In dat geval vereist art. 28 AVG een Verwerkersovereenkomst tussen jou als verwerkingsverantwoordelijke werkgever en de aanbieder.
De AVG-verwerkersovereenkomst regelt onder meer welke gegevens voor welk doel worden verwerkt, welke technische en organisatorische beschermingsmaatregelen gelden en dat de aanbieder de gegevens niet voor eigen doeleinden gebruikt. Een serieuze aanbieder stelt je de verwerkersovereenkomst beschikbaar - bij Presio vind je die op de pagina Beveiliging.
De AVG geeft medewerkers concrete rechten. Daartoe behoort vooral het recht op inzage: medewerkers kunnen te weten komen welke gegevens over hen zijn opgeslagen en inzage vragen in hun eigen geregistreerde tijden. Daarnaast zijn er rechten op correctie van onjuiste gegevens en - binnen de wettelijke termijnen - op verwijdering.
Een tijdregistratie waarin medewerkers hun eigen uren op elk moment zelf kunnen inzien, vervult de inzagebehoefte praktisch vanzelf.
Ja. Het registreren van arbeidstijd is toegestaan als alleen de noodzakelijke gegevens worden verwerkt (begin, einde, pauzes), de verwerking op een rechtsgrond berust, de gegevens versleuteld binnen de EU worden opgeslagen en de werknemers hun rechten kunnen uitoefenen. Een verwerkersovereenkomst (AVV) met de aanbieder hoort daarbij.
Bewijsstukken over de arbeidstijd moeten volgens het Arbeitszeitgesetz doorgaans minstens twee jaar worden bewaard. Loon- en fiscaal relevante documenten zijn onderworpen aan langere handels- en fiscaalrechtelijke termijnen van zes tot tien jaar. Na afloop van de termijnen moeten de gegevens worden verwijderd (doelbinding). Dit is geen juridisch advies - laat het in individuele gevallen vakkundig toetsen.
Alleen wat voor de arbeidstijdregistratie noodzakelijk is: het begin van het werk, het einde van het werk en de pauzes, en indien nodig de werkplek. Elke verdergaande controle (bijv. voortdurende locatiebepaling) is uit het oogpunt van gegevensbescherming ontoelaatbaar. Het beginsel van dataminimalisatie geldt doorlopend.
Presio host uitsluitend in de EU, draagt versleuteld over en stelt je de verwerkersovereenkomst ter beschikking. Alle details vind je op de pagina Beveiliging. Bij de start tot 31.10.2026 gratis, zonder creditcard.
Presio gratis uitproberenRegistreren, team aanmaken, beginnen - Presio gratis en vrijblijvend uitproberen, helemaal zonder creditcard.
Nu gratis uitproberen