Meerdere roosters:
één bedrijf, veel afdelingen

Het probleem: één rooster voor alles of drie tools voor drie afdelingen

Wie meerdere afdelingen in één bedrijf plant, kent beide doodlopende wegen. De eerste: alles komt in één rooster. De post, de school en de administratie staan onder elkaar, de bezettingsregel telt dingen bij elkaar op die niet bij elkaar horen, en wie alleen de school plant, scrollt elke week langs veertig regels die hem niets aangaan.

De tweede: gescheiden tools per afdeling. De post heeft haar eigen software, de school een Excel-tabel, de kroeg een wandrooster. Elke afdeling is op zich overzichtelijk - maar de persoon die dinsdags lesgeeft en in het weekend op de ambulance zit, bestaat nu twee keer. Twee verlofsaldo's, twee urensaldi, twee logins, en niemand ziet dat diegene na de nachtdienst maandag om 8 uur voor de klas staat.

Wanneer meerdere roosters zinvol zijn

Niet elk bedrijf met twee afdelingen heeft twee roosters nodig. Keuken en bediening in hetzelfde restaurant werken op hetzelfde moment op dezelfde plek en worden door dezelfde persoon gepland - dat zijn twee werkplekken in één rooster. Een eigen rooster per afdeling loont als minstens twee punten van toepassing zijn:

• Eigen diensten en werkplekken: De bakkerij kent vroege dienst vanaf 3 uur, de kroeg middag en avond. Een 24-uursdienst van de post heeft in de school niets te zoeken.
• Andere tijden: De school plant volgens lesblokken, de post rond de klok in ploegendienst. Eén gezamenlijk rooster toont beide en helpt geen van beide.
• Andere planners: De leiding van de post plant de post, de schoolleiding de school. Ieder heeft zijn eigen rooster nodig zonder de regels van de ander - maar beiden moeten dezelfde persoon zien.
• Meerdere locaties: Twee filialen, twee ambulanceposten, twee vestigingen. De rooster voor meerdere locaties is hetzelfde geval: apart plannen, gezamenlijk beheren.

Wat de structuur moet kunnen

Om te voorkomen dat gescheiden roosters gescheiden werelden worden, heeft de software een duidelijke hiërarchie nodig: Rooster → werkplek → diensten. Het rooster is het kader dat een planner opent. Daarin liggen werkplekken zoals Ambulance 1, leslokaal of afdeling 3, en aan elke werkplek hangen de diensten die daar worden gedraaid. Daarbij moeten vier dingen zijn opgelost:

• Personen op een of meerdere roosters: De meeste medewerkers horen bij één afdeling. Sommige bij twee - de praktijkbegeleider die rijdt en lesgeeft, de bakker die zaterdags in de kroeg bijspringt. Ze verschijnen op beide roosters, maar als één persoon met één account.
• Werkplek op meerdere roosters: Sommige plekken worden door twee afdelingen gebruikt, bijvoorbeeld een trainingsruimte of de polikliniek, waar de afdeling en de spoedeisende hulp personeel naartoe sturen. Zo'n werkplek op meerdere roosters verschijnt onder elk ervan, met zijn diensten.
• Eén verlofsaldo, één tijdregistratie: Wie op twee roosters staat, heeft toch één verlofsaldo en één urensaldo. Verlof van de school is op de post zichtbaar als afwezigheid, de weekenduren tellen in hetzelfde saldo als de lesuren.
• Eén login: De persoon meldt zich één keer aan en ziet zijn diensten uit alle roosters in één lijst.

Verloop in vier stappen

1. Roosters aanmaken

Maak voor elke afdeling met eigen diensten, tijden of planners een rooster aan: „Ambulancepost”, „School”, „Bakkerij”, „Kroeg”. Minder is meer: twee tot vier roosters zijn in de meeste bedrijven het juiste aantal.

2. Werkplekken en diensten toewijzen

Wijs elk rooster zijn werkplekken toe en hang de diensten aan de plekken: Ambulance 1 met 24-uursdienst, leslokaal met ochtend en middag, bakkerij met vroege dienst vanaf 3 uur. Een plek die door twee afdelingen wordt gebruikt, krijgt beide roosters. Diensten zonder vaste werkplek, zoals oproepbereikbaarheid, wijzen jullie direct aan een rooster toe.

3. Personen toewijzen

Elke persoon hoort bij een of meerdere roosters. Dat hoort daar thuis waar jullie toch al de stamgegevens bijhouden - in het medewerkersformulier bij het aanmaken en in het personeelsdossier als er later iets verandert. Wie alleen op de post rijdt, krijgt de post; de praktijkbegeleider krijgt post en school en verschijnt in beide roosters, met één account.

4. Schakelaar in het rooster

In de praktijk heeft de planner alleen een schakelaar in het rooster nodig, waarmee hij tussen post en school wisselt. Personen, werkplekken, diensten en de bezettingsregel richten zich naar het gekozen rooster. Een persoon die op beide staat, verschijnt op beide; zijn afwezigheden en conflicten ook.

Voorbeelden uit de praktijk

Ambulancepost met ambulanceopleiding: De post rijdt rond de klok, de school geeft les volgens het lesrooster. Ambulancemedewerkers met een lesopdracht staan op beide roosters. De conflictcontrole moet over beide heen werken: wie zondagnacht op de wagen stond, mag maandag niet om 8 uur in het leslokaal staan. De rusttijd kent geen roostergrens.

Bakkerij met kroeg: De bakkerij begint om 3 uur, de kroeg sluit om middernacht. Twee roosters, twee planners, nauwelijks overlap - behalve de bakker die zaterdags in de bediening bijspringt, en de baas die beide in de gaten houdt. Zij schakelt om in plaats van twee tabellen te openen; de uren komen samen op één urensaldo, de DATEV-export blijft er één.

Kliniek met afdelingen en polikliniek: Elke afdeling plant zelf, de polikliniek ook. De poolmedewerker die op afdeling 2 of in de polikliniek wordt ingezet, staat op beide roosters. De polikliniek als werkplek ligt op haar eigen rooster en op dat van de afdeling die ze overdag mee bezet - in elk rooster telt de bezettingsregel alleen wat dat rooster aangaat. De jaarlijkse verlofplanning loopt toch voor het hele ziekenhuis in één overzicht, gegroepeerd per rooster.

Hoe Presio helpt bij meerdere roosters

Precies deze structuur hebben we in Presio gebouwd. Een organisatie kan meerdere roosters voeren, en al het andere blijft zoals het is:

• Meerdere roosters per organisatie: Jullie maken in „Roosters beheren” zoveel roosters aan als jullie bedrijf afdelingen heeft - post, school, bakkerij, kroeg, afdeling 1 tot en met 4.
• Schakelaar naast de snelle invoer: Op het tabblad Rooster kiezen jullie het actieve rooster direct naast de snelle invoer. Personen, werkplekken, diensten en de bezettingsregel volgen de keuze.
• Structuur rooster → werkplek → diensten: In „Diensten beheren” zien jullie per rooster de werkplekken en daaronder de diensten die daar worden gedraaid. Een dienst met werkplek volgt automatisch de roosters van zijn plek; alleen diensten zonder werkplek wijzen jullie zelf toe.
• Meervoudige toewijzing van werkplekken en personen: Een werkplek kan op meerdere roosters liggen en verschijnt onder elk ervan. Personen wijzen jullie in het medewerkersformulier of op het tabblad stamgegevens van het personeelsdossier toe aan een of meerdere roosters - een persoon, een account, zoveel roosters als nodig.
• Tellers en bezetting per rooster: De bezettingsregel en normwaarden rekenen per rooster. De school telt de post niet mee - maar rusttijd en afwezigheden van een persoon gelden over alle roosters heen.
• Alles in één account: Tijdregistratie, afwezigheden, jaarlijkse verlofplanning, loonexport en de app blijven één. Wie op twee roosters staat, klokt met één login, heeft één urensaldo en ziet zijn diensten uit beide roosters in één lijst.

Kortom: de Roostersoftware voor meerdere teams geeft elke afdeling zijn eigen rooster en behoudt de mens erachter als één persoon. Voor bedrijven met één afdeling verandert er niets - daar is precies één rooster.