Evidenca delovnega časa in GDPR:
Kaj moraš upoštevati

Beleženje delovnega časa obdeluje osebne podatke

Takoj ko evidentiraš delovni čas, obdeluješ osebne podatke v smislu GDPR. Sem sodijo ne samo začetek, konec in trajanje dnevnega delovnega časa, temveč tudi odmori, nadure in odsotnosti, kot sta dopust ali bolezen. Te podatke je mogoče pripisati posameznim zaposlenim - in zato zanje veljajo pravila varstva podatkov.

To ne pomeni, da je beleženje delovnega časa problematično. Pomeni le: kdor ga izvaja, mora upoštevati nekaj temeljnih obveznosti glede varstva podatkov.

Pravna podlaga

Za obdelavo podatkov je vedno potrebna pravna podlaga. Pri beleženju delovnega časa je to praviloma preprosto: obdelava je za izpolnitev zakonske obveznost beleženja potrebna in poteka v okviru delovnega razmerja.

Merodajna sta čl. 6 GDPR (zakonita obdelava, med drugim za izpolnitev pravnih obveznosti in izvajanje pogodbe o zaposlitvi) ter § 26 BDSG glede obdelave podatkov v kontekstu zaposlitve. Ločena privolitev zaposlenih za obvezno beleženje zato praviloma ni potrebna.

Najmanjši obseg podatkov in vezanost na namen

Zbirati smeš samo tisto, kar je za evidenco delovnega časa dejansko potrebno - nič več. Sledenje lokaciji v realnem času, skrivni nadzor ali prikrito spremljanje vedenja tu nimajo kaj iskati in so z vidika varstva podatkov nedopustni.

Poleg tega velja načelo namenske omejitve: podatke, ki jih zbiraš za evidenco delovnega časa, smeš uporabljati samo v ta namen - ne na primer za nadzor učinkovitosti ali odmorov. K temu sodi tudi preglednost do zaposlenih: vedeti morajo, kateri podatki se zbirajo in za kateri namen.

Hramba in izbris

Podatke o delovnem času je dovoljeno hraniti le tako dolgo, kot je potrebno ali zakonsko zahtevano. Za evidence po § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz velja na primer obdobje hrambe najmanj dveh let; iz plačne in davčne dokumentacije lahko izhajajo daljši roki. Po poteku posameznega roka je treba podatke izbrisati.

V praksi je koristna rešitev, s katero se podatki dajo urejeno izvoziti in po izteku roka ciljno izbrisati - tako obdržiš nadzor nad tem, kaj kako dolgo ostane shranjeno.

Pogodbena obdelava (pogodba o obdelavi)

Če za beleženje delovnega časa uporabljate programsko opremo nekega ponudnika, ta ponudnik obdeluje podatke o osebju po vašem naročilu. V tem primeru čl. 28 GDPR zahteva Pogodba o pogodbeni obdelavi med vami kot odgovornim delodajalcem in ponudnikom.

Pogodba o obdelavi podatkov (AVV) med drugim ureja, kateri podatki se obdelujejo in za kateri namen, kateri tehnični in organizacijski varnostni ukrepi veljajo ter da ponudnik podatkov ne uporablja za lastne namene. Resen ponudnik ti to pogodbo zagotovi - pri Presio jo najdeš na strani Varovanje.

Pravice zaposlenih

GDPR daje zaposlenim konkretne pravice. Med njimi je predvsem pravica do dostopa do podatkov: zaposleni lahko izvedo, kateri podatki o njih so shranjeni, in zahtevajo vpogled v svoje evidentirane ure. Poleg tega imajo pravico do popravka netočnih podatkov in - v okviru zakonskih rokov - do izbrisa.

Beleženje delovnega časa, pri katerem lahko zaposleni svoje ure kadar koli sami vidijo, potrebo po dostopu izpolnjuje praktično samo od sebe.