Evidentiranje delovnega časa je obvezno, pri tem pa nastajajo osebni podatki. Ta vodnik pojasnjuje, na kateri pravni podlagi temelji evidenca delovnega časa, kako delodajalci varujejo podatke svojih zaposlenih, kaj velja pri lokaciji in bolniških prijavah, kako dolgo se podatki hranijo in kdaj ima besedo svet delavcev. Na koncu je kontrolni seznam za uvedbo.
Takoj ko podjetje beleži delovni čas, obdeluje osebne podatke v smislu Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR). Mednje sodijo začetek, konec in trajanje dnevnega delovnega časa, odmori, nadure in odsotnosti, kot sta dopust ali bolezen, poleg tega podatki za dostop do aplikacije in po potrebi kraj dela. Vse te podatke je mogoče pripisati določeni osebi, zato zanje velja varstvo podatkov.
Zaradi tega evidenca delovnega časa ni problematična. Pomeni le, da mora delodajalec kot upravljavec izpolniti nekaj obveznosti: pravna podlaga, najmanjši obseg podatkov, zaščita pred nepooblaščenim dostopom, roki za brisanje in preglednost do zaposlenih.
Za obvezno evidentiranje soglasje praviloma ni potrebno. Delodajalci so dolžni voditi evidenco: na splošno od sklepa nemškega zveznega delovnega sodišča (BAG) z dne 13. 9. 2022, za nadurno delo po § 16(2) zakona o delovnem času (ArbZG) ter v določenih panogah in za delavce z minijobom po § 17 zakona o minimalni plači (MiLoG). Več o tem v članku Obveznost beleženja delovnega časa.
Pravna podlaga je zato člen 6(1)(c) GDPR (izpolnjevanje pravne obveznosti), za obračun plač dodatno točka (b) (izvajanje pogodbe o zaposlitvi). Prej najpogosteje navedeni § 26 BDSG (nemški zvezni zakon o varstvu podatkov) po sodbi Sodišča Evropske unije z dne 30. 3. 2023 (C-34/21) kot samostojna podlaga velja le še omejeno. Soglasje bi bilo v delovnem razmerju tako ali tako sporno, ker mora biti prostovoljno. Pride v poštev samo za dodatne funkcije, ki presegajo obveznost, na primer za prostovoljno profilno fotografijo.
To je najpogostejše praktično vprašanje, odgovor pa sestavlja nekaj konkretnih ukrepov. Člen 32 GDPR zahteva tehnične in organizacijske ukrepe, ki so primerni tveganju. Za evidenco delovnega časa to pomeni:
Beležiti je dovoljeno le tisto, kar je za evidenco delovnega časa res potrebno. Sledenje lokaciji v realnem času, skrivni nadzor ali prikrito spremljanje vedenja tu nimajo kaj iskati in so nedopustni.
Poleg tega velja omejitev namena. Podatki, zbrani za evidenco delovnega časa, služijo evidenci delovnega časa in obračunu plač, ne prikritemu nadzoru uspešnosti ali vedenja. Če naj analiza služi drugemu namenu, potrebuje lastno podlago in zaposleni morajo zanjo vedeti.
Številne aplikacije za evidenco delovnega časa lahko uporabljajo lokacijo. Z vidika varstva podatkov je odločilna razlika:
V vsakem primeru morajo zaposleni vnaprej vedeti, ali in kdaj se preverja lokacija. Če obstaja svet delavcev, sodi funkcija v sporazum s svetom delavcev.
Podatki o zdravju so posebne vrste osebnih podatkov po členu 9 GDPR in so posebej zaščiteni. Za evidenco delovnega časa zadošča dejstvo nezmožnosti za delo z začetkom in koncem. Razlog bolezni tako ali tako ni naveden na potrdilu o nezmožnosti za delo za delodajalca in ne sodi v aplikacijo.
V urniku naj sodelavci vidijo samo „odsoten“, ne „bolan“. Kdo vidi katero vrsto odsotnosti, določa koncept pravic. Podobno občutljivi so podatki iz postopka vrnitve na delo (BEM), ki se vodijo ločeno in samo za pooblaščene osebe, kot je v članku Vrnitev na delo podrobneje opisano.
Podatke o delovnem času je dovoljeno hraniti le tako dolgo, kot je potrebno ali zakonsko predpisano. Najpomembnejši roki:
Po izteku posameznega roka je treba podatke izbrisati. V praksi pomaga preprost koncept brisanja: dnevne vrednosti po dveh do treh letih, obračunane mesečne vrednosti po izteku davčnega roka, podatki nekdanjih zaposlenih po izteku vseh rokov. To ni pravno svetovanje, v posameznem primeru naj to preveri strokovnjak.
Če podjetje uporablja programsko opremo za evidenco delovnega časa, ponudnik obdeluje osebne podatke zaposlenih po naročilu delodajalca. Člen 28 GDPR za to zahteva sklenitev pogodbe: Pogodba o pogodbeni obdelavi. Ureja, kateri podatki se obdelujejo in za kakšen namen, kateri tehnični in organizacijski ukrepi veljajo, kateri podobdelovalci so vključeni in da ponudnik podatkov ne uporablja za lastne namene.
Na kaj naj bodo podjetja pozorna: pogodba o obdelavi podatkov je sklenjena, preden se vnesejo pravi podatki. Podobdelovalci so navedeni s sedežem. In jasno je, kako se podatki ob koncu pogodbe vrnejo ali izbrišejo.
Če obstaja svet delavcev, ima pri uvedbi elektronske evidence delovnega časa pravico do soodločanja po § 87(1), točka 6 zakona o ureditvi obratov (BetrVG), ker je programska oprema tehnično primerna za nadzor vedenja ali uspešnosti. Na to, ali se čas evidentira, po sklepu nemškega zveznega delovnega sodišča nima več vpliva, na to, kako, pa ga ima. Običajen je sporazum s svetom delavcev, ki določa funkcije, pravice dostopa, analize in roke za brisanje. Več o tem v članku Razpored in svet delavcev.
Po členu 13 GDPR morajo biti zaposleni ob uvedbi obveščeni. Običajno zadošča kratko obvestilo, ki odgovori na vprašanja: Kateri podatki se beležijo? Čemu? Kdo ima dostop? Kateri ponudnik jih obdeluje in kje? Kako dolgo se hranijo? Katere pravice obstajajo?
Med te pravice sodijo dostop do lastnih podatkov, popravek napačnih vnosov in izbris po izteku rokov. Evidenca delovnega časa, v kateri vsaka oseba kadar koli sama vidi svoje čase, svoj konto delovnega časa in stanje dopusta, v vsakdanu skoraj sama po sebi zadosti potrebi po informacijah.
V Presio vsaka oseba vidi samo svoje čase, svoj konto delovnega časa in svoj dopust. Vodje ekip vidijo svoje področje, osebni spisi ostanejo pridržani vodstvu. Evidentira se z lastnim dostopom, v brskalniku ali na kiosk tablici z osebno PIN kodo. Popravki potekajo prek vlog z odobritvijo. Z nastavitvijo „Prijava samo na kraju dela“ Presio ob evidentiranju preveri, ali je oseba na določenem kraju. Sledenja lokaciji med delovnim časom ni. Samoprijavo bolniške odsotnosti prek aplikacije je mogoče izklopiti za posamezno podjetje ali ekipo. Podatki aplikacije so shranjeni v podatkovnem centru v EU. S strankami Presio sklene pogodbo o obdelavi podatkov, podobdelovalci so navedeni v izjavi o varstvu podatkov.
Da. Evidentiranje je dopustno, če se obdelujejo samo potrebni podatki, obstaja pravna podlaga, so podatki zaščiteni, je s ponudnikom sklenjena pogodba o obdelavi podatkov in so zaposleni obveščeni. Aplikacija je pri tem pogosto varčnejša s podatki kot papirnati seznami, ki visijo na ogled v prostoru za odmor.
Ne, za obvezno evidentiranje ne. Temelji na členu 6(1)(c) GDPR, ker je delodajalec dolžan voditi evidenco. Soglasje pride v poštev samo za prostovoljne dodatne funkcije.
Z lastnimi dostopi za vsako osebo, konceptom vlog in pravic, beleženimi popravki, šifriranim prenosom, ponudnikom s pogodbo o obdelavi podatkov, konceptom brisanja in odpovedjo podatkom, ki jih nihče ne potrebuje, na primer diagnozam ali stalnemu sledenju lokaciji.
Občasno preverjanje ob prijavi in odjavi je praviloma sprejemljivo, če zanj obstaja stvarni razlog in so zaposleni obveščeni. Stalno sledenje lokaciji med delovnim časom za evidenco delovnega časa ni potrebno in je načeloma nedopustno.
Ne, lastne čase in konto delovnega časa vidijo samo oseba sama in pooblaščene osebe, na primer vodja ekipe. V urniku sodelavci vidijo, kdo je kdaj razporejen ali odsoten, ne pa razloga za odsotnost.
Ne. Za evidenco delovnega časa zadošča nezmožnost za delo z obdobjem. Razlog bolezni je podatek o zdravju po členu 9 GDPR in za evidenco delovnega časa ni potreben.
Zapisi po § 16(2) zakona o delovnem času (ArbZG) in § 17 zakona o minimalni plači (MiLoG) najmanj dve leti. Dokumentacija, pomembna za plače in davke, šest do deset let. Nato je treba podatke izbrisati. To ni pravno svetovanje, v posameznem primeru naj to preveri strokovnjak.
O tem, ali, ne, saj obveznost evidentiranja velja tako ali tako. O tem, kako, pa da: pri elektronski evidenci delovnega časa ima svet delavcev pravico do soodločanja po § 87(1), točka 6 BetrVG, običajno urejeno v sporazumu s svetom delavcev.
Registriraj se, ustvari ekipo, začni - preizkusi Presio brezplačno in nezavezujoče, povsem brez kreditne kartice.
Preizkusite zdaj brezplačno