Dochádzka a GDPR:
ako správne chrániť údaje

Evidencia času spracúva osobné údaje

Hneď ako firma eviduje pracovný čas, spracúva osobné údaje v zmysle všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR). Patrí sem začiatok, koniec a trvanie denného pracovného času, prestávky, nadčasy a absencie ako dovolenka či choroba, ďalej prihlasovacie údaje do aplikácie a prípadne miesto výkonu práce. Všetky tieto údaje sa dajú priradiť konkrétnej osobe, a preto podliehajú ochrane osobných údajov.

Evidencia pracovného času tým nie je problematická. Znamená to len, že zamestnávateľ ako prevádzkovateľ musí splniť niekoľko povinností: právny základ, minimalizácia údajov, ochrana pred neoprávneným prístupom, lehoty na výmaz a transparentnosť voči zamestnancom.

Právny základ: kedy je potrebný súhlas?

Na povinnú evidenciu spravidla nie je potrebný súhlas. Zamestnávatelia sú povinní záznamy viesť: všeobecne od uznesenia Spolkového pracovného súdu (BAG) z 13.09.2022, pri práci nadčas podľa § 16 ods. 2 zákona o pracovnom čase (ArbZG) a v určitých odvetviach, ako aj pri minijobberoch podľa § 17 zákona o minimálnej mzde (MiLoG). Viac o tom v článku Povinnosť evidencie času.

Právnym základom je preto čl. 6 ods. 1 písm. c GDPR (splnenie zákonnej povinnosti), pri spracovaní miezd navyše písm. b (plnenie pracovnej zmluvy). Predtým najčastejšie uvádzaný § 26 BDSG (nemecký spolkový zákon o ochrane údajov) platí od rozsudku Súdneho dvora EÚ z 30.03.2023 (C-34/21) ako samostatný základ už len obmedzene. Súhlas by bol v pracovnom pomere aj tak problematický, pretože musí byť dobrovoľný. Prichádza do úvahy len pri doplnkových funkciách nad rámec povinnosti, napríklad pri dobrovoľnej profilovej fotke.

Ako chrániť osobné údaje pri evidencii pracovného času?

Toto je najčastejšia praktická otázka a odpoveď tvorí niekoľko konkrétnych opatrení. Čl. 32 GDPR vyžaduje technické a organizačné opatrenia primerané riziku. Pre evidenciu pracovného času to znamená:

• Každý vidí len to, čo potrebuje. Zamestnanci vidia svoje vlastné časy, vedúci tímov svoj úsek, personálny spis zostáva vyhradený vedeniu. Koncept rolí a oprávnení je povinnosť, nie komfort.
• Vlastné prístupy namiesto spoločného konta. Každá osoba pípa s vlastným prihlásením alebo vlastným PIN kódom. Pri spoločnom konte „Kuchyňa“ už neskôr nie je jasné, kto čo zadal.
• Zmeny dohľadateľné. Opravy prebiehajú cez žiadosť so schválením a zaznamenávajú sa do protokolu. To chráni zamestnancov pred tichými zmenami a firmu pri kontrole.
• Šifrovaný prenos a ukladanie. Spojenie prebieha cez HTTPS, údaje sú uložené u poskytovateľa s jasnými bezpečnostnými opatreniami a so zmluvou o spracúvaní osobných údajov.
• Poznať miesto uloženia. Pri uložení v EÚ platí GDPR priamo. Pri poskytovateľoch so sídlom alebo so subdodávateľmi mimo EÚ je na prenos potrebný dodatočný základ, napríklad rámec EU-US Data Privacy Framework alebo štandardné zmluvné doložky.
• Žiadne zdravotné údaje, ktoré nikto nepotrebuje. Na hlásenie PN stačí „práceneschopný“ s obdobím. Diagnózy do evidencie pracovného času nepatria (viac nižšie).
• Zabezpečiť zariadenia vo firme. Kiosk tablet vo firme zobrazuje len dochádzkové hodiny, žiadne osobné údaje. Počítače v administratíve sú zamknuté, keď pri nich nikto nesedí.
• Mazanie podľa plánu. Koncept výmazu určuje, kedy sa vymažú časy, absencie a údaje bývalých zamestnancov (pozri Uchovávanie).
• Kto má prístup, je zaviazaný. Osoby s prístupom k personálnym údajom sú zaviazané mlčanlivosťou a poznajú pravidlá.

Minimalizácia údajov a obmedzenie účelu

Zaznamenávať sa smie len to, čo je na evidenciu pracovného času skutočne potrebné. Sledovanie polohy v reálnom čase, tajné monitorovanie či skryté sledovanie správania sem nepatria a sú neprípustné.

Okrem toho platí obmedzenie účelu. Údaje zbierané na evidenciu pracovného času slúžia na evidenciu pracovného času a na výpočet miezd, nie na skrytú kontrolu výkonu alebo správania. Ak má vyhodnotenie slúžiť inému účelu, potrebuje vlastný právny základ a zamestnanci o ňom musia vedieť.

Poloha a GPS: čo je dovolené?

Mnohé aplikácie na evidenciu pracovného času dokážu využívať polohu. Z hľadiska ochrany údajov je rozhodujúci rozdiel:

• Jednorazová kontrola pri pípnutí je spravidla prijateľná, ak na ňu existuje vecný dôvod, napríklad na stavbách alebo pri striedajúcich sa miestach nasadenia. Najšetrnejší k údajom je geofence, ktorý len overí, či je osoba na pracovisku, bez ukladania trasy.
• Nepretržité sledovanie polohy počas pracovného času je monitorovanie a je prípustné len vo veľmi úzkych výnimkách. Na evidenciu pracovného času nie je potrebné.

V každom prípade musia zamestnanci vopred vedieť, či a kedy sa poloha overuje. Ak existuje zamestnanecká rada, funkcia patrí do podnikovej dohody.

Choroba a absencie: zdravotné údaje

Údaje o zdraví patria medzi osobitné kategórie osobných údajov podľa čl. 9 GDPR a sú mimoriadne chránené. Na evidenciu pracovného času stačí samotná skutočnosť pracovnej neschopnosti so začiatkom a koncom. Dôvod choroby aj tak nie je uvedený na potvrdení o pracovnej neschopnosti pre zamestnávateľa a do aplikácie nepatrí.

V rozpise zmien by kolegovia mali vidieť len „neprítomný“, nie „chorý“. Kto vidí aký typ absencie, určuje koncept oprávnení. Podobne citlivé sú údaje z podnikového manažmentu návratu do práce (BEM), ktoré sa vedú oddelene a len pre oprávnené osoby, ako je to v článku Návrat do práce podrobne opísané.

Uchovávanie a výmaz

Údaje o pracovnom čase sa smú uchovávať len tak dlho, ako je to potrebné alebo ako to predpisuje zákon. Najdôležitejšie lehoty:

• Dva roky pre záznamy o práci nadčas podľa § 16 ods. 2 zákona o pracovnom čase (ArbZG) a pre záznamy podľa § 17 zákona o minimálnej mzde (MiLoG), teda pre minijobberov a pre odvetvia ako gastronómia, stavebníctvo alebo upratovanie budov.
• Až šesť, resp. desať rokov pre podklady relevantné pre mzdové účtovníctvo a dane (§ 147 daňového poriadku AO, § 257 Obchodného zákonníka HGB). Týka sa to predovšetkým zúčtovaných mesačných hodnôt.

Po uplynutí príslušnej lehoty sa údaje musia vymazať. V praxi pomáha jednoduchý koncept výmazu: denné hodnoty po dvoch až troch rokoch, zúčtované mesačné hodnoty po uplynutí daňovej lehoty, údaje bývalých zamestnancov po uplynutí všetkých lehôt. Nejde o právne poradenstvo, v konkrétnom prípade si to nechaj overiť.

Spracúvanie sprostredkovateľom: zmluva s poskytovateľom softvéru

Ak firma používa softvér na evidenciu pracovného času, poskytovateľ spracúva personálne údaje v mene zamestnávateľa. Čl. 28 GDPR na to vyžaduje uzavretie zmluvy: Zmluva o spracúvaní osobných údajov (AVV). Upravuje, aké údaje sa spracúvajú a na aký účel, aké technické a organizačné opatrenia platia, akí subdodávatelia sa zapájajú a že poskytovateľ údaje nepoužíva na vlastné účely.

Na čo by firmy mali dbať: zmluva o spracúvaní osobných údajov je uzavretá skôr, než sa zadajú skutočné údaje. Subdodávatelia sú uvedení aj so sídlom. A je jasné, ako sa údaje pri skončení zmluvy vrátia alebo vymažú.

Zamestnanecká rada a spolurozhodovanie

Ak existuje zamestnanecká rada, má pri zavádzaní elektronickej evidencie pracovného času právo spolurozhodovať podľa § 87 ods. 1 bod 6 zákona o podnikovej ústave (BetrVG), pretože softvér je technicky spôsobilý monitorovať správanie alebo výkon. Na to, či sa pracovný čas eviduje, už podľa uznesenia Spolkového pracovného súdu vplyv nemá, na to, ako, však áno. Zvyčajná je podniková dohoda, ktorá určuje funkcie, prístupové práva, vyhodnotenia a lehoty na výmaz. Viac o tom v článku Rozpis zmien a zamestnanecká rada.

Transparentnosť: čo musia zamestnanci vedieť

Podľa čl. 13 GDPR musia byť zamestnanci pri zavedení informovaní. Väčšinou stačí krátky informačný list, ktorý odpovedá: Aké údaje sa zaznamenávajú? Na čo? Kto má k nim prístup? Ktorý poskytovateľ ich spracúva a kde? Ako dlho sa uchovávajú? Aké práva existujú?

K týmto právam patrí prístup k vlastným údajom, oprava nesprávnych záznamov a výmaz po uplynutí lehôt. Evidencia pracovného času, v ktorej každá osoba kedykoľvek sama vidí svoje časy, svoje konto času a stav svojej dovolenky, napĺňa potrebu informácií v bežnej praxi takmer sama.

Kontrolný zoznam: zavedenie evidencie pracovného času v súlade s ochranou údajov

• Právny základ zdokumentovaný (čl. 6 ods. 1 písm. c a b GDPR), žiadny súhlas pri povinnej evidencii.
• Len potrebné údaje: začiatok, koniec, prestávky, v prípade potreby miesto výkonu práce, žiadne nepretržité sledovanie polohy.
• Vlastný prístup alebo PIN pre každú osobu, žiadne spoločné konto.
• Roly a oprávnenia: vlastné časy pre všetkých, úsek pre vedúcich tímov, personálny spis pre vedenie.
• Choroba len ako absencia, bez diagnózy, pre kolegov len „neprítomný“.
• Opravy cez žiadosť a schválenie, zmeny zaprotokolované.
• Zmluva o spracúvaní osobných údajov s poskytovateľom uzavretá, subdodávatelia a miesto uloženia známe.
• Koncept výmazu s lehotami podľa ArbZG, MiLoG a daňového poriadku (AO).
• Informačný list pre zamestnancov podľa čl. 13 GDPR.
• Podniková dohoda, ak existuje zamestnanecká rada.
• Evidencia pracovného času zapísaná v zázname o spracovateľských činnostiach (čl. 30 GDPR).

Ako to rieši Presio

V Presio vidí každá osoba len svoje vlastné časy, svoje konto času a svoju dovolenku. Vedúci tímov vidia svoj úsek, personálne spisy zostávajú vyhradené vedeniu. Pípa sa s vlastným prístupom, v prehliadači alebo na kiosk tablete s osobným PIN kódom. Opravy prebiehajú cez žiadosti so schválením. S nastavením „Pípnuť príchod len na pracovisku“ Presio pri pípnutí overí, či je osoba na zadanom mieste. Sledovanie polohy počas pracovného času neexistuje. Samohlásenie PN cez aplikáciu sa dá vypnúť pre každú firmu alebo tím. Údaje aplikácie sú uložené v dátovom centre v EÚ. So zákazníkmi Presio uzatvára zmluvu o spracúvaní osobných údajov, subdodávatelia sú uvedení v dokumente Zásady ochrany osobných údajov.

Časté otázky

Je evidencia pracovného času cez aplikáciu v súlade s GDPR?

Áno. Evidencia je prípustná, ak sa spracúvajú len potrebné údaje, existuje právny základ, údaje sú chránené, s poskytovateľom je uzavretá zmluva o spracúvaní osobných údajov a zamestnanci sú informovaní. Aplikácia je pritom často šetrnejšia k údajom ako papierové zoznamy, ktoré visia voľne v miestnosti na oddych.

Je na evidenciu pracovného času potrebný súhlas zamestnancov?

Nie, pri povinnej evidencii nie. Tá sa opiera o čl. 6 ods. 1 písm. c GDPR, pretože zamestnávateľ je povinný záznamy viesť. Súhlas prichádza do úvahy len pri dobrovoľných doplnkových funkciách.

Ako chrániť osobné údaje pri evidencii pracovného času?

Vlastnými prístupmi pre každú osobu, konceptom rolí a oprávnení, zaprotokolovanými opravami, šifrovaným prenosom, poskytovateľom so zmluvou o spracúvaní osobných údajov, konceptom výmazu a tým, že sa nezbierajú údaje, ktoré nikto nepotrebuje, napríklad diagnózy alebo nepretržité sledovanie polohy.

Smie zamestnávateľ pri pípnutí zaznamenávať polohu?

Jednorazová kontrola pri pípnutí príchodu a odchodu je spravidla prijateľná, ak na ňu existuje vecný dôvod a zamestnanci sú informovaní. Nepretržité sledovanie polohy počas pracovného času nie je na evidenciu pracovného času potrebné a je zásadne neprípustné.

Môžu kolegovia vidieť môj pracovný čas?

Nie, vlastné časy a konto času vidí len samotná osoba a oprávnené osoby, napríklad vedúci tímu. V rozpise zmien kolegovia vidia, kto je kedy naplánovaný alebo neprítomný, ale nie dôvod neprítomnosti.

Smie byť v evidencii pracovného času uvedené, prečo je niekto chorý?

Nie. Na evidenciu pracovného času stačí pracovná neschopnosť s obdobím. Dôvod choroby je údaj o zdraví podľa čl. 9 GDPR a na evidenciu pracovného času nie je potrebný.

Ako dlho sa musia údaje o evidencii pracovného času uchovávať?

Záznamy podľa § 16 ods. 2 zákona o pracovnom čase (ArbZG) a § 17 zákona o minimálnej mzde (MiLoG) najmenej dva roky. Mzdové a daňovo relevantné podklady šesť až desať rokov. Potom sa údaje musia vymazať. Nejde o právne poradenstvo, v konkrétnom prípade si to nechaj overiť.

Musí zamestnanecká rada s evidenciou pracovného času súhlasiť?

O tom, či sa eviduje, nie, pretože povinnosť záznamov platí tak či tak. O tom, ako, áno: pri elektronickej evidencii pracovného času má zamestnanecká rada právo spolurozhodovať podľa § 87 ods. 1 bod 6 BetrVG, väčšinou upravené v podnikovej dohode.