Dochádzka a GDPR:
Na čo si musíš dať pozor

Evidencia času spracúva osobné údaje

Akonáhle eviduješ pracovný čas, spracúvaš osobné údaje v zmysle GDPR. Patrí sem nielen začiatok, koniec a trvanie dennej pracovnej doby, ale aj prestávky, nadčasy a absencie ako dovolenka alebo choroba. Tieto dáta sa dajú priradiť konkrétnym zamestnancom - a preto podliehajú pravidlám ochrany osobných údajov.

Neznamená to, že evidencia času je problematická. Znamená to len: kto ju vykonáva, musí dodržať niekoľko základných povinností ochrany údajov.

Právny základ

Na spracúvanie údajov je vždy potrebný právny základ. Pri evidencii času to spravidla nie je zložité: spracúvanie je na splnenie zákonnej Povinnosť zaznamenávania potrebné a uskutočňuje sa v rámci pracovného pomeru.

Rozhodujúce sú čl. 6 GDPR (zákonné spracúvanie, o. i. na splnenie právnych povinností a na plnenie pracovnej zmluvy), ako aj § 26 BDSG k spracúvaniu údajov v kontexte zamestnania. Osobitný súhlas zamestnancov preto pri povinnej evidencii spravidla nie je potrebný.

Minimalizácia údajov a viazanosť účelom

Zbierať smieš iba to, čo je pre evidenciu pracovného času naozaj potrebné - nič viac. Sledovanie polohy v reálnom čase, skryté monitorovanie alebo utajené sledovanie správania sem nepatria a z hľadiska ochrany osobných údajov sú neprípustné.

Okrem toho platí zásada účelového obmedzenia: dáta, ktoré zbieraš na evidenciu pracovného času, smú byť použité iba na tento účel - nie napríklad na to, aby si popri tom kontroloval výkon alebo správanie sa počas prestávok. K tomu patrí aj transparentnosť voči zamestnancom: mali by vedieť, aké dáta sa zbierajú a na aký účel.

Uchovávanie a výmaz

Údaje o pracovnom čase sa smú uchovávať len tak dlho, ako je to potrebné alebo zákonom vyžadované. Pre záznamy podľa § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz platí napríklad lehota uchovávania najmenej dvoch rokov; z mzdových a daňových dokladov môžu vyplývať dlhšie lehoty. Po uplynutí príslušnej lehoty sa údaje musia vymazať.

Prakticky pomáha riešenie, s ktorým sa dajú dáta čisto exportovať a po uplynutí lehoty cielene vymazať - tak si zachováš kontrolu nad tým, čo a ako dlho zostáva uložené.

Sprostredkovanie spracúvania (AVV)

Ak na evidenciu času používaš softvér nejakého poskytovateľa, tento poskytovateľ spracúva personálne údaje na tvoj príkaz. V takom prípade čl. 28 GDPR vyžaduje Zmluva o spracúvaní osobných údajov (AVV) medzi tebou ako zodpovedným zamestnávateľom a poskytovateľom.

Zmluva o spracovaní osobných údajov (AVV) upravuje okrem iného, aké dáta sa na aký účel spracúvajú, aké technické a organizačné opatrenia platia a že poskytovateľ dáta nepoužíva na vlastné účely. Seriózny poskytovateľ ti túto zmluvu poskytne - v Presio ju nájdeš na stránke Bezpečnosť.

Práva zamestnancov

GDPR dáva zamestnancom konkrétne práva. Patrí sem predovšetkým právo na informácie: zamestnanci sa môžu dozvedieť, aké dáta sú o nich uložené, a žiadať nahliadnutie do vlastných zaznamenaných časov. K tomu pristupujú práva na opravu nesprávnych údajov a - v rámci zákonných lehôt - na vymazanie.

Evidencia času, v ktorej zamestnanci kedykoľvek vidia vlastné hodiny sami, prakticky sama napĺňa potrebu informovanosti.