Att registrera arbetstid är obligatoriskt, och då uppstår personuppgifter. Den här guiden förklarar vilken rättslig grund tidrapporteringen vilar på, hur arbetsgivare skyddar sina anställdas uppgifter, vad som gäller för plats och sjukanmälningar, hur länge uppgifterna sparas och när företagsrådet har ett ord med i laget. Sist finns en checklista för införandet.
Så snart en verksamhet registrerar arbetstider behandlar den personuppgifter i den mening som avses i dataskyddsförordningen (GDPR). Hit hör början, slut och längd på den dagliga arbetstiden, raster, övertid och frånvaro som semester eller sjukdom, dessutom inloggningsuppgifter till appen och i förekommande fall arbetsplatsen. Alla dessa uppgifter kan kopplas till en viss person och omfattas därför av dataskyddet.
Det gör inte tidrapporteringen problematisk. Det innebär bara att arbetsgivaren som personuppgiftsansvarig måste uppfylla några skyldigheter: en rättslig grund, uppgiftsminimering, skydd mot obehörig åtkomst, raderingsfrister och öppenhet gentemot de anställda.
För den obligatoriska registreringen krävs i regel inget samtycke. Arbetsgivare är skyldiga att registrera: generellt sedan beslutet från den tyska federala arbetsdomstolen (BAG) den 13 september 2022, för mertid enligt § 16 st. 2 i arbetstidslagen (ArbZG) och i vissa branscher samt för minijobbare enligt § 17 i minimilönelagen (MiLoG). Mer om detta i guiden Registreringsplikt.
Rättslig grund är därför art. 6.1 c GDPR (fullgörande av en rättslig förpliktelse), för lönehanteringen dessutom led b (fullgörande av anställningsavtalet). Den tidigare oftast nämnda § 26 BDSG (tyska federala dataskyddslagen) gäller sedan en dom från EU-domstolen den 30 mars 2023 (C-34/21) bara i begränsad omfattning som egen grund. Samtycke vore ändå känsligt i ett anställningsförhållande, eftersom det måste vara frivilligt. Det kommer bara i fråga för tilläggsfunktioner som går utöver skyldigheten, till exempel ett frivilligt profilfoto.
Det är den vanligaste praktiska frågan, och svaret består av ett fåtal konkreta åtgärder. Art. 32 GDPR kräver tekniska och organisatoriska åtgärder som står i proportion till risken. För tidrapporteringen innebär det:
Bara det som verkligen behövs för tidrapporteringen får registreras. Positionering i realtid, hemlig övervakning eller dold spårning av beteende har inget här att göra och är otillåtet.
Dessutom gäller ändamålsbegränsning. Uppgifter som samlas in för tidrapporteringen används för arbetstid och lönehantering, inte för dold kontroll av prestation eller beteende. Ska en analys tjäna ett annat syfte behöver den en egen grund och måste vara känd för de anställda.
Många tidrapporteringsappar kan använda platsen. Ur dataskyddssynpunkt är skillnaden avgörande:
De anställda måste i varje fall i förväg veta om och när platsen kontrolleras. Finns det ett företagsråd hör funktionen hemma i företagsavtalet.
Uppgifter om hälsa hör till de särskilda kategorierna av personuppgifter enligt art. 9 GDPR och är särskilt skyddade. För tidrapporteringen räcker själva arbetsoförmågan med början och slut. Sjukdomsorsaken står ändå inte på arbetsgivarens exemplar av intyget om arbetsoförmåga och hör inte hemma i appen.
I schemat bör kollegor bara se ”frånvarande”, inte ”sjuk”. Vem som ser vilken frånvarotyp regleras av behörighetsmodellen. Lika känsliga är uppgifter från den arbetsplatsinriktade rehabiliteringen (BEM), som förs separat och bara för behöriga, som guiden Rehabilitering beskriver.
Arbetstidsuppgifter får bara sparas så länge det behövs eller är lagstadgat. De viktigaste fristerna:
När respektive frist har löpt ut ska uppgifterna raderas. I praktiken hjälper en enkel raderingsplan: dagsvärden efter två till tre år, avräknade månadsvärden efter den skatterättsliga fristen, uppgifter om tidigare anställda när alla frister har löpt ut. Detta är ingen juridisk rådgivning, låt det kontrolleras i det enskilda fallet.
Om en verksamhet använder ett tidrapporteringsprogram behandlar leverantören personaluppgifterna på arbetsgivarens uppdrag. Art. 28 GDPR kräver för detta ett Personuppgiftsbiträdesavtal. Det reglerar vilka uppgifter som behandlas och i vilket syfte, vilka tekniska och organisatoriska åtgärder som gäller, vilka underbiträden som anlitas och att leverantören inte använder uppgifterna för egna syften.
Det här bör verksamheter tänka på: PuB-avtalet finns innan riktiga uppgifter matas in. Underbiträdena anges med säte. Och det är klart hur uppgifterna lämnas tillbaka eller raderas när avtalet upphör.
Finns det ett företagsråd har det vid införandet av en elektronisk tidrapportering medbestämmanderätt enligt § 87 st. 1 nr 6 i lagen om företagsorganisation (BetrVG), eftersom programvaran tekniskt sett kan övervaka beteende eller prestation. Över om tiden ska registreras har det enligt beslutet från den tyska federala arbetsdomstolen inte längre något inflytande, men väl över hur. Vanligt är ett företagsavtal som fastställer funktioner, åtkomsträttigheter, analyser och raderingsfrister. Mer om detta i guiden Schema och facklig samverkan.
Enligt art. 13 GDPR måste de anställda informeras vid införandet. Ett kort informationsblad räcker oftast och besvarar: Vilka uppgifter registreras? Varför? Vem har åtkomst? Vilken leverantör behandlar dem och var? Hur länge sparas de? Vilka rättigheter finns?
Till dessa rättigheter hör tillgång till de egna uppgifterna, rättelse av felaktiga poster och radering när fristerna har löpt ut. En tidrapportering där varje person när som helst själv ser sina tider, sitt tidkonto och sitt semestersaldo uppfyller informationsbehovet i vardagen nästan av sig själv.
I Presio ser varje person bara sina egna tider, sitt tidkonto och sin semester. Teamledare ser sitt område, personalakter förbehålls ledningen. Man stämplar med egen inloggning, i webbläsaren eller på kiosk-plattan med personlig PIN-kod. Korrigeringar går via ansökningar med godkännande. Med inställningen ”Stämpla in endast på arbetsplatsen” kontrollerar Presio vid stämplingen om personen befinner sig på den angivna platsen. Någon positionering under arbetstiden finns inte. Självrapporterad sjukanmälan via appen kan stängas av per företag eller team. Appens uppgifter lagras i ett datacenter i EU. Med kunder ingår Presio ett personuppgiftsbiträdesavtal, underbiträdena anges i integritetspolicyn.
Ja. Registreringen är tillåten om bara nödvändiga uppgifter behandlas, det finns en rättslig grund, uppgifterna är skyddade, det finns ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören och de anställda är informerade. En app är ofta mer dataminimerande än papperslistor som hänger öppet i personalrummet.
Nej, inte för den obligatoriska registreringen. Den grundar sig på art. 6.1 c GDPR, eftersom arbetsgivaren är skyldig att registrera. Samtycke kommer bara i fråga för frivilliga tilläggsfunktioner.
Med egna inloggningar för varje person, en roll- och behörighetsmodell, loggade korrigeringar, krypterad överföring, en leverantör med personuppgiftsbiträdesavtal, en raderingsplan och genom att avstå från uppgifter som ingen behöver, till exempel diagnoser eller kontinuerlig positionering.
En punktvis kontroll vid in- och utstämpling är i regel försvarbar om det finns ett sakligt skäl och de anställda är informerade. Kontinuerlig positionering under arbetstiden behövs inte för tidrapporteringen och är i princip otillåten.
Nej, de egna tiderna och tidkontot är bara synliga för personen själv och för behöriga som teamledaren. I schemat ser kollegor vem som är inplanerad eller frånvarande när, men inte orsaken till frånvaron.
Nej. För tidrapporteringen räcker arbetsoförmågan med period. Sjukdomsorsaken är en hälsouppgift enligt art. 9 GDPR och behövs inte för tidrapporteringen.
Registreringar enligt § 16 st. 2 i arbetstidslagen (ArbZG) och § 17 i minimilönelagen (MiLoG) minst två år. Löne- och skatterelevanta underlag sex till tio år. Därefter ska uppgifterna raderas. Detta är ingen juridisk rådgivning, låt det kontrolleras i det enskilda fallet.
Över om inte, eftersom skyldigheten att registrera gäller ändå. Över hur däremot: vid elektronisk tidrapportering har företagsrådet medbestämmanderätt enligt § 87 st. 1 nr 6 BetrVG, oftast reglerat i ett företagsavtal.
Registrera dig, lägg upp teamet, kör igång - testa Presio kostnadsfritt och utan förpliktelser, helt utan kreditkort.
Testa gratis nu