Evidencija radnog vremena i GDPR:
pravilna provedba zaštite podataka

Evidencija radnog vremena obrađuje osobne podatke

Čim tvrtka evidentira radno vrijeme, obrađuje osobne podatke u smislu Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR). Tu spadaju početak, kraj i trajanje dnevnog radnog vremena, stanke, prekovremeni sati i izostanci poput godišnjeg odmora ili bolovanja, kao i pristupni podaci za aplikaciju te, ovisno o slučaju, mjesto rada. Svi se ti podaci mogu pripisati određenoj osobi i stoga podliježu zaštiti podataka.

To evidenciju radnog vremena ne čini problematičnom. To samo znači da poslodavac kao voditelj obrade mora ispuniti nekoliko obveza: pravnu osnovu, smanjenje količine podataka, zaštitu od neovlaštenog pristupa, rokove brisanja i transparentnost prema zaposlenicima.

Pravna osnova: kada je potrebna privola?

Za obveznu evidenciju u pravilu nije potrebna privola. Poslodavci su obvezni voditi evidenciju: općenito od odluke Saveznog radnog suda od 13. rujna 2022., za prekovremeni rad prema § 16 st. 2 Zakona o radnom vremenu te u određenim djelatnostima i za minijobere prema § 17 Zakona o minimalnoj plaći. Više o tome u vodiču Obveza evidencije radnog vremena.

Pravna osnova stoga je čl. 6. st. 1. t. c GDPR-a (ispunjenje pravne obveze), a za obračun plaća dodatno t. b (izvršenje ugovora o radu). Ranije najčešće navođeni § 26 BDSG (njemački Savezni zakon o zaštiti podataka) od presude Suda Europske unije od 30. ožujka 2023. (C-34/21) vrijedi samo ograničeno kao samostalna osnova. Privola bi u radnom odnosu ionako bila problematična jer mora biti dobrovoljna. Dolazi u obzir samo za dodatne funkcije koje nadilaze obvezu, primjerice dobrovoljnu profilnu fotografiju.

Kako zaštititi osobne podatke pri evidenciji radnog vremena?

To je najčešće praktično pitanje, a odgovor se sastoji od nekoliko konkretnih mjera. Čl. 32. GDPR-a zahtijeva tehničke i organizacijske mjere primjerene riziku. Za evidenciju radnog vremena to znači:

• Svatko vidi samo ono što mu treba. Zaposlenici vide svoja vremena, voditelji timova svoje područje, a personalni dosje ostaje pridržan upravi. Koncept uloga i ovlasti obveza je, a ne pogodnost.
• Vlastiti pristupi umjesto zajedničkog računa. Svaka osoba evidentira vrijeme vlastitom prijavom ili vlastitim PIN-om. Zajednički račun „Kuhinja” naknadno čini nejasnim tko je što unio.
• Izmjene koje se mogu pratiti. Ispravci idu putem zahtjeva s odobrenjem i bilježe se. To štiti zaposlenike od tihih izmjena, a tvrtku pri inspekciji.
• Šifrirani prijenos i pohrana. Veza ide preko HTTPS-a, a podaci se nalaze kod pružatelja s jasnim sigurnosnim mjerama i ugovorom o obradi podataka.
• Poznato mjesto pohrane. Kod pohrane u EU-u GDPR se primjenjuje izravno. Kod pružatelja sa sjedištem ili podizvršiteljima izvan EU-a potrebna je dodatna osnova za prijenos, primjerice EU-US Data Privacy Framework ili standardne ugovorne klauzule.
• Nema zdravstvenih podataka koji nikome ne trebaju. Za bolovanje je dovoljno „nesposoban za rad” s razdobljem. Dijagnoze ne pripadaju u evidenciju radnog vremena (više o tome u nastavku).
• Zaštita uređaja u tvrtki. Kiosk-tablet u tvrtki prikazuje samo sat za evidentiranje, bez osobnih podataka. Administrativna računala zaključana su kada nitko ne sjedi za njima.
• Brisanje prema planu. Koncept brisanja određuje kada se brišu vremena, izostanci i podaci osoba koje su otišle (vidi Čuvanje).
• Tko ima pristup, ima i obvezu. Osobe s pristupom podacima o osoblju obvezuju se na povjerljivost i poznaju pravila.

Smanjenje količine podataka i ograničenje svrhe

Smije se bilježiti samo ono što je za evidenciju radnog vremena stvarno potrebno. Praćenje lokacije u stvarnom vremenu, tajni nadzor ili skriveno praćenje ponašanja ovdje nemaju mjesta i nedopušteni su.

Uz to vrijedi načelo ograničenja svrhe. Podaci prikupljeni za evidenciju radnog vremena služe radnom vremenu i obračunu plaća, a ne skrivenom nadzoru učinka ili ponašanja. Ako analiza treba služiti drugoj svrsi, potrebna joj je vlastita pravna osnova i zaposlenici moraju za nju znati.

Lokacija i GPS: što je dopušteno?

Mnoge aplikacije za evidenciju radnog vremena mogu koristiti lokaciju. S gledišta zaštite podataka razlika je presudna:

• Povremena provjera pri evidentiranju u pravilu je opravdana ako postoji objektivan razlog, primjerice na gradilištima ili kod promjenjivih mjesta rada. Najmanje podataka prikuplja geofence koji samo provjerava je li osoba na mjestu rada, bez pohranjivanja rute.
• Trajno praćenje lokacije tijekom radnog vremena predstavlja nadzor i dopušteno je samo u vrlo uskim iznimkama. Za evidenciju radnog vremena nije potrebno.

U svakom slučaju zaposlenici moraju unaprijed znati provjerava li se lokacija i kada. Ako postoji radničko vijeće, funkcija pripada u sporazum s radničkim vijećem.

Bolest i izostanci: zdravstveni podaci

Podaci o zdravlju posebne su kategorije osobnih podataka prema čl. 9. GDPR-a i posebno su zaštićeni. Za evidenciju radnog vremena dovoljna je činjenica nesposobnosti za rad s početkom i krajem. Uzrok bolesti ionako nije naveden na potvrdi o nesposobnosti za rad namijenjenoj poslodavcu i ne pripada u aplikaciju.

U rasporedu bi kolegama trebalo biti vidljivo samo „odsutan”, a ne „bolestan”. Tko vidi koju vrstu odsutnosti, uređuje koncept ovlasti. Slično su osjetljivi podaci iz upravljanja povratkom na posao (BEM), koji se vode odvojeno i samo za ovlaštene osobe, kako to vodič Povratak na posao objašnjava.

Čuvanje i brisanje

Podaci o radnom vremenu smiju se pohranjivati samo onoliko dugo koliko je potrebno ili zakonski propisano. Najvažniji rokovi:

• Dvije godine za evidencije o prekovremenom radu prema § 16 st. 2 Zakona o radnom vremenu i za evidencije prema § 17 Zakona o minimalnoj plaći, dakle za minijobere i za djelatnosti poput ugostiteljstva, graditeljstva ili čišćenja zgrada.
• Do šest odnosno deset godina za dokumentaciju relevantnu za obračun plaća i porez (§ 147 Abgabenordnung - porezni zakonik, § 257 Handelsgesetzbuch - trgovački zakonik). To se prije svega odnosi na obračunate mjesečne vrijednosti.

Nakon isteka odgovarajućeg roka podatke treba izbrisati. U praksi pomaže jednostavan koncept brisanja: dnevne vrijednosti nakon dvije do tri godine, obračunate mjesečne vrijednosti nakon poreznog roka, podaci osoba koje su otišle nakon isteka svih rokova. Ovo nije pravni savjet, u pojedinačnom slučaju zatražite provjeru.

Izvršitelj obrade: ugovor s pružateljem softvera

Ako tvrtka koristi softver za evidenciju radnog vremena, pružatelj obrađuje podatke o osoblju u ime poslodavca. Čl. 28. GDPR-a za to zahtijeva Ugovor o izvršitelju obrade. On uređuje koji se podaci obrađuju i u koju svrhu, koje se tehničke i organizacijske mjere primjenjuju, koji se podizvršitelji angažiraju te da pružatelj podatke ne koristi u vlastite svrhe.

Na što tvrtke trebaju paziti: ugovor o obradi podataka postoji prije unosa stvarnih podataka. Podizvršitelji su navedeni sa sjedištem. I jasno je kako se podaci po isteku ugovora vraćaju ili brišu.

Radničko vijeće i suodlučivanje

Ako postoji radničko vijeće, ono pri uvođenju elektroničke evidencije radnog vremena ima pravo suodlučivanja prema § 87 st. 1 t. 6 Zakona o ustroju poduzeća (BetrVG), jer je softver tehnički prikladan za nadzor ponašanja ili učinka. Na to hoće li se radno vrijeme uopće evidentirati ono nakon odluke Saveznog radnog suda više nema utjecaja, ali na način provedbe ima. Uobičajen je sporazum s radničkim vijećem kojim se utvrđuju funkcije, prava pristupa, analize i rokovi brisanja. Više o tome u vodiču Raspored rada i radničko vijeće.

Transparentnost: što zaposlenici moraju znati

Prema čl. 13. GDPR-a zaposlenici moraju biti obaviješteni pri uvođenju. Kratka obavijest obično je dovoljna i odgovara na pitanja: Koji se podaci bilježe? U koju svrhu? Tko ima pristup? Koji ih pružatelj obrađuje i gdje? Koliko se dugo pohranjuju? Koja prava postoje?

Ta prava uključuju pristup vlastitim podacima, ispravak netočnih unosa i brisanje nakon isteka rokova. Evidencija radnog vremena u kojoj svaka osoba u svakom trenutku sama vidi svoja vremena, svoj račun radnog vremena i stanje godišnjeg odmora gotovo sama od sebe zadovoljava potrebu za informacijama u svakodnevici.

Kontrolni popis: uvođenje evidencije radnog vremena u skladu sa zaštitom podataka

• Pravna osnova dokumentirana (čl. 6. st. 1. t. c i b GDPR-a), bez privole za obveznu evidenciju.
• Samo potrebni podaci: početak, kraj, stanke, po potrebi mjesto rada, bez trajnog praćenja lokacije.
• Vlastiti pristupi ili PIN-ovi za svaku osobu, bez zajedničkog računa.
• Uloge i ovlasti: vlastita vremena za sve, područje za voditelje timova, personalni dosje za upravu.
• Bolest samo kao odsutnost, bez dijagnoze, za kolege samo „odsutan”.
• Ispravci putem zahtjeva i odobrenja, izmjene zabilježene.
• Ugovor o obradi podataka s pružateljem usluge, podizvršitelji i mjesto pohrane poznati.
• Koncept brisanja s rokovima prema ArbZG-u, MiLoG-u i Poreznom zakoniku (Abgabenordnung).
• Obavijest za zaposlenike prema čl. 13. GDPR-a.
• Sporazum s radničkim vijećem, ako radničko vijeće postoji.
• Evidencija radnog vremena uvrštena u evidenciju aktivnosti obrade (čl. 30. GDPR-a).

Kako to Presio provodi

U Presiju svaka osoba vidi samo svoja vremena, svoj račun radnog vremena i svoj godišnji odmor. Voditelji timova vide svoje područje, a personalni dosjei ostaju pridržani upravi. Evidentira se vlastitim pristupom, u pregledniku ili na kiosk-tabletu s osobnim PIN-om. Ispravci idu putem zahtjeva s odobrenjem. S postavkom „Evidentiranje dolaska samo na mjestu rada” Presio pri evidentiranju provjerava nalazi li se osoba na unesenom mjestu. Praćenja lokacije tijekom radnog vremena nema. Samostalna prijava bolovanja putem aplikacije može se isključiti po tvrtki ili timu. Podaci aplikacije nalaze se u podatkovnom centru u EU-u. Presio s klijentima sklapa ugovor o obradi podataka, a podizvršitelji su navedeni u Izjavi o zaštiti podataka.

Česta pitanja

Je li evidencija radnog vremena putem aplikacije u skladu s GDPR-om?

Da. Evidencija je dopuštena ako se obrađuju samo potrebni podaci, postoji pravna osnova, podaci su zaštićeni, s pružateljem postoji ugovor o obradi podataka i zaposlenici su obaviješteni. Aplikacija pritom često prikuplja manje podataka od papirnatih popisa koji otvoreno vise u prostoriji za odmor.

Je li za evidenciju radnog vremena potrebna privola zaposlenika?

Ne, ne za obveznu evidenciju. Ona se temelji na čl. 6. st. 1. t. c GDPR-a jer je poslodavac obvezan voditi evidenciju. Privola dolazi u obzir samo za dobrovoljne dodatne funkcije.

Kako zaštititi osobne podatke pri evidenciji radnog vremena?

Vlastitim pristupima za svaku osobu, konceptom uloga i ovlasti, zabilježenim ispravcima, šifriranim prijenosom, pružateljem s ugovorom o obradi podataka, konceptom brisanja i odricanjem od podataka koji nikome ne trebaju, poput dijagnoza ili trajnog praćenja lokacije.

Smije li poslodavac bilježiti lokaciju pri evidentiranju vremena?

Povremena provjera pri evidentiranju dolaska i odlaska u pravilu je opravdana ako postoji objektivan razlog i ako su zaposlenici obaviješteni. Trajno praćenje lokacije tijekom radnog vremena nije potrebno za evidenciju radnog vremena i načelno je nedopušteno.

Smiju li kolege vidjeti moje radno vrijeme?

Ne, vlastita vremena i račun radnog vremena vidljivi su samo samoj osobi i ovlaštenima poput voditelja tima. U rasporedu kolege vide tko je kada raspoređen ili odsutan, ali ne i razlog odsutnosti.

Smije li u evidenciji radnog vremena pisati zašto je netko bolestan?

Ne. Za evidenciju radnog vremena dovoljna je nesposobnost za rad s razdobljem. Uzrok bolesti zdravstveni je podatak prema čl. 9. GDPR-a i za evidenciju radnog vremena nije potreban.

Koliko se dugo moraju čuvati podaci o evidenciji radnog vremena?

Evidencije prema § 16 st. 2 Zakona o radnom vremenu (ArbZG) i § 17 Zakona o minimalnoj plaći (MiLoG) najmanje dvije godine. Dokumentacija relevantna za plaće i porez od šest do deset godina. Nakon toga podatke treba izbrisati. Ovo nije pravni savjet, u pojedinačnom slučaju zatražite provjeru.

Mora li radničko vijeće pristati na evidenciju radnog vremena?

O tome hoće li se radno vrijeme evidentirati - ne, jer obveza evidentiranja ionako postoji. O načinu - da: kod elektroničke evidencije radnog vremena radničko vijeće ima pravo suodlučivanja prema § 87 st. 1 t. 6 BetrVG, što se obično uređuje sporazumom s radničkim vijećem.