La rilevazione delle presenze è obbligatoria - ma tratta dati personali sensibili. Cosa conta dal punto di vista della protezione dei dati, spiegato in modo sintetico.
Non appena rilevi gli orari di lavoro, tratti dati personali ai sensi del GDPR. Questi includono non solo inizio, fine e durata dell'orario di lavoro giornaliero, ma anche pause, straordinari e assenze come ferie o malattia. Questi dati possono essere ricondotti a singoli dipendenti - e sono quindi soggetti alle regole della protezione dei dati.
Questo non significa che la rilevazione delle ore sia problematica. Significa solo che chi la effettua deve rispettare alcuni obblighi fondamentali in materia di protezione dei dati.
Per il trattamento dei dati serve sempre una base giuridica. Nella rilevazione delle ore di norma è semplice: il trattamento è necessario per adempiere all'obbligo di legge di Obbligo di registrazione necessario e avviene nell'ambito del rapporto di lavoro.
Sono rilevanti l'art. 6 GDPR (trattamento lecito, tra l'altro per l'adempimento di obblighi legali e per l'esecuzione del contratto di lavoro) nonché il § 26 BDSG (legge tedesca sulla protezione dei dati) sul trattamento dei dati nel contesto lavorativo. Un consenso separato dei dipendenti non è quindi di norma necessario per la registrazione obbligatoria.
Puoi raccogliere solo ciò che è effettivamente necessario per la rilevazione delle presenze - non di più. Il tracciamento della posizione in tempo reale, la sorveglianza segreta o il monitoraggio occulto del comportamento non hanno alcun posto qui e sono illeciti dal punto di vista della protezione dei dati.
Vale inoltre il principio della limitazione delle finalità: i dati raccolti per la rilevazione delle presenze possono essere usati solo per questo scopo - non, ad esempio, per controllare di nascosto le prestazioni o il comportamento durante le pause. Ne fa parte anche la trasparenza verso i dipendenti: devono sapere quali dati vengono rilevati e per quale scopo.
I dati sull'orario di lavoro possono essere conservati solo per il tempo necessario o richiesto dalla legge. Per le registrazioni ai sensi del § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz vale ad esempio un termine di conservazione di almeno due anni; dalla documentazione retributiva e fiscale possono derivare termini più lunghi. Allo scadere del rispettivo termine i dati devono essere cancellati.
Praticamente utile è una soluzione con cui i dati si possano esportare in modo pulito e cancellare in modo mirato dopo la scadenza dei termini - così mantieni il controllo su cosa resta memorizzato e per quanto tempo.
Se per la rilevazione delle ore utilizzi il software di un fornitore, questo fornitore tratta i dati del personale per tuo conto. In questo caso l'art. 28 GDPR richiede un Contratto di trattamento dei dati per conto del titolare (DPA) tra te, in qualità di datore di lavoro responsabile, e il fornitore.
Il DPA disciplina tra l'altro quali dati vengono trattati per quale scopo, quali misure tecniche e organizzative si applicano e che il fornitore non utilizza i dati per fini propri. Un fornitore serio ti mette a disposizione il DPA - in Presio lo trovi nella pagina Sicurezza.
Il GDPR conferisce ai dipendenti diritti concreti. Tra questi rientra soprattutto il diritto di accesso: i dipendenti possono sapere quali dati sono conservati su di loro e richiedere la visione dei propri orari registrati. A ciò si aggiungono i diritti di rettifica dei dati inesatti e - nei limiti dei termini di legge - di cancellazione.
Una rilevazione delle ore in cui i dipendenti possono consultare in qualsiasi momento le proprie ore soddisfa praticamente da sé l'esigenza di accesso.
Sì. La rilevazione dell'orario di lavoro è lecita se vengono trattati solo i dati necessari (inizio, fine, pause), se il trattamento si basa su un fondamento giuridico, se i dati sono conservati in forma cifrata all'interno dell'UE e se i lavoratori possono esercitare i propri diritti. Ne fa parte un contratto di responsabile del trattamento (AVV) con il fornitore.
Secondo l'ArbZG, i resoconti dell'orario di lavoro vanno di norma conservati per almeno due anni. I documenti rilevanti per le paghe e le imposte sono soggetti a termini più lunghi, da sei a dieci anni, previsti dal diritto commerciale e fiscale. Trascorsi i termini, i dati vanno cancellati (limitazione delle finalità). Questa non è una consulenza legale - nel singolo caso fatevi assistere da un esperto.
Solo ciò che è necessario per la rilevazione dell'orario di lavoro: l'inizio del lavoro, la fine del lavoro e le pause e, se necessario, il luogo di lavoro. Qualsiasi controllo che vada oltre (ad es. un tracciamento continuo della posizione) è inammissibile dal punto di vista della protezione dei dati. Il principio di minimizzazione dei dati si applica in modo costante.
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