Rilevare l'orario di lavoro è un obbligo, e nel farlo si generano dati personali. Questa guida spiega su quale base giuridica poggia la rilevazione delle presenze, come i datori di lavoro proteggono i dati dei propri dipendenti, cosa vale per la localizzazione e i certificati di malattia, per quanto tempo i dati vengono conservati e quando ha voce in capitolo il consiglio aziendale. Alla fine trovi una checklist per l'introduzione.
Non appena un'azienda rileva gli orari di lavoro, tratta dati personali ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati. Tra questi rientrano inizio, fine e durata dell'orario di lavoro giornaliero, pause, straordinari e assenze come ferie o malattia, oltre ai dati di accesso all'app ed eventualmente il luogo di lavoro. Tutte queste informazioni sono riconducibili a una persona determinata e sono quindi soggette alla protezione dei dati.
Questo non rende problematica la rilevazione delle presenze. Significa solo che il datore di lavoro, in quanto titolare del trattamento, deve rispettare alcuni obblighi: una base giuridica, la minimizzazione dei dati, la protezione da accessi non autorizzati, i termini di cancellazione e la trasparenza verso i dipendenti.
Per la rilevazione obbligatoria di norma non serve alcun consenso. I datori di lavoro sono obbligati alla registrazione: in generale dalla decisione del Tribunale federale del lavoro tedesco del 13/09/2022, per il lavoro straordinario ai sensi del § 16 comma 2 della legge sull'orario di lavoro (ArbZG) e, in determinati settori e per i minijobber, ai sensi del § 17 della legge sul salario minimo (MiLoG). Maggiori informazioni nella guida Obbligo di rilevazione delle ore.
La base giuridica è quindi l'art. 6, par. 1, lett. c GDPR (adempimento di un obbligo legale), per l'elaborazione delle paghe anche la lett. b (esecuzione del contratto di lavoro). Il § 26 BDSG (legge federale tedesca sulla protezione dei dati), un tempo citato di solito, dopo una sentenza della Corte di giustizia dell'Unione europea del 30/03/2023 (C-34/21) vale come base autonoma solo in misura limitata. Un consenso sarebbe comunque delicato nel rapporto di lavoro, perché deve essere libero. Entra in gioco solo per funzioni aggiuntive che vanno oltre l'obbligo, per esempio una foto profilo facoltativa.
È la domanda pratica più frequente, e la risposta consiste in poche misure concrete. L'art. 32 GDPR richiede misure tecniche e organizzative adeguate al rischio. Per la rilevazione delle presenze significa:
Si può registrare solo ciò che è davvero necessario per la rilevazione delle presenze. Localizzazione in tempo reale, sorveglianza nascosta o tracciamento occulto del comportamento non c'entrano nulla e sono inammissibili.
Vale inoltre il principio di limitazione della finalità. I dati raccolti per la rilevazione dell'orario di lavoro servono all'orario di lavoro e all'elaborazione delle paghe, non a un controllo occulto delle prestazioni o del comportamento. Se un'analisi deve servire a un altro scopo, richiede una propria base giuridica e deve essere nota ai dipendenti.
Molte app di rilevazione delle presenze possono usare la posizione. Dal punto di vista della protezione dei dati la differenza è decisiva:
In ogni caso i dipendenti devono sapere in anticipo se e quando viene verificata la posizione. Se esiste un consiglio aziendale, la funzione va inserita nell'accordo aziendale.
I dati relativi alla salute rientrano nelle categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 GDPR e sono particolarmente protetti. Per la rilevazione delle presenze basta il fatto dell'inabilità al lavoro, con inizio e fine. Il motivo della malattia non compare comunque nel certificato di inabilità al lavoro destinato al datore di lavoro e non va inserito nell'app.
Nel piano turni, per i colleghi dovrebbe essere visibile solo «assente», non «malato». Chi vede quale tipo di assenza lo stabilisce il sistema dei permessi. Altrettanto sensibili sono i dati della gestione del reinserimento lavorativo, che vanno tenuti separati e accessibili solo alle persone autorizzate, come descritto nella guida Reinserimento lavorativo (BEM).
I dati sull'orario di lavoro possono essere conservati solo per il tempo necessario o prescritto dalla legge. I termini più importanti:
Scaduto il rispettivo termine, i dati vanno cancellati. In pratica aiuta un semplice piano di cancellazione: valori giornalieri dopo due-tre anni, valori mensili contabilizzati dopo il termine fiscale, dati di chi ha lasciato l'azienda dopo la scadenza di tutti i termini. Questa non è una consulenza legale, nel singolo caso fai verificare.
Se un'azienda usa un software di rilevazione delle presenze, il fornitore tratta i dati del personale per conto del datore di lavoro. Per questo l'art. 28 GDPR richiede un Contratto di trattamento dei dati per conto del titolare (DPA). Il contratto stabilisce quali dati vengono trattati e per quale scopo, quali misure tecniche e organizzative si applicano, quali subresponsabili vengono impiegati e che il fornitore non utilizza i dati per scopi propri.
A cosa devono fare attenzione le aziende: il contratto di trattamento dei dati c'è prima che vengano inseriti dati reali. I subresponsabili sono indicati con la loro sede. Ed è chiaro come i dati vengono restituiti o cancellati alla fine del contratto.
Se esiste un consiglio aziendale, all'introduzione di una rilevazione elettronica delle presenze ha un diritto di codeterminazione ai sensi del § 87 comma 1 n. 6 della legge sull'ordinamento aziendale (BetrVG), perché il software è tecnicamente idoneo a sorvegliare comportamento o prestazioni. Sul se della rilevazione, dopo la decisione del Tribunale federale del lavoro, non ha più voce in capitolo, ma sul come sì. Di solito si stipula un accordo aziendale che stabilisce funzioni, diritti di accesso, analisi e termini di cancellazione. Maggiori informazioni nella guida Turni e consiglio aziendale.
Ai sensi dell'art. 13 GDPR i dipendenti devono essere informati al momento dell'introduzione. Di solito basta una breve informativa che risponda a queste domande: quali dati vengono rilevati? A che scopo? Chi vi ha accesso? Quale fornitore li tratta e dove? Per quanto tempo vengono conservati? Quali diritti esistono?
Tra questi diritti rientrano l'accesso ai propri dati, la rettifica di registrazioni errate e la cancellazione dopo la scadenza dei termini. Una rilevazione delle presenze in cui ogni persona vede in qualsiasi momento i propri orari, il proprio conto ore e il proprio saldo ferie soddisfa quasi da sola, nella pratica quotidiana, l'esigenza di informazione.
In Presio ogni persona vede solo i propri orari, il proprio conto ore e le proprie ferie. I responsabili di team vedono la propria area, i fascicoli del personale restano riservati alla direzione. Si timbra con un accesso personale, nel browser o sul tablet kiosk con PIN personale. Le correzioni passano da richieste con approvazione. Con l'impostazione «Timbratura solo sul luogo di lavoro» Presio verifica al momento della timbratura se la persona si trova nel luogo registrato. Non c'è alcuna localizzazione durante l'orario di lavoro. L'autodichiarazione di malattia tramite app può essere disattivata per azienda o per team. I dati dell'app si trovano in un data center nell'UE. Con i clienti Presio stipula un contratto di trattamento dei dati; i subresponsabili sono elencati nella nostra Informativa sulla privacy.
Sì. La rilevazione è ammessa se vengono trattati solo i dati necessari, esiste una base giuridica, i dati sono protetti, c'è un contratto di trattamento dei dati con il fornitore e i dipendenti sono informati. Un'app è spesso più rispettosa dei dati rispetto a liste cartacee appese in bella vista nella sala pausa.
No, non per la rilevazione obbligatoria. Questa si basa sull'art. 6, par. 1, lett. c GDPR, perché il datore di lavoro è obbligato alla registrazione. Un consenso entra in gioco solo per funzioni aggiuntive facoltative.
Con accessi personali per ogni persona, un sistema di ruoli e permessi, correzioni registrate, trasmissione cifrata, un fornitore con contratto di trattamento dei dati, un piano di cancellazione e rinunciando ai dati che non servono a nessuno, come diagnosi o localizzazione continua.
Un controllo puntuale al momento di timbrare l'entrata e l'uscita è di norma giustificabile se c'è un motivo oggettivo e i dipendenti sono informati. Una localizzazione continua durante l'orario di lavoro non è necessaria per la rilevazione delle presenze ed è in linea di principio inammissibile.
No, i propri orari e il conto ore sono visibili solo alla persona stessa e a chi è autorizzato, come il responsabile del team. Nel piano turni i colleghi vedono chi è in turno o assente e quando, ma non il motivo dell'assenza.
No. Per la rilevazione delle presenze basta l'inabilità al lavoro con il periodo. Il motivo della malattia è un dato sanitario ai sensi dell'art. 9 GDPR e non serve alla rilevazione delle presenze.
Registrazioni ai sensi del § 16 comma 2 della legge sull'orario di lavoro (ArbZG) e del § 17 della legge sul salario minimo (MiLoG): almeno due anni. Documenti rilevanti per le paghe e le imposte: da sei a dieci anni. Dopo di che i dati vanno cancellati. Questa non è una consulenza legale, nel singolo caso fai verificare.
Sul se no, perché l'obbligo di registrazione esiste comunque. Sul come sì: con una rilevazione elettronica delle presenze il consiglio aziendale ha un diritto di codeterminazione ai sensi del § 87 comma 1 n. 6 BetrVG, di solito disciplinato in un accordo aziendale.
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