Le suivi du temps de travail est obligatoire - mais il traite des données personnelles sensibles. Ce qui compte en matière de protection des données, expliqué de façon condensée.
Dès que tu enregistres le temps de travail, tu traites des données à caractère personnel au sens du RGPD. Cela comprend non seulement le début, la fin et la durée du temps de travail quotidien, mais aussi les pauses, les heures supplémentaires et les absences comme les congés ou la maladie. Ces données peuvent être rattachées à des collaborateurs précis - et sont donc soumises aux règles de protection des données.
Cela ne signifie pas que le suivi du temps de travail soit problématique. Cela signifie simplement : quiconque le pratique doit respecter quelques obligations fondamentales en matière de protection des données.
Tout traitement de données nécessite toujours une base juridique. Pour le suivi du temps de travail, c'est en règle générale simple : le traitement est, pour satisfaire à l'obligation légale d' obligation d'enregistrement nécessaire et a lieu dans le cadre de la relation d'emploi.
Sont déterminants l'art. 6 RGPD (traitement licite, notamment pour le respect d'obligations légales et l'exécution du contrat de travail) ainsi que le § 26 BDSG (loi fédérale allemande sur la protection des données) relatif au traitement des données dans le cadre de l'emploi. Un consentement distinct des collaborateurs n'est donc en règle générale pas nécessaire pour l'enregistrement obligatoire.
Tu ne dois collecter que ce qui est réellement nécessaire au suivi du temps de travail - rien de plus. Le suivi de localisation en temps réel, la surveillance secrète ou le suivi dissimulé du comportement n'ont rien à faire ici et sont illicites au regard de la protection des données.
Par ailleurs, le principe de limitation des finalités s'applique : les données collectées pour le suivi du temps de travail ne peuvent être utilisées qu'à cette fin - pas, par exemple, pour contrôler discrètement la performance ou le comportement en matière de pauses. La transparence envers les salariés en fait partie : ils doivent savoir quelles données sont collectées et dans quel but.
Les données de temps de travail ne peuvent être conservées que le temps nécessaire ou exigé par la loi. Pour les enregistrements visés au § 2a de la loi allemande sur la lutte contre le travail dissimulé (Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz), un délai de conservation d'au moins deux ans s'applique par exemple ; les documents de paie et fiscaux peuvent entraîner des délais plus longs. À l'expiration du délai concerné, les données doivent être supprimées.
Une solution qui permet d'exporter proprement les données et de les supprimer de manière ciblée une fois les délais écoulés est très utile en pratique - tu gardes ainsi le contrôle sur ce qui est conservé, et pendant combien de temps.
Si vous utilisez pour le suivi du temps de travail un logiciel d'un prestataire, ce prestataire traite les données du personnel pour votre compte. Dans ce cas, l'art. 28 RGPD exige un Contrat de sous-traitance entre vous, en tant qu'employeur responsable, et le prestataire.
Le contrat de sous-traitance (AVV) définit notamment quelles données sont traitées et à quelle fin, quelles mesures techniques et organisationnelles de protection s'appliquent, et que le prestataire n'utilise pas les données à ses propres fins. Un prestataire sérieux te fournit ce contrat - chez Presio, tu le trouves sur la page Sécurité.
Le RGPD accorde des droits concrets aux salariés. Il s'agit avant tout du droit d'accès : les collaborateurs peuvent savoir quelles données sont conservées à leur sujet et demander à consulter leurs propres temps enregistrés. S'y ajoutent les droits de rectification des données inexactes et - dans le cadre des délais légaux - de suppression.
Un suivi du temps de travail dans lequel les collaborateurs peuvent consulter eux-mêmes leurs heures à tout moment répond pratiquement de lui-même au besoin d'information.
Oui. L'enregistrement du temps de travail est licite si seules les données nécessaires sont traitées (début, fin, pauses), si le traitement repose sur une base légale, si les données sont stockées de manière chiffrée au sein de l'UE et si les salariés peuvent exercer leurs droits. Un contrat de sous-traitance (AVV) avec le prestataire en fait partie.
Selon la loi sur la durée du travail (Arbeitszeitgesetz), les justificatifs de temps de travail doivent en règle générale être conservés pendant au moins deux ans. Les documents relatifs à la paie et aux impôts sont soumis à des délais plus longs, de six à dix ans, en vertu du droit commercial et fiscal. Une fois les délais écoulés, les données doivent être supprimées (principe de limitation des finalités). Ceci ne constitue pas un conseil juridique - fais vérifier ta situation par un professionnel au cas par cas.
Uniquement ce qui est nécessaire à l'enregistrement du temps de travail : le début du travail, la fin du travail et les pauses, et si besoin le lieu de travail. Toute surveillance allant au-delà (par ex. un suivi de localisation continu) est illicite au regard du droit de la protection des données. Le principe de minimisation des données s'applique en permanence.
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