Enregistrer le temps de travail est obligatoire, et cela génère des données à caractère personnel. Ce guide explique sur quelle base juridique repose le suivi du temps de travail, comment les employeurs protègent les données de leurs salariés, ce qui s'applique à la localisation et aux arrêts maladie, combien de temps les données sont conservées et quand le comité d'entreprise a son mot à dire. Il se termine par une liste de contrôle pour la mise en place.
Dès qu'une entreprise enregistre des temps de travail, elle traite des données à caractère personnel au sens du règlement général sur la protection des données. Il s'agit du début, de la fin et de la durée du temps de travail quotidien, des pauses, des heures supplémentaires et des absences comme les congés ou la maladie, ainsi que des identifiants d'accès à l'application et, le cas échéant, du lieu de travail. Toutes ces informations peuvent être rattachées à une personne déterminée et relèvent donc de la protection des données.
Cela ne rend pas le suivi du temps de travail problématique. Cela signifie simplement que l'employeur, en tant que responsable du traitement, doit remplir quelques obligations : une base juridique, la minimisation des données, la protection contre les accès non autorisés, des délais de suppression et la transparence envers les salariés.
Pour l'enregistrement obligatoire, aucun consentement n'est en règle générale nécessaire. Les employeurs sont tenus de consigner le temps de travail : de manière générale depuis la décision du Tribunal fédéral du travail du 13 septembre 2022, pour les heures supplémentaires selon le § 16 al. 2 de la loi sur le temps de travail, et dans certains secteurs ainsi que pour les mini-jobs selon le § 17 de la loi sur le salaire minimum. Plus d'informations dans le guide Obligation de suivi du temps de travail.
La base juridique est donc l'art. 6, par. 1, point c) du RGPD (respect d'une obligation légale) et, pour la paie, également le point b) (exécution du contrat de travail). Le § 26 BDSG (loi fédérale allemande sur la protection des données), souvent cité auparavant, ne vaut plus que de manière limitée comme base autonome depuis un arrêt de la Cour de justice de l'Union européenne du 30 mars 2023 (C-34/21). Un consentement serait de toute façon délicat dans une relation de travail, car il doit être libre. Il n'entre en ligne de compte que pour des fonctions supplémentaires allant au-delà de l'obligation, par exemple une photo de profil facultative.
C'est la question pratique la plus fréquente, et la réponse tient en quelques mesures concrètes. L'art. 32 du RGPD exige des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque. Pour le suivi du temps de travail, cela signifie :
Seul ce qui est réellement nécessaire au suivi du temps de travail peut être enregistré. La géolocalisation en temps réel, la surveillance secrète ou le pistage caché du comportement n'ont rien à faire ici et sont illicites.
S'y ajoute la limitation des finalités. Les données collectées pour le suivi du temps de travail servent au temps de travail et à la paie, et non à un contrôle caché des performances ou du comportement. Si une analyse doit servir une autre finalité, elle nécessite sa propre base juridique et doit être connue des salariés.
De nombreuses applications de suivi du temps peuvent utiliser la localisation. Du point de vue de la protection des données, la distinction est décisive :
Dans tous les cas, les salariés doivent savoir à l'avance si et quand la localisation est vérifiée. S'il existe un comité d'entreprise, la fonction doit figurer dans l'accord d'entreprise.
Les données de santé font partie des catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l'art. 9 du RGPD et bénéficient d'une protection renforcée. Pour le suivi du temps de travail, il suffit de consigner l'incapacité de travail avec sa date de début et de fin. Le motif de la maladie ne figure de toute façon pas sur l'arrêt de travail destiné à l'employeur et n'a pas sa place dans l'application.
Dans le planning, les collègues ne devraient voir que « absent », pas « malade ». Qui voit quel type d'absence est réglé par le concept de droits. Tout aussi sensibles sont les informations issues de la gestion de la réinsertion en entreprise (BEM), qui sont tenues séparément et accessibles uniquement aux personnes autorisées, comme le guide Gestion de la réinsertion l'explique.
Les données relatives au temps de travail ne peuvent être conservées que le temps nécessaire ou prescrit par la loi. Les principaux délais :
À l'expiration du délai applicable, les données doivent être supprimées. Dans la pratique, un concept de suppression simple aide : valeurs journalières après deux à trois ans, valeurs mensuelles décomptées après le délai fiscal, données des personnes parties après expiration de tous les délais. Ceci ne constitue pas un conseil juridique ; à faire vérifier au cas par cas.
Lorsqu'une entreprise utilise un logiciel de suivi du temps, le prestataire traite les données du personnel pour le compte de l'employeur. L'art. 28 du RGPD exige pour cela un Contrat de sous-traitance. Il définit quelles données sont traitées et à quelles fins, quelles mesures techniques et organisationnelles s'appliquent, quels sous-traitants ultérieurs interviennent et que le prestataire n'utilise pas les données à ses propres fins.
Ce à quoi les entreprises doivent veiller : le contrat de sous-traitance est signé avant la saisie de données réelles. Les sous-traitants ultérieurs sont nommés avec leur siège. Et il est clair comment les données sont restituées ou supprimées à la fin du contrat.
S'il existe un comité d'entreprise, il dispose, lors de l'introduction d'un suivi électronique du temps de travail, d'un droit de codécision selon le § 87, al. 1, n° 6 de la loi sur l'organisation des entreprises (BetrVG), car le logiciel est techniquement apte à surveiller le comportement ou les performances. Depuis la décision du Tribunal fédéral du travail, il n'a plus d'influence sur le principe même du suivi du temps, mais bien sur ses modalités. L'usage est de conclure un accord d'entreprise qui fixe les fonctions, les droits d'accès, les analyses et les délais de suppression. Plus d'informations dans le guide Planning et comité d'entreprise.
Selon l'art. 13 du RGPD, les salariés doivent être informés lors de la mise en place. Une courte notice suffit généralement et répond aux questions : quelles données sont enregistrées ? Dans quel but ? Qui y a accès ? Quel prestataire les traite et où ? Combien de temps sont-elles conservées ? Quels droits existent ?
Ces droits comprennent l'accès à ses propres données, la rectification des entrées erronées et l'effacement à l'expiration des délais. Un suivi du temps dans lequel chaque personne voit à tout moment ses propres horaires, son compte de temps et son solde de congés répond presque naturellement au besoin d'information au quotidien.
Dans Presio, chaque personne ne voit que ses propres horaires, son compte de temps et ses congés. Les responsables d'équipe voient leur périmètre, les dossiers du personnel restent réservés à la direction. On pointe avec son propre accès, dans le navigateur ou sur la tablette kiosque avec un code PIN personnel. Les corrections passent par des demandes avec validation. Avec le paramètre « Pointer uniquement sur le lieu de travail », Presio vérifie lors du pointage si la personne se trouve au lieu enregistré. Il n'y a aucune géolocalisation pendant le temps de travail. La déclaration de maladie par l'employé lui-même via l'application peut être désactivée par entreprise ou par équipe. Les données de l'application sont hébergées dans un centre de données situé dans l'UE. Presio conclut un contrat de sous-traitance avec ses clients ; les sous-traitants ultérieurs figurent dans la politique de confidentialité.
Oui. L'enregistrement est licite si seules les données nécessaires sont traitées, qu'une base juridique existe, que les données sont protégées, qu'un contrat de sous-traitance a été conclu avec le prestataire et que les salariés sont informés. Une application est d'ailleurs souvent plus économe en données que des listes papier affichées dans la salle de pause.
Non, pas pour l'enregistrement obligatoire. Celui-ci repose sur l'art. 6, par. 1, point c) du RGPD, car l'employeur est tenu de consigner le temps de travail. Un consentement n'entre en ligne de compte que pour des fonctions supplémentaires facultatives.
Avec des accès individuels pour chaque personne, un concept de rôles et de droits, des corrections journalisées, une transmission chiffrée, un prestataire lié par un contrat de sous-traitance, un concept de suppression et en renonçant aux données dont personne n'a besoin, comme les diagnostics ou la géolocalisation permanente.
Une vérification ponctuelle lors du pointage d'arrivée et de départ est en général justifiable s'il existe une raison objective et que les salariés sont informés. Une géolocalisation permanente pendant le temps de travail n'est pas nécessaire au suivi du temps et est en principe illicite.
Non, les horaires et le compte de temps ne sont visibles que par la personne elle-même et par les personnes autorisées comme le responsable d'équipe. Dans le planning, les collègues voient qui est planifié ou absent et quand, mais pas le motif de l'absence.
Non. Pour le suivi du temps de travail, l'incapacité de travail avec sa période suffit. Le motif de la maladie est une donnée de santé au sens de l'art. 9 du RGPD et n'est pas nécessaire au suivi du temps de travail.
Les relevés prévus au § 16 al. 2 de la loi sur le temps de travail (ArbZG) et au § 17 de la loi sur le salaire minimum (MiLoG) : au moins deux ans. Les documents pertinents pour la paie et la fiscalité : six à dix ans. Ensuite, les données doivent être supprimées. Ceci ne constitue pas un conseil juridique ; à faire vérifier au cas par cas.
Pas sur le principe, car l'obligation d'enregistrement existe de toute façon. Mais bien sur les modalités : pour un suivi électronique du temps de travail, le comité d'entreprise dispose d'un droit de codécision selon le § 87, al. 1, n° 6 BetrVG, généralement réglé dans un accord d'entreprise.
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