El control horario es obligatorio - pero implica el tratamiento de datos personales sensibles. Qué es lo importante desde el punto de vista de la protección de datos, explicado de forma concisa.
En cuanto registras la jornada laboral, estás tratando datos personales en el sentido del RGPD. Esto incluye no solo el inicio, el fin y la duración de la jornada diaria, sino también las pausas, las horas extra y las ausencias como las vacaciones o la enfermedad. Estos datos se pueden asociar a empleados concretos, por lo que están sujetos a las normas de protección de datos.
Esto no significa que el registro horario sea problemático. Solo significa que quien lo lleva a cabo debe cumplir algunas obligaciones básicas de protección de datos.
El tratamiento de datos requiere siempre una base jurídica. En el registro horario, esto suele ser sencillo: el tratamiento es necesario para el cumplimiento de la obligación legal Obligación de registro necesario y se realiza en el marco de la relación laboral.
Son determinantes el art. 6 RGPD (tratamiento lícito, entre otros para el cumplimiento de obligaciones legales y la ejecución del contrato de trabajo) así como el § 26 BDSG sobre el tratamiento de datos en el contexto laboral. Por ello, para el registro obligatorio no suele ser necesario un consentimiento específico de los trabajadores.
Solo puedes recabar lo que realmente sea necesario para el control horario - nada más. El seguimiento de ubicación en tiempo real, la vigilancia encubierta o el rastreo oculto del comportamiento no tienen cabida aquí y son ilícitos desde el punto de vista de la protección de datos.
Además, rige el principio de limitación de la finalidad: los datos que recabas para el control horario solo pueden usarse para ese fin - no, por ejemplo, para controlar de forma paralela el rendimiento o el comportamiento en las pausas. La transparencia frente a los empleados también forma parte de ello: deben saber qué datos se recogen y con qué finalidad.
Los datos de la jornada laboral solo pueden conservarse durante el tiempo que sea necesario o esté legalmente exigido. Para los registros conforme al § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz rige, por ejemplo, un plazo de conservación de al menos dos años; de la documentación salarial y fiscal pueden derivarse plazos más largos. Una vez transcurrido el plazo correspondiente, los datos deben eliminarse.
En la práctica, resulta útil una solución que permita exportar los datos de forma limpia y eliminarlos de manera específica una vez transcurrido el plazo - así mantienes el control sobre qué se conserva y durante cuánto tiempo.
Si utilizas para el registro horario un software de un proveedor, este proveedor trata los datos del personal por encargo tuyo. En ese caso, el art. 28 RGPD exige un Contrato de encargo de tratamiento (AVV) entre tú, como empleador responsable, y el proveedor.
El AVV regula, entre otras cosas, qué datos se tratan y con qué finalidad, qué medidas técnicas y organizativas de protección se aplican, y que el proveedor no utiliza los datos para fines propios. Un proveedor serio te facilita el AVV - en Presio lo encuentras en la página Seguridad.
El RGPD otorga a los empleados derechos concretos. Entre ellos destaca, sobre todo, el derecho de acceso: los empleados pueden saber qué datos se conservan sobre ellos y solicitar el acceso a sus propios registros horarios. A esto se suman los derechos de rectificación de datos incorrectos y, dentro de los plazos legales, de supresión.
Un registro horario en el que los empleados pueden consultar sus propias horas en cualquier momento satisface la necesidad de información prácticamente por sí solo.
Sí. El registro de la jornada laboral es lícito si solo se tratan los datos necesarios (inicio, fin, pausas), el tratamiento se basa en una base jurídica, los datos se almacenan cifrados dentro de la UE y las personas trabajadoras pueden ejercer sus derechos. Un contrato de encargo de tratamiento (AVV) con el proveedor forma parte de ello.
Conforme al ArbZG, los justificantes de la jornada laboral deben conservarse, por lo general, al menos dos años. La documentación relevante para nóminas e impuestos está sujeta a plazos más largos, de entre seis y diez años, conforme al derecho mercantil y fiscal. Una vez transcurridos los plazos, los datos deben eliminarse (limitación de la finalidad). Esto no constituye asesoramiento jurídico - en cada caso concreto, consúltelo con un profesional.
Solo lo que es necesario para el registro de la jornada laboral: el inicio del trabajo, el fin del trabajo y las pausas y, en su caso, el lugar de trabajo. Cualquier control que vaya más allá (p. ej., un seguimiento de ubicación continuo) es inadmisible desde el punto de vista de la protección de datos. El principio de minimización de datos se aplica de forma continua.
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