Registrar la jornada es obligatorio, y en ese proceso se generan datos personales. Esta guía explica en qué base jurídica se apoya el registro horario, cómo protegen los empleadores los datos de su plantilla, qué se aplica a la ubicación y a las bajas por enfermedad, cuánto tiempo se conservan los datos y cuándo interviene el comité de empresa. Al final encontrarás una lista de comprobación para la implantación.
En cuanto una empresa registra la jornada, trata datos personales en el sentido del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Entre ellos están el inicio, el fin y la duración de la jornada diaria, las pausas, las horas extra y las ausencias como vacaciones o enfermedad, además de los datos de acceso a la app y, en su caso, el lugar de trabajo. Todos estos datos pueden atribuirse a una persona concreta y, por tanto, están sujetos a la protección de datos.
Eso no convierte el registro horario en un problema. Solo significa que el empleador, como responsable del tratamiento, debe cumplir algunas obligaciones: una base jurídica, minimización de datos, protección frente a accesos no autorizados, plazos de supresión y transparencia frente a la plantilla.
Para el registro obligatorio, por regla general no hace falta consentimiento. Los empleadores están obligados a registrar la jornada: con carácter general desde la resolución del Tribunal Federal de Trabajo alemán (BAG) de 13/09/2022, para las horas extraordinarias según el § 16 apdo. 2 de la ley alemana de jornada laboral (ArbZG) y, en determinados sectores y para los minijobs, según el § 17 de la Ley del Salario Mínimo (MiLoG). Más información en nuestra guía: Obligación de registro horario.
Por eso, la base jurídica es el art. 6, apdo. 1, letra c del RGPD (cumplimiento de una obligación legal) y, para la nómina, además la letra b (ejecución del contrato de trabajo). El § 26 BDSG (ley federal alemana de protección de datos), que antes solía citarse, desde una sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 30 de marzo de 2023 (C-34/21) solo sirve de forma limitada como base propia. Un consentimiento sería delicado en la relación laboral, porque debe ser voluntario. Solo entra en juego para funciones adicionales que van más allá de la obligación, por ejemplo una foto de perfil voluntaria.
Es la pregunta práctica más frecuente, y la respuesta se reduce a unas pocas medidas concretas. El art. 32 del RGPD exige medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo. Para el registro horario, esto significa:
Solo puede registrarse lo que sea realmente necesario para el registro horario. La localización en tiempo real, la vigilancia secreta o el seguimiento encubierto del comportamiento no tienen cabida aquí y no están permitidos.
Además, rige la limitación de la finalidad. Los datos recogidos para el registro horario sirven para la jornada y la nómina, no para un control encubierto del rendimiento o del comportamiento. Si un análisis debe servir a otra finalidad, necesita su propia base jurídica y la plantilla debe conocerlo.
Muchas apps de registro horario pueden usar la ubicación. Desde el punto de vista de la protección de datos, la diferencia es decisiva:
En cualquier caso, la plantilla debe saber de antemano si se comprueba la ubicación y cuándo. Si hay comité de empresa, la función debe recogerse en el acuerdo de empresa.
Los datos relativos a la salud son categorías especiales de datos personales según el art. 9 del RGPD y gozan de especial protección. Para el registro horario basta con el hecho de la incapacidad laboral, con su inicio y su fin. El motivo de la enfermedad ni siquiera figura en el parte de baja destinado al empleador y no tiene cabida en la app.
En el cuadrante, los compañeros solo deberían ver «ausente», no «de baja». Quién ve cada tipo de ausencia lo regula el concepto de permisos. Igual de sensibles son los datos de la gestión de la reincorporación laboral (BEM), que se llevan por separado y solo para personas autorizadas; la guía Reincorporación laboral lo explica en detalle.
Los datos de jornada solo pueden conservarse durante el tiempo necesario o exigido por la ley. Los plazos más importantes:
Una vez vencido el plazo correspondiente, los datos deben suprimirse. En la práctica ayuda una política de supresión sencilla: valores diarios a los dos o tres años, valores mensuales liquidados tras el plazo fiscal, datos de quienes han dejado la empresa una vez vencidos todos los plazos. Esto no es asesoramiento jurídico; consulta cada caso concreto con un profesional.
Si una empresa utiliza un software de registro horario, el proveedor trata los datos del personal por cuenta del empleador. Para ello, el art. 28 del RGPD exige un Contrato de encargo de tratamiento (AVV). Este regula qué datos se tratan y con qué finalidad, qué medidas técnicas y organizativas se aplican, qué subencargados intervienen y que el proveedor no utiliza los datos para fines propios.
En qué deberían fijarse las empresas: el contrato de encargo está firmado antes de introducir datos reales. Los subencargados figuran con su sede. Y está claro cómo se devolverán o suprimirán los datos al finalizar el contrato.
Si hay comité de empresa, este tiene un derecho de cogestión según el § 87 apdo. 1 n.º 6 de la Ley de Organización de Empresas (BetrVG) al implantar un registro horario electrónico, ya que el software es técnicamente apto para supervisar el comportamiento o el rendimiento. Tras la resolución del Tribunal Federal de Trabajo, ya no puede influir en si se registra la jornada, pero sí en cómo. Lo habitual es un acuerdo de empresa que fije las funciones, los derechos de acceso, los análisis y los plazos de supresión. Más información en nuestra guía: Cuadrante y comité de empresa.
Según el art. 13 del RGPD, la plantilla debe ser informada al implantar el sistema. Suele bastar una breve hoja informativa que responda: ¿Qué datos se registran? ¿Para qué? ¿Quién tiene acceso? ¿Qué proveedor los trata y dónde? ¿Cuánto tiempo se conservan? ¿Qué derechos existen?
Entre estos derechos están el acceso a los propios datos, la rectificación de registros incorrectos y la supresión una vez vencidos los plazos. Un registro horario en el que cada persona ve en todo momento sus propios horarios, su cuenta de horas y su saldo de vacaciones cubre casi por sí solo la necesidad de información en el día a día.
En Presio, cada persona solo ve sus propios horarios, su cuenta de horas y sus vacaciones. Los responsables de equipo ven su área y los expedientes de personal quedan reservados a la dirección. Se ficha con un acceso propio, en el navegador o en la tablet de kiosco con PIN personal. Las correcciones se tramitan mediante solicitudes con aprobación. Con el ajuste «Fichar solo en el lugar de trabajo», Presio comprueba al fichar si la persona está en el lugar registrado. No hay localización durante la jornada. La autonotificación de baja por la app se puede desactivar por empresa o por equipo. Los datos de la app se alojan en un centro de datos en la UE. Presio firma con sus clientes un contrato de encargo de tratamiento, y los subencargados figuran en la Política de privacidad.
Sí. El registro es lícito si solo se tratan los datos necesarios, existe una base jurídica, los datos están protegidos, hay un contrato de encargo de tratamiento con el proveedor y la plantilla está informada. Además, una app suele exponer menos datos que las listas en papel colgadas a la vista en la sala de descanso.
No, no para el registro obligatorio. Este se basa en el art. 6, apdo. 1, letra c del RGPD, porque el empleador está obligado a registrar la jornada. El consentimiento solo entra en juego para funciones adicionales voluntarias.
Con accesos propios para cada persona, un concepto de roles y permisos, correcciones registradas, transmisión cifrada, un proveedor con contrato de encargo de tratamiento, una política de supresión y renunciando a datos que nadie necesita, como diagnósticos o la localización continua.
Una comprobación puntual al fichar la entrada y la salida suele ser admisible si existe un motivo objetivo y la plantilla está informada. La localización continua durante la jornada no es necesaria para el registro horario y, por principio, no está permitida.
No, los propios horarios y la cuenta de horas solo son visibles para la propia persona y para personas autorizadas, como el responsable del equipo. En el cuadrante, los compañeros ven quién está asignado o ausente y cuándo, pero no el motivo de la ausencia.
No. Para el registro horario basta con la incapacidad laboral y su periodo. El motivo de la enfermedad es un dato de salud según el art. 9 del RGPD y no es necesario para el registro horario.
Registros según el § 16 apdo. 2 de la ley alemana de jornada laboral (ArbZG) y el § 17 de la Ley del Salario Mínimo (MiLoG): al menos dos años. Documentación relevante para nóminas e impuestos: de seis a diez años. Después, los datos deben suprimirse. Esto no es asesoramiento jurídico; consulta cada caso concreto con un profesional.
Sobre si se registra, no, porque la obligación de registro existe de todos modos. Sobre cómo, sí: en un registro horario electrónico, el comité de empresa tiene un derecho de cogestión según el § 87 apdo. 1 n.º 6 BetrVG, normalmente regulado en un acuerdo de empresa.
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