Več urnikov:
eno podjetje, veliko področij

Problem: en urnik za vse ali tri orodja za tri področja

Kdor več področij načrtuje v enem podjetju, pozna obe slepi ulici. Prva: vse pride v en urnik. Postaja, šola in uprava so navedene ena pod drugo, vrstica zasedenosti sešteva stvari, ki ne sodijo skupaj, kdor pa načrtuje samo šolo, se vsak teden pomika mimo štiridesetih vrstic, ki ga ne zadevajo.

Druga: ločena orodja po področju. Postaja ima svojo programsko opremo, šola razpredelnico Excel, gostilna načrt na steni. Vsako področje je samo zase pregledno - vendar oseba, ki ob torkih poučuje in ob koncih tedna sedi v reševalnem vozilu, zdaj obstaja dvakrat. Dva konta dopusta, dva konta ur, dve prijavi, in nihče ne vidi, da po nočni izmeni v ponedeljek ob 8. uri stoji pred razredom.

Kdaj je smiselno imeti več urnikov

Ne potrebuje vsako podjetje z dvema oddelkoma dveh urnikov. Kuhinja in strežba v isti restavraciji delata ob istem času na istem mestu in ju načrtuje ista oseba - to sta dve delovni mesti v enem urniku. Ločen Urnik po področju se izplača, kadar velja vsaj dvoje:

• Lastne izmene in delovna mesta: Pekarska delavnica pozna jutranjo izmeno od 3. ure, gostilna opoldne in zvečer. 24-urna izmena postaje nima kaj iskati v šoli.
• Drugačni časi: Šola načrtuje po sklopih pouka, postaja čez cel dan v ciklu izmen. Skupni urnik prikazuje oboje in ne pomaga nobenemu od njiju.
• Drugi planerji: Vodstvo postaje načrtuje postajo, vodstvo šole šolo. Vsak potrebuje svoj urnik brez vrstic drugega - toda oba morata videti isto osebo.
• Več lokacij: Dve poslovalnici, dve postaji, dve ustanovi. Urnik za več lokacij je isti primer: ločeno načrtovanje, skupno upravljanje.

Kaj mora struktura omogočiti

Da ločeni urniki ne postanejo ločeni svetovi, programska oprema potrebuje jasno hierarhijo: Urnik → Delovno mesto → Izmene. Urnik je okvir, ki ga odpre planer. V njem so delovna mesta, kot so Reševalno vozilo 1, Učilnica ali Oddelek 3, ob vsakem delovnem mestu pa so pripete izmene, ki se tam opravljajo. Pri tem morajo biti rešene štiri stvari:

• Osebe na enem ali več urnikih: Večina zaposlenih pripada enemu področju. Nekateri dvema - mentor prakse, ki vozi in poučuje, pekarka, ki ob sobotah pomaga v gostilni. Pojavijo se na obeh urnikih, vendar kot ena oseba z enim kontom.
• Delovno mesto na več urnikih: Nekatera mesta uporabljata dve področji, na primer učilnico za usposabljanje ali ambulanto, kamor oddelek in urgenca pošiljata osebje. Tako Delovno mesto na več urnikih se pojavi pod vsakim od njih, s svojimi izmenami.
• En konto dopusta, ena evidenca delovnega časa: Kdor je na dveh urnikih, ima kljub temu en konto dopusta in en konto ur. Dopust iz šole je na postaji viden kot odsotnost, ure ob koncu tedna se štejejo na istem kontu kot ure poučevanja.
• Ena prijava: Oseba se prijavi enkrat in vidi svoje izmene iz vseh urnikov na enem seznamu.

Potek v štirih korakih

1. Ustvarjanje urnikov

Za vsako področje z lastnimi izmenami, časi ali planerji ustvarite en urnik: „Reševalna postaja“, „Šola“, „Pekarska delavnica“, „Gostilna“. Manj je več: dva do štirje urniki so v večini podjetij pravo število.

2. Dodeljevanje delovnih mest in izmen

Vsakemu urniku dodelite njegova delovna mesta in pripnite izmene na mesta: Reševalno vozilo 1 z 24-urno izmeno, učilnica z dopoldnevom in popoldnevom, pekarska delavnica z jutranjo izmeno od 3. ure. Mesto, ki ga uporabljata dve področji, dobi oba urnika. Izmene brez fiksnega delovnega mesta, na primer pripravljenost, dodelite neposredno enemu urniku.

3. Dodeljevanje oseb

Vsaka oseba pripada enemu ali več urnikom. To sodi tja, kjer tako ali tako vzdržujete matične podatke - v obrazec zaposlenega ob ustvarjanju in v osebni spis, ko se pozneje kaj spremeni. Kdor vozi le na postaji, dobi postajo; mentor prakse dobi postajo in šolo ter se pojavi na obeh urnikih, z enim kontom.

4. Preklopnik v urniku

V vsakdanjem delu planerka potrebuje le en preklopnik v urniku, s katerim preklaplja med postajo in šolo. Osebe, delovna mesta, izmene in vrstica zasedenosti se ravnajo po izbranem urniku. Oseba, ki je na obeh, se pojavi na obeh; prav tako njene odsotnosti in konflikti.

Primeri iz prakse

Reševalna postaja s šolo za reševalce: Postaja vozi čez cel dan, šola poučuje po urniku pouka. Reševalci v urgentni medicini s poučevalno obveznostjo so na obeh urnikih. Preverjanje konfliktov mora delovati čez oba: kdor je bil v nedeljo ponoči na vozilu, v ponedeljek ob 8. uri ne sme biti v učilnici. Čas počitka ne pozna meje urnika.

Pekarna z gostilno: Pekarska delavnica se začne ob 3. uri, gostilna zapre opolnoči. Dva urnika, dva planerja, komaj kaj prekrivanja - razen pekarke, ki ob sobotah pomaga v strežbi, in šefinje, ki spremlja oboje. Ta preklopi urnik, namesto da bi odprla dve razpredelnici; ure se seštevajo na enem kontu ur, izvoz DATEV ostaja en.

Klinika z oddelki in ambulanto: Vsak oddelek načrtuje samostojno, ambulanta tudi. Zaposleni iz kadrovskega bazena, ki je razporejen na Oddelek 2 ali v ambulanto, je na obeh urnikih. Ambulanta kot delovno mesto je na svojem lastnem urniku in na urniku oddelka, ki ga podnevi dodatno zaseda - na vsakem urniku vrstica zasedenosti šteje le tisto, kar zadeva ta urnik. Letno načrtovanje dopusta kljub temu poteka za celotno ustanovo v enem pregledu, razvrščeno po urniku.

Kako Presio pomaga pri več urnikih

Prav to strukturo smo zgradili v Presiu. Organizacija lahko več urnikov voditi, vse ostalo pa ostane, kot je:

• Več urnikov na organizacijo: V „Upravljanje urnikov“ ustvarite toliko urnikov, kolikor ima vaše podjetje področij - postaja, šola, pekarska delavnica, gostilna, oddelek 1 do 4.
• Preklopnik ob hitrem vnosu: Na zavihku Urnik izberete aktivni urnik neposredno ob hitrem vnosu. Osebe, delovna mesta, izmene in vrstica zasedenosti sledijo izbiri.
• Struktura Urnik → Delovno mesto → Izmene: V „Upravljanje izmen“ vidite po urniku njegova delovna mesta in pod njimi izmene, ki se tam opravljajo. Izmena z delovnim mestom samodejno sledi urnikom svojega mesta; le izmene brez delovnega mesta dodelite sami.
• Večkratna dodelitev delovnih mest in oseb: Delovno mesto je lahko na več urnikih in se pojavi pod vsakim od njih. Osebe dodelite v obrazcu zaposlenega ali na zavihku matičnih podatkov osebnega spisa enemu ali več urnikom - ena oseba, en konto, toliko urnikov, kolikor je potrebno.
• Števci in zasedenost po urniku: Vrstica zasedenosti in ciljne vrednosti se računajo po urniku. Šola ne šteje postaje zraven - toda čas počitka in odsotnosti osebe veljajo za vse urnike.
• Vse v enem kontu: Evidenca delovnega časa, odsotnosti, letno načrtovanje dopusta, izvoz za obračun plač in aplikacija ostajajo eno. Kdor je na dveh urnikih, se prijavlja z eno prijavo, ima en konto ur in vidi svoje izmene iz obeh urnikov na enem seznamu.

Na kratko: funkcija Programska oprema za urnike za več ekip da vsakemu področju svoj urnik in ohrani človeka v ozadju kot eno osebo. Za podjetja z enim področjem se nič ne spremeni - tam obstaja natanko en urnik.