Più piani turni:
un'azienda, tanti reparti

Il problema: un piano per tutto oppure tre strumenti per tre reparti

Chi più reparti pianifica in un'azienda, conosce entrambi i vicoli ciechi. Il primo: tutto confluisce in un piano turni. Postazione, scuola e amministrazione sono elencate una sotto l'altra, la riga del personale somma cose che non c'entrano tra loro, e chi pianifica solo la scuola scorre ogni settimana oltre quaranta righe che non lo riguardano.

La seconda: strumenti separati per reparto. La postazione ha il suo software, la scuola una tabella Excel, la trattoria un planning a muro. Ogni reparto per sé è chiaro - ma la persona che il martedì insegna e nel weekend è sull'ambulanza esiste ora due volte. Due conti ferie, due conti ore, due login, e nessuno vede che dopo il turno di notte, il lunedì alle 8, è davanti alla classe.

Quando più piani turni hanno senso

Non ogni azienda con due reparti ha bisogno di due piani. Cucina e sala nello stesso ristorante lavorano nello stesso momento, nello stesso luogo, e vengono pianificate dalla stessa persona - sono due postazioni in un unico piano. Un proprio Piano turni per reparto conviene quando si verificano almeno due di questi punti:

• Turni e postazioni propri: Il laboratorio conosce il turno del mattino dalle 3, la trattoria il pranzo e la cena. Un turno di 24 ore della postazione non ha nulla a che fare con la scuola.
• Orari diversi: La scuola pianifica per blocchi di lezioni, la postazione 24 ore su 24 a rotazione di turni. Un piano comune mostra entrambi e non aiuta nessuno dei due.
• Pianificatori diversi: La direzione della postazione pianifica la postazione, la direzione della scuola pianifica la scuola. Ognuno ha bisogno del proprio piano senza le righe dell'altro - ma entrambi devono vedere la stessa persona.
• Più sedi: Due filiali, due postazioni, due strutture. Il Piano turni per più sedi è lo stesso caso: pianificare separatamente, gestire insieme.

Cosa deve garantire la struttura

Perché piani separati non diventino mondi separati, il software ha bisogno di una gerarchia chiara: Piano turni → postazione → turni. Il piano turni è la cornice che un pianificatore apre. Al suo interno si trovano postazioni come Ambulanza 1, Aula o Reparto 3, e a ogni postazione sono agganciati i turni che vi si svolgono. In questo contesto vanno risolte quattro cose:

• Persone su uno o più piani: La maggior parte dei dipendenti appartiene a un solo reparto. Alcuni a due - il tutor di tirocinio che guida l'ambulanza e insegna, la panettiera che il sabato aiuta in trattoria. Compaiono su entrambi i piani, ma come un'unica persona con un unico conto.
• Postazione su più piani: Alcune postazioni sono utilizzate da due reparti, ad esempio un'aula di formazione o l'ambulatorio, verso cui reparto e pronto soccorso inviano personale. Una tale Postazione su più piani turni compare sotto ciascuno, con i propri turni.
• Un conto ferie, una rilevazione delle presenze: Chi è presente su due piani ha comunque un solo conto ferie e un solo conto ore. Le ferie prese a scuola sono visibili sulla postazione come assenza, le ore del weekend contano nello stesso conto delle ore di insegnamento.
• Un login: La persona effettua l'accesso una sola volta e vede i propri turni di tutti i piani in un unico elenco.

Procedura in quattro passaggi

1. Creare i piani turni

Create un piano turni per ogni reparto con turni, orari o pianificatori propri: «Postazione di soccorso», «Scuola», «Laboratorio», «Trattoria». Meno è meglio: da due a quattro piani sono il numero giusto nella maggior parte delle aziende.

2. Assegnare postazioni e turni

Assegnate a ogni piano le proprie postazioni e agganciate i turni alle postazioni: Ambulanza 1 con turno di 24 ore, Aula con mattina e pomeriggio, Laboratorio con il turno del mattino dalle 3. Una postazione usata da due reparti riceve entrambi i piani. I turni senza postazione fissa, ad esempio la reperibilità, li assegnate direttamente a un piano.

3. Assegnare le persone

Ogni persona appartiene a uno o più piani. Questo va dove comunque gestite l'anagrafica - nel modulo dipendente al momento della creazione e nel fascicolo del personale, quando qualcosa cambia in seguito. Chi presta servizio solo sulla postazione riceve la postazione; il tutor di tirocinio riceve postazione e scuola e compare in entrambi i piani, con un unico conto.

4. Selettore nel piano turni

Nella pratica quotidiana la pianificatrice ha bisogno solo di un selettore nel piano turni, con cui passa tra postazione e scuola. Persone, postazioni, turni e riga del personale seguono il piano selezionato. Una persona presente su entrambi compare in entrambi; così anche le sue assenze e i suoi conflitti.

Esempi dalla pratica

Postazione di soccorso con scuola per soccorritori: La postazione è operativa 24 ore su 24, la scuola insegna secondo il piano dei corsi. I soccorritori con incarico di insegnamento sono presenti su entrambi i piani. Il controllo dei conflitti deve funzionare su entrambi insieme: chi domenica ha fatto la notte in ambulanza non può stare lunedì alle 8 in aula. Il periodo di riposo non conosce confini tra piani.

Panetteria con trattoria: Il laboratorio inizia alle 3, la trattoria chiude a mezzanotte. Due piani, due pianificatori, quasi nessuna sovrapposizione - a parte la panettiera che il sabato aiuta in sala, e la titolare che tiene d'occhio entrambi. Lei passa da un piano all'altro invece di aprire due tabelle; le ore confluiscono in un unico conto ore, l'esportazione DATEV resta una sola.

Clinica con reparti e ambulatorio: Ogni reparto pianifica da sé, anche l'ambulatorio. Il dipendente del pool, impiegato al Reparto 2 o in ambulatorio, è presente su entrambi i piani. L'ambulatorio come postazione si trova sul proprio piano e su quello del reparto che copre di giorno insieme a esso - in ogni piano la riga del personale conta solo ciò che riguarda quel piano. La pianificazione annuale delle ferie funziona comunque per l'intera struttura in un'unica panoramica, raggruppata per piano turni.

Come Presio aiuta con più piani turni

Esattamente questa struttura l'abbiamo costruita in Presio. Un'organizzazione può gestire più piani turni , mentre tutto il resto resta come prima:

• Più piani turni per organizzazione: Create in «Gestisci piani turni» tanti piani quanti sono i reparti della vostra azienda - postazione, scuola, laboratorio, trattoria, reparto da 1 a 4.
• Selettore accanto all'inserimento rapido: Nella scheda Piano turni selezionate il piano attivo direttamente accanto all'inserimento rapido. Persone, postazioni, turni e riga del personale seguono la selezione.
• Struttura piano turni → postazione → turni: In «Gestisci turni» vedete, per ogni piano turni, le sue postazioni e sotto i turni che vi si svolgono. Un turno con postazione segue automaticamente i piani della sua postazione; solo i turni senza postazione li assegnate voi stessi.
• Assegnazione multipla di postazioni e persone: Una postazione può trovarsi su più piani turni e compare sotto ciascuno di essi. Assegnate le persone a uno o più piani nel modulo dipendente o nella scheda anagrafica del fascicolo del personale - una persona, un conto, tanti piani quanti servono.
• Contatori e personale per piano turni: La riga del personale e gli obiettivi previsti si calcolano per ogni piano. La scuola non conta la postazione - ma il periodo di riposo e le assenze di una persona valgono su tutti i piani.
• Tutto in un unico conto: Rilevazione delle presenze, assenze, pianificazione annuale delle ferie, esportazione paghe e app restano uniche. Chi è presente su due piani timbra con un unico login, ha un unico conto ore e vede i propri turni di entrambi i piani in un unico elenco.

In breve: il Software per la pianificazione dei turni per più team dà a ogni reparto il proprio piano e mantiene la persona dietro di esso come un'unica persona. Per le aziende con un solo reparto non cambia nulla - lì c'è esattamente un piano turni.