Plusieurs plannings :
une entreprise, plusieurs secteurs

Le problème : un planning pour tout ou trois outils pour trois secteurs

Qui planifie plusieurs secteurs dans une entreprise connaît les deux impasses. La première : tout se retrouve dans un planning. Poste, école et administration sont les unes sous les autres, la ligne d'effectifs additionne des choses qui n'ont rien à voir entre elles, et qui ne planifie que l'école fait défiler chaque semaine quarante lignes qui ne le concernent pas.

La seconde : des outils séparés par secteur. Le poste a son logiciel, l'école un tableau Excel, l'auberge un planning mural. Chaque secteur pris isolément est lisible - mais la personne qui enseigne le mardi et est sur l'ambulance le week-end existe désormais deux fois. Deux comptes de congés, deux comptes de temps, deux connexions, et personne ne voit qu'elle est devant la classe à 8 heures le lundi après la garde de nuit.

Quand plusieurs plannings sont pertinents

Toute entreprise ayant deux services n'a pas forcément besoin de deux plannings. La cuisine et le service dans le même restaurant travaillent au même moment, au même endroit, et sont planifiés par la même personne - ce sont deux postes de travail au sein d'un seul planning. Un planning par secteur distinct vaut la peine dès que deux critères au moins sont remplis :

• Services et postes de travail propres : Le fournil connaît le service du matin dès 3 heures, l'auberge le midi et le soir. Un service de 24 heures du poste n'a rien à faire à l'école.
• Autres horaires : L'école planifie par blocs de cours, le poste 24 heures sur 24 en rotation d'équipes. Un planning commun montre les deux et n'aide ni l'un ni l'autre.
• Autres planificateurs : La direction du poste planifie le poste, la direction de l'école planifie l'école. Chacune a besoin de son planning sans les lignes de l'autre - mais toutes deux doivent voir la même personne.
• Plusieurs sites : Deux magasins, deux postes, deux établissements. Le Planning pour plusieurs sites correspond au même cas de figure : planifier séparément, gérer ensemble.

Ce que la structure doit assurer

Pour que des plannings séparés ne deviennent pas des mondes séparés, le logiciel a besoin d'une hiérarchie claire : Planning → poste de travail → services. Le planning est le cadre qu'un planificateur ouvre. On y trouve des postes de travail tels qu'Ambulance 1, salle de cours ou service 3, et à chaque poste de travail sont rattachés les services qui y sont assurés. Quatre points doivent alors être réglés :

• Personnes sur un ou plusieurs plannings : La plupart des employés appartiennent à un seul secteur. Certains à deux - le tuteur qui roule et enseigne, la boulangère qui aide à l'auberge le samedi. Ils apparaissent sur les deux plannings, mais comme une seule personne avec un seul compte.
• Poste de travail sur plusieurs plannings : Certains postes servent deux secteurs, par exemple une salle de formation ou le service ambulatoire, vers lequel le service et les urgences envoient du personnel. Un tel Poste de travail sur plusieurs plannings apparaît sous chacun d'eux, avec ses services.
• Un compte de congés, un suivi du temps de travail : Qui figure sur deux plannings a malgré tout un seul compte de congés et un seul compte de temps. Les congés pris à l'école sont visibles comme absence sur le poste, les heures du week-end comptent dans le même compte que les heures d'enseignement.
• Une seule connexion : La personne se connecte une seule fois et voit ses services de tous les plannings dans une seule liste.

Déroulement en quatre étapes

1. Créer les plannings

Créez un planning pour chaque secteur ayant ses propres services, horaires ou planificateurs : « Poste de secours », « École », « Fournil », « Auberge ». Moins, c'est mieux : deux à quatre plannings sont le bon nombre dans la plupart des entreprises.

2. Affecter les postes de travail et les services

Affectez à chaque planning ses postes de travail et rattachez les services aux postes : Ambulance 1 avec service de 24 heures, salle de cours avec matin et après-midi, fournil avec service du matin dès 3 heures. Un poste utilisé par deux secteurs reçoit les deux plannings. Les services sans poste de travail fixe, comme l'astreinte, vous les affectez directement à un planning.

3. Affecter les personnes

Chaque personne appartient à un ou plusieurs plannings. Cela se règle là où vous gérez de toute façon les données de base - dans le formulaire employé à la création, et dans le dossier du personnel si quelque chose change plus tard. Qui roule uniquement pour le poste reçoit le poste ; le tuteur reçoit le poste et l'école et apparaît sur les deux plannings, avec un seul compte.

4. Sélecteur dans le planning

Au quotidien, la planificatrice n'a besoin que d'un sélecteur dans le planning, avec lequel elle bascule entre le poste et l'école. Les personnes, les postes de travail, les services et la ligne d'effectifs suivent le planning sélectionné. Une personne qui figure sur les deux apparaît sur les deux ; ses absences et ses conflits aussi.

Exemples tirés de la pratique

Poste de secours avec école de secouristes : Le poste fonctionne 24 heures sur 24, l'école enseigne selon le planning de cours. Les ambulanciers ayant une mission d'enseignement figurent sur les deux plannings. La vérification des conflits doit fonctionner sur les deux à la fois : qui a eu la nuit sur l'ambulance dimanche ne peut pas se retrouver en salle de cours à 8 heures le lundi. Le temps de repos ne connaît pas de limite de planning.

Boulangerie avec auberge : Le fournil commence à 3 heures, l'auberge ferme à minuit. Deux plannings, deux planificateurs, presque aucun chevauchement - sauf la boulangère, qui aide au service le samedi, et la patronne, qui garde les deux à l'œil. Elle bascule d'un planning à l'autre au lieu d'ouvrir deux tableaux ; les heures se cumulent sur un seul compte de temps, l'export DATEV reste unique.

Clinique avec services et service ambulatoire : Chaque service planifie de son côté, le service ambulatoire aussi. L'employé du pool, affecté au service 2 ou au service ambulatoire, figure sur les deux plannings. Le service ambulatoire en tant que poste de travail se trouve sur son propre planning et sur celui du service qu'il aide à couvrir en journée - dans chaque planning, la ligne d'effectifs ne compte que ce qui concerne ce planning-là. La planification annuelle des congés se déroule néanmoins pour tout l'établissement dans une seule vue d'ensemble, groupée par planning.

Comment Presio aide avec plusieurs plannings

Nous avons construit exactement cette structure dans Presio. Une organisation peut avoir plusieurs plannings à gérer, et tout le reste reste tel quel :

• Plusieurs plannings par organisation : Vous créez dans « Gérer les plannings » autant de plannings que votre entreprise a de secteurs - poste, école, fournil, auberge, service 1 à 4.
• Sélecteur à côté de la saisie rapide : Dans l'onglet Planning, vous choisissez le planning actif directement à côté de la saisie rapide. Les personnes, les postes de travail, les services et la ligne d'effectifs suivent votre choix.
• Structure planning → poste de travail → services : Dans « Gérer les services », vous voyez pour chaque planning ses postes de travail et, en dessous, les services qui y sont assurés. Un service rattaché à un poste de travail suit automatiquement les plannings de ce poste ; seuls les services sans poste de travail sont à affecter vous-même.
• Affectation multiple des postes de travail et des personnes : Un poste de travail peut se trouver sur plusieurs plannings et apparaît sous chacun d'eux. Vous affectez les personnes à un ou plusieurs plannings dans le formulaire employé ou dans l'onglet données de base du dossier du personnel - une personne, un compte, autant de plannings que nécessaire.
• Compteurs et effectifs par planning : La ligne d'effectifs et les objectifs prévus se calculent par planning. L'école ne compte pas le poste - mais le temps de repos et les absences d'une personne s'appliquent à tous les plannings.
• Tout dans un seul compte : Le suivi du temps de travail, les absences, la planification annuelle des congés, l'export de paie et l'application restent uniques. Qui figure sur deux plannings pointe avec une seule connexion, a un seul compte de temps et voit ses services des deux plannings dans une seule liste.

En bref : le Logiciel de planning pour plusieurs équipes donne à chaque secteur son planning et garde la personne derrière comme une seule personne. Pour les entreprises avec un seul secteur, rien ne change - il n'y a alors qu'un seul planning.