Više rasporeda:
jedna tvrtka, mnoga područja

Problem: jedan raspored za sve ili tri alata za tri područja

Tko više područja planira u jednoj tvrtki, poznaje obje slijepe ulice. Prva: sve ide u jedan raspored. Postaja, škola i uprava stoje jedna ispod druge, redak popunjenosti zbraja stvari koje ne pripadaju zajedno, a tko planira samo školu, svaki tjedan skrola pored četrdeset redaka koji ga se ne tiču.

Druga: odvojeni alati po području. Postaja ima svoj softver, škola Excel tablicu, gostionica plan na zidu. Svako je područje samo za sebe pregledno - ali osoba koja utorkom predaje, a vikendom sjedi u vozilu hitne pomoći, sada postoji dvaput. Dva salda godišnjeg odmora, dva računa radnog vremena, dvije prijave, i nitko ne vidi da nakon noćne smjene u ponedjeljak u 8 sati stoji pred razredom.

Kada je smisleno imati više rasporeda

Ne treba svaka tvrtka s dva odjela dva rasporeda. Kuhinja i posluživanje u istom restoranu rade u isto vrijeme na istom mjestu i planira ih ista osoba - to su dva radna mjesta u jednom rasporedu. Zaseban Raspored po području isplati se kad vrijede barem dvije točke:

• Vlastite smjene i radna mjesta: Pekarska radiona ima jutarnju smjenu od 3 sata, gostionica podne i večer. Dvadesetčetverosatna smjena postaje nema što tražiti u školi.
• Drugačija vremena: Škola planira prema blokovima nastave, postaja cijeli dan u ciklusu smjena. Zajednički raspored prikazuje oboje i ne pomaže nijednome od njih.
• Drugi planeri: Uprava postaje planira postaju, uprava škole školu. Svakome treba svoj raspored bez redaka onog drugog - ali oboje trebaju vidjeti istu osobu.
• Više lokacija: Dvije poslovnice, dvije postaje, dvije ustanove. Raspored za više lokacija isti je slučaj: odvojeno planiranje, zajedničko upravljanje.

Što struktura mora omogućiti

Da odvojeni rasporedi ne postanu odvojeni svjetovi, softveru treba jasna hijerarhija: Raspored → Radno mjesto → Smjene. Raspored je okvir koji otvara planer. U njemu se nalaze radna mjesta poput Vozilo hitne pomoći 1, Učionica ili Odjel 3, a uz svako radno mjesto vežu se smjene koje se ondje odrađuju. Pritom moraju biti riješene četiri stvari:

• Osobe na jednom ili više rasporeda: Većina zaposlenika pripada jednom području. Neki dvama - mentor prakse koji vozi i predaje, pekarica koja subotom pomaže u gostionici. Pojavljuju se na oba rasporeda, ali kao jedna osoba s jednim računom.
• Radno mjesto na više rasporeda: Neka mjesta koriste dva područja, primjerice prostorija za edukaciju ili ambulanta, u koju odjel i hitni prijem šalju osoblje. Takvo Radno mjesto na više rasporeda pojavljuje se na svakom od njih, sa svojim smjenama.
• Jedan saldo godišnjeg odmora, jedna evidencija radnog vremena: Tko je na dva rasporeda, ipak ima jedan saldo godišnjeg odmora i jedan račun radnog vremena. Godišnji odmor iz škole vidljiv je na postaji kao izostanak, sati vikendom broje se na istom računu kao i sati nastave.
• Jedna prijava: Osoba se prijavljuje jednom i vidi svoje smjene iz svih rasporeda na jednom popisu.

Postupak u četiri koraka

1. Kreiranje rasporeda

Kreirajte za svako područje s vlastitim smjenama, vremenima ili planerima jedan raspored: „Postaja hitne pomoći“, „Škola“, „Pekarska radiona“, „Gostionica“. Manje je više: dva do četiri rasporeda pravi su broj u većini tvrtki.

2. Dodjela radnih mjesta i smjena

Dodijelite svakom rasporedu njegova radna mjesta i povežite smjene s mjestima: Vozilo hitne pomoći 1 s 24-satnom smjenom, učionica s prijepodnevom i poslijepodnevom, pekarska radiona s jutarnjom smjenom od 3 sata. Mjesto koje koriste dva područja dobiva oba rasporeda. Smjene bez fiksnog radnog mjesta, primjerice pripravnost, dodjeljujete izravno jednom rasporedu.

3. Dodjela osoba

Svaka osoba pripada jednom ili više rasporeda. To spada onamo gdje inače održavate matične podatke - u obrazac zaposlenika prilikom kreiranja i u personalni dosje kad se kasnije nešto promijeni. Tko vozi samo na postaji, dobiva postaju; mentor prakse dobiva postaju i školu te se pojavljuje na oba rasporeda, s jednim računom.

4. Prekidač u rasporedu

U svakodnevnom radu planerica treba samo jedan prekidač u rasporedu kojim prebacuje između postaje i škole. Osobe, radna mjesta, smjene i redak popunjenosti prilagođavaju se odabranom rasporedu. Osoba koja je na oba rasporeda, pojavljuje se na oba; njezini izostanci i sukobi također.

Primjeri iz prakse

Postaja hitne pomoći sa školom hitne pomoći: Postaja radi cijeli dan, škola predaje prema rasporedu nastave. Hitni medicinski tehničari s nastavnom obvezom nalaze se na oba rasporeda. Provjera sukoba mora djelovati preko oba: tko je nedjelju navečer bio u vozilu, ne smije ponedjeljkom u 8 sati stajati u učionici. Vrijeme odmora ne poznaje granicu rasporeda.

Pekara s gostionicom: Pekarska radiona počinje u 3 sata, gostionica zatvara u ponoć. Dva rasporeda, dva planera, gotovo nikakvo preklapanje - osim pekarice koja subotom pomaže u posluživanju i vlasnice koja prati oboje. Ona samo prebaci raspored umjesto da otvara dvije tablice; sati se zbrajaju na jednom računu radnog vremena, DATEV izvoz ostaje jedan.

Klinika s odjelima i ambulantom: Svaki odjel planira samostalno, ambulanta također. Zaposlenik iz pool-a, koji se raspoređuje na Odjel 2 ili u ambulantu, nalazi se na oba rasporeda. Ambulanta kao radno mjesto nalazi se na svom vlastitom rasporedu i na rasporedu odjela koji dodatno popunjava tijekom dana - u svakom rasporedu redak popunjenosti broji samo ono što se tiče tog rasporeda. Godišnje planiranje odmora ipak se odvija za cijelu ustanovu u jednom pregledu, grupirano po rasporedu.

Kako Presio pomaže kod više rasporeda

Upravo smo tu strukturu izgradili u Presiju. Organizacija može više rasporeda voditi, a sve ostalo ostaje kako jest:

• Više rasporeda po organizaciji: U „Upravljanje rasporedima“ kreirate onoliko rasporeda koliko vaša tvrtka ima područja - postaja, škola, pekarska radiona, gostionica, Odjel 1 do 4.
• Prekidač pored brzog unosa: Na kartici Raspored odabirete aktivni raspored izravno pored brzog unosa. Osobe, radna mjesta, smjene i redak popunjenosti prate odabir.
• Struktura Raspored → Radno mjesto → Smjene: U „Upravljanje smjenama“ vidite po rasporedu njegova radna mjesta, a ispod njih smjene koje se ondje odrađuju. Smjena s radnim mjestom automatski prati rasporede svog mjesta; samo smjene bez radnog mjesta dodjeljujete sami.
• Višestruka dodjela radnih mjesta i osoba: Radno mjesto može biti na više rasporeda i pojavljuje se na svakom od njih. Osobe dodjeljujete u obrascu zaposlenika ili na kartici matičnih podataka personalnog dosjea jednom ili više rasporeda - jedna osoba, jedan račun, onoliko rasporeda koliko je potrebno.
• Brojači i popunjenost po rasporedu: Redak popunjenosti i planirane vrijednosti računaju se po rasporedu. Škola ne uračunava postaju - ali vrijeme odmora i izostanci jedne osobe vrijede za sve rasporede.
• Sve u jednom računu: Evidencija radnog vremena, izostanci, godišnje planiranje odmora, izvoz za obračun plaća i aplikacija ostaju jedno. Tko je na dva rasporeda, evidentira dolazak jednom prijavom, ima jedan račun radnog vremena i vidi svoje smjene iz oba rasporeda na jednom popisu.

Ukratko: funkcija Softver za raspored za više timova daje svakom području njegov raspored i zadržava čovjeka iza toga kao jednu osobu. Za tvrtke s jednim područjem ništa se ne mijenja - tamo postoji točno jedan raspored.