Varios cuadrantes:
una empresa, varias áreas

El problema: un cuadrante para todo o tres herramientas para tres áreas

Quien varias áreas planifica varias áreas en una misma empresa, conoce los dos callejones sin salida. El primero: todo entra en un cuadrante. La base, la escuela y la administración están una debajo de otra, la línea de cobertura suma cosas que no tienen nada que ver entre sí, y quien solo planifica la escuela se desplaza cada semana por cuarenta líneas que no le incumben.

La segunda: herramientas separadas por área. La base tiene su software, la escuela una tabla de Excel, la taberna un tablón de pared. Cada área por separado resulta clara - pero la persona que los martes da clases y los fines de semana va en la ambulancia existe ahora dos veces. Dos cuentas de vacaciones, dos cuentas de horas, dos inicios de sesión, y nadie ve que, después del turno de noche, el lunes a las 8 está delante de la clase.

Cuándo tiene sentido tener varios cuadrantes

Un Cuadrante por área merece la pena cuando se cumplen al menos dos de estos puntos:

• Servicios y puestos de trabajo propios: El obrador tiene el turno de mañana desde las 3, la taberna mediodía y noche. Un servicio de 24 horas de la base no tiene cabida en la escuela.
• Horarios distintos: La escuela planifica por bloques de curso, la base las 24 horas en rotación de turnos. Un cuadrante compartido muestra ambas cosas y no ayuda a ninguna de las dos.
• Planificadores distintos: La dirección de la base planifica la base, la dirección del centro la escuela. Cada uno necesita su cuadrante sin las líneas del otro - pero ambos deben ver a la misma persona.
• Varias ubicaciones: Dos tiendas, dos bases, dos centros. El Cuadrante para varias ubicaciones es el mismo caso: planificar por separado, gestionar en conjunto.

Qué debe ofrecer la estructura

Para que los cuadrantes separados no se conviertan en mundos separados, el software necesita una jerarquía clara: Cuadrante → puesto de trabajo → servicios. El cuadrante es el marco que abre quien planifica. Dentro de él están los puestos de trabajo, como Ambulancia 1, aula o unidad 3, y en cada puesto de trabajo cuelgan los servicios que se realizan allí. Hay que resolver cuatro cosas:

• Personas en uno o varios cuadrantes: La mayoría de los empleados pertenecen a un área. Algunos a dos - el tutor de prácticas, que conduce y enseña, la panadera, que los sábados ayuda en la taberna. Aparecen en ambos cuadrantes, pero como una sola persona con una sola cuenta.
• Puesto de trabajo en varios cuadrantes: Algunos puestos los usan dos áreas, por ejemplo una sala de formación o el ambulatorio, al que la unidad y urgencias envían personal. Un Puesto de trabajo en varios cuadrantes aparece en cada uno, con sus servicios.
• Una cuenta de vacaciones, un control horario: Quien está en dos cuadrantes tiene, de todos modos, una sola cuenta de vacaciones y una sola cuenta de horas. Las vacaciones de la escuela son visibles como ausencia en la base, las horas del fin de semana cuentan en la misma cuenta que las horas de clase.
• Un inicio de sesión: La persona inicia sesión una sola vez y ve sus servicios de todos los cuadrantes en una sola lista.

Proceso en cuatro pasos

1. Crear cuadrantes

Cread un cuadrante para cada área con servicios, horarios o planificadores propios: «Base de ambulancias», «Escuela», «Obrador», «Taberna». Menos es más: de dos a cuatro cuadrantes es el número adecuado en la mayoría de las empresas.

2. Asignar puestos de trabajo y servicios

Asignad a cada cuadrante sus puestos de trabajo y colgad los servicios de esos puestos: Ambulancia 1 con servicio de 24 horas, aula con turno de mañana y tarde, obrador con turno de madrugada desde las 3. Un puesto que usan dos áreas recibe ambos cuadrantes. Los servicios sin puesto de trabajo fijo, como la disponibilidad, los asignáis directamente a un cuadrante.

3. Asignar personas

Cada persona pertenece a uno o varios cuadrantes. Eso va justo donde de todos modos mantenéis los datos maestros - en el formulario de empleado al darla de alta y en el expediente de personal cuando algo cambia más adelante. Quien solo trabaja en la base recibe la base; el tutor de prácticas recibe la base y la escuela y aparece en ambos cuadrantes, con una sola cuenta.

4. Selector en el cuadrante

En el día a día, la planificadora solo necesita un selector en el cuadrante con el que cambia entre la base y la escuela. Las personas, los puestos de trabajo, los servicios y la línea de cobertura se ajustan al cuadrante elegido. Una persona que está en ambos aparece en los dos; también sus ausencias y conflictos.

Ejemplos de la práctica

Base de ambulancias con escuela de técnicos de emergencias: La base está operativa las 24 horas, la escuela enseña según el plan de curso. Los técnicos de emergencias con función docente están en ambos cuadrantes. La comprobación de conflictos tiene que funcionar en los dos a la vez: quien tuvo el turno de noche del domingo en la ambulancia no puede estar el lunes a las 8 en el aula. El periodo de descanso no conoce límites de cuadrante.

Panadería con taberna: El obrador empieza a las 3 de la madrugada, la taberna cierra a medianoche. Dos cuadrantes, dos personas planificando, apenas solapamiento - salvo la panadera, que los sábados ayuda en el servicio, y la jefa, que tiene ambos a la vista. Ella cambia de cuadrante en lugar de abrir dos tablas; las horas se acumulan en una sola cuenta de horas, la exportación a DATEV sigue siendo una sola.

Clínica con unidades y ambulatorio: Cada unidad planifica por su cuenta, el ambulatorio también. El empleado del pool, que se destina a la unidad 2 o al ambulatorio, está en ambos cuadrantes. El ambulatorio como puesto de trabajo está en su propio cuadrante y en el de la unidad a la que ayuda a cubrir durante el día - en cada cuadrante, la línea de cobertura solo cuenta lo que corresponde a ese cuadrante. La planificación anual de vacaciones, sin embargo, funciona para todo el centro en una sola vista general, agrupada por cuadrante.

Cómo ayuda Presio con varios cuadrantes

Hemos construido exactamente esta estructura en Presio. Una organización puede varios cuadrantes gestionar, y todo lo demás sigue igual:

• Varios cuadrantes por organización: Creáis en «Gestionar cuadrantes» tantos cuadrantes como áreas tenga vuestra empresa - la base, la escuela, el obrador, la taberna, la unidad 1 a la 4.
• Selector junto a la entrada rápida: En la pestaña Cuadrante elegís el cuadrante activo justo al lado de la entrada rápida. Las personas, los puestos de trabajo, los servicios y la línea de cobertura siguen la selección.
• Estructura cuadrante → puesto de trabajo → servicios: En «Gestionar servicios» veis, por cada cuadrante, sus puestos de trabajo y debajo los servicios que se realizan allí. Un servicio con puesto de trabajo sigue automáticamente los cuadrantes de su puesto; solo los servicios sin puesto de trabajo los asignáis vosotros mismos.
• Asignación múltiple de puestos de trabajo y personas: Un puesto de trabajo puede estar en varios cuadrantes y aparece en cada uno de ellos. A las personas las asignáis a uno o varios cuadrantes en el formulario de empleado o en la pestaña de datos maestros del expediente de personal - una persona, una cuenta, tantos cuadrantes como sea necesario.
• Contadores y personal por cuadrante: La línea de cobertura y los objetivos de personal se calculan por cuadrante. La escuela no cuenta con la base - pero el periodo de descanso y las ausencias de una persona son válidos en todos los cuadrantes.
• Todo en una sola cuenta: El control horario, las ausencias, la planificación anual de vacaciones, la exportación de nómina y la app siguen siendo uno solo. Quien está en dos cuadrantes ficha con un solo inicio de sesión, tiene una sola cuenta de horas y ve sus servicios de ambos cuadrantes en una sola lista.

En resumen: el Software de planificación de turnos para varios equipos da a cada área su cuadrante y mantiene a la persona detrás como una sola persona. Para las empresas con una sola área no cambia nada - ahí hay exactamente un cuadrante.