Viaceré rozpisy zmien:
jedna firma, mnoho oblastí

Problém: jeden plán na všetko, alebo tri nástroje pre tri oblasti

Kto viaceré oblasti plánuje vo firme, pozná obe slepé uličky. Prvá: všetko je jeden rozpis zmien. Záchranka, škola a administratíva stoja pod sebou, riadok obsadenosti sčítava dokopy veci, ktoré k sebe nepatria, a kto plánuje len školu, každý týždeň preklikáva štyridsať riadkov, ktoré sa ho netýkajú.

Druhá: oddelené nástroje pre každú oblasť. Záchranka má svoj softvér, škola excelovú tabuľku, krčma plán na nástenke. Každá oblasť sama osebe je prehľadná - ale osoba, ktorá v utorok učí a cez víkend sedí v sanitke, teraz existuje dvakrát. Dve kontá dovolenky, dve kontá pracovného času, dva loginy, a nikto nevidí, že po nočnej zmene stojí v pondelok o 8 hodine pred triedou.

Kedy majú viaceré rozpisy zmien zmysel

Nie každá firma s dvoma oddeleniami potrebuje dva plány. Kuchyňa a obsluha v tej istej reštaurácii pracujú v rovnakom čase, na rovnakom mieste a sú plánované tou istou osobou - to sú dve pracoviská v jednom pláne. Vlastný Rozpis zmien pre každú oblasť sa oplatí, ak platia aspoň dva body:

• Vlastné zmeny a pracoviská: Pekáreň pozná rannú zmenu od 3 hodiny, krčma obed a večer. 24-hodinová zmena záchranky nemá v škole čo hľadať.
• Iné časy: Škola plánuje podľa blokov kurzov, záchranka nepretržite v zmenovej prevádzke. Spoločný plán ukazuje oboje a nepomáha ani jednému z nich.
• Iní plánovači: Vedenie záchranky plánuje záchranku, vedenie školy plánuje školu. Každý potrebuje svoj plán bez riadkov toho druhého - ale obaja majú vidieť tú istú osobu.
• Viaceré prevádzky: Dve prevádzky, dve záchranky, dva domy. Rozpis zmien pre viaceré prevádzky je rovnaký prípad: plánovať oddelene, spravovať spoločne.

Čo musí zvládnuť štruktúra

Aby sa oddelené plány nestali oddelenými svetmi, potrebuje softvér jasnú hierarchiu: Rozpis zmien → Pracovisko → Zmeny. Rozpis zmien je rámec, ktorý otvára plánovač. Sú v ňom pracoviská ako Sanitka 1, učebňa alebo oddelenie 3, a pri každom pracovisku visia zmeny, ktoré sa tam vykonávajú. Pritom treba vyriešiť štyri veci:

• Osoby na jednom alebo viacerých plánoch: Väčšina zamestnancov patrí k jednej oblasti. Niektorí k dvom - inštruktor praxe, ktorý jazdí aj učí, pekárka, ktorá v sobotu vypomáha v krčme. Objavujú sa na oboch plánoch, ale ako jedna osoba s jedným kontom.
• Pracovisko na viacerých plánoch: Niektoré pracoviská využívajú dve oblasti, napríklad školiacu miestnosť alebo ambulanciu, do ktorej posiela personál oddelenie aj urgentný príjem. Takéto Pracovisko na viacerých rozpisoch zmien sa objaví pod každým z nich, so svojimi zmenami.
• Jedno konto dovolenky, jedna dochádzka: Kto je na dvoch plánoch, má napriek tomu jedno konto dovolenky a jedno konto pracovného času. Dovolenka zo školy je v záchranke vidieť ako neprítomnosť, víkendové hodiny sa počítajú na tom istom konte ako vyučovacie hodiny.
• Jeden login: Osoba sa prihlási raz a vidí svoje zmeny zo všetkých plánov v jednom zozname.

Postup v štyroch krokoch

1. Vytváranie rozpisov zmien

Pre každú oblasť s vlastnými zmenami, časmi alebo plánovačmi vytvoríte rozpis zmien: „Záchranka“, „Škola“, „Pekáreň“, „Krčma“. Menej je viac: dva až štyri plány sú vo väčšine firiem správny počet.

2. Priraďovanie pracovísk a zmien

Priradíte každému plánu jeho pracoviská a pripojíte zmeny k pracoviskám: Sanitka 1 s 24-hodinovou zmenou, učebňa s dopoludním a popoludním, pekáreň s rannou zmenou od 3 hodiny. Pracovisko, ktoré využívajú dve oblasti, dostane oba plány. Zmeny bez pevného pracoviska, napríklad pohotovosť, priradíte priamo k plánu.

3. Priraďovanie osôb

Každá osoba patrí k jednému alebo viacerým plánom. To patrí tam, kde aj tak vediete kmeňové údaje - do formulára zamestnanca pri zakladaní a do personálneho spisu, keď sa neskôr niečo zmení. Kto jazdí len v záchranke, dostane záchranku; inštruktor praxe dostane záchranku aj školu a objaví sa na oboch plánoch, s jedným kontom.

4. Prepínač v rozpise zmien

Bežne potrebuje plánovačka len jeden prepínač v rozpise zmien, ktorým prepína medzi záchrankou a školou. Osoby, pracoviská, zmeny a riadok obsadenosti sa riadia podľa vybraného plánu. Osoba, ktorá je na oboch, sa objaví na oboch; rovnako aj jej neprítomnosti a konflikty.

Príklady z praxe

Záchranka so školou záchranárov: Záchranka jazdí nepretržite, škola učí podľa rozvrhu kurzov. Zdravotnícki záchranári s učiteľským úväzkom sú na oboch plánoch. Kontrola konfliktov musí fungovať naprieč oboma: kto mal v nedeľu nočnú zmenu vo vozidle, nesmie byť v pondelok o 8 hodine v učebni. Doba odpočinku nepozná hranicu medzi plánmi.

Pekáreň s krčmou: Pekáreň začína o 3 ráno, krčma zatvára o polnoci. Dva plány, dvaja plánovači, takmer žiadne prekryvy - okrem pekárky, ktorá v sobotu vypomáha v obsluhe, a šéfky, ktorá má prehľad o oboch. Ona len prepne, namiesto toho aby otvárala dve tabuľky; hodiny sa sčítavajú na jednom konte pracovného času, export DATEV zostáva jeden.

Klinika s oddeleniami a ambulanciou: Každé oddelenie plánuje samo, ambulancia tiež. Pracovník z poolu, ktorý je nasadený na oddelení 2 alebo v ambulancii, je na oboch plánoch. Ambulancia ako pracovisko leží na svojom vlastnom pláne aj na pláne oddelenia, ktoré cez deň spoluobsadzuje - v každom pláne počíta riadok obsadenosti len to, čo sa týka daného plánu. Ročné plánovanie dovolenky napriek tomu prebieha pre celú prevádzku v jednom prehľade, zoskupenom podľa rozpisu zmien.

Ako Presio pomáha pri viacerých rozpisoch zmien

Presne túto štruktúru sme v Presio vytvorili. Organizácia môže viesť viaceré rozpisy zmien , a všetko ostatné zostáva, ako je:

• Viaceré rozpisy zmien na organizáciu: V „Správa rozpisov zmien“ vytvoríte toľko plánov, koľko má vaša firma oblastí - záchranka, škola, pekáreň, krčma, oddelenie 1 až 4.
• Prepínač vedľa rýchleho zadávania: Na záložke Rozpis zmien vyberiete aktívny plán priamo vedľa rýchleho zadávania. Osoby, pracoviská, zmeny a riadok obsadenosti sa riadia podľa výberu.
• Štruktúra Rozpis zmien → Pracovisko → Zmeny: V „Správa zmien“ vidíte pre každý rozpis zmien jeho pracoviská a pod nimi zmeny, ktoré sa tam vykonávajú. Zmena s pracoviskom automaticky sleduje plány svojho pracoviska; len zmeny bez pracoviska priraďujete sami.
• Viacnásobné priradenie pracovísk a osôb: Jedno pracovisko môže ležať na viacerých rozpisoch zmien a objavuje sa pod každým z nich. Osoby priraďujete vo formulári zamestnanca alebo na záložke kmeňových údajov v personálnom spise k jednému alebo viacerým plánom - jedna osoba, jedno konto, toľko plánov, koľko treba.
• Počítadlo a obsadenosť podľa rozpisu zmien: Riadok obsadenosti a cieľové hodnoty sa počítajú za každý plán. Škola nepočíta záchranku - ale doba odpočinku a neprítomnosti danej osoby platia naprieč všetkými plánmi.
• Všetko na jednom konte: Dochádzka, neprítomnosti, ročné plánovanie dovolenky, export miezd a aplikácia zostávajú jedným celkom. Kto je na dvoch plánoch, píchne jedným loginom, má jedno konto pracovného času a vidí svoje zmeny z oboch plánov v jednom zozname.

Skrátka: Softvér na rozpisy zmien pre viaceré tímy dá každej oblasti jej plán a zachová človeka za tým ako jednu osobu. Pre firmy s jednou oblasťou sa nič nemení - tam existuje presne jeden rozpis zmien.