Flera scheman:
ett företag, många områden

Problemet: ett schema för allt eller tre verktyg för tre områden

Den som flera områden i ett företag planerar, känner till båda återvändsgränderna. Den första: Allt hamnar i ett schema. Station, skola och administration står under varandra, bemanningsraden räknar ihop saker som inte hör ihop, och den som bara schemalägger skolan scrollar varje vecka förbi fyrtio rader som inte berör den.

Den andra: separata verktyg per område. Stationen har sin mjukvara, skolan ett Excel-ark, krogen en väggplan. Varje område för sig är överskådligt - men personen som undervisar på tisdagar och sitter i ambulansen på helgen finns nu i dubbel upplaga. Två semesterkonton, två tidkonton, två inloggningar, och ingen ser att personen efter nattpasset står framför klassen klockan 8 på måndagen.

När flera scheman är meningsfulla

Inte varje företag med två avdelningar behöver två scheman. Kök och servering på samma restaurang arbetar vid samma tid på samma plats och schemaläggs av samma person - det är två arbetsplatser i ett schema. Ett eget Schema per område lönar sig när minst två punkter stämmer:

• Egna pass och arbetsplatser: Bageriet har tidigt pass från klockan 3, krogen lunch och kväll. Ett 24-timmarspass på stationen har inget i skolan att göra.
• Andra tider: Skolan schemalägger efter kursblock, stationen dygnet runt i skiftrotation. Ett gemensamt schema visar båda delarna och hjälper ingen av dem.
• Andra schemaläggare: Stationsledningen schemalägger stationen, skolledningen skolan. Var och en behöver sitt schema utan den andras rader - men båda ska se samma person.
• Flera platser: Två filialer, två stationer, två hus. Schemat för flera platser är samma fall: planera separat, hantera gemensamt.

Vad strukturen måste klara

För att separata scheman inte ska bli separata världar behöver mjukvaran en tydlig hierarki: Schema → arbetsplats → pass. Schemat är ramen som en schemaläggare öppnar. I det ligger arbetsplatser som Ambulans 1, Lärosal eller Avdelning 3, och till varje arbetsplats hör de pass som körs där. Fyra saker måste lösas:

• Personer på ett eller flera scheman: De flesta anställda hör till ett område. Några till två - handledaren som kör och undervisar, bagaren som hjälper till på krogen på lördagar. De visas på båda scheman, men som en person med ett konto.
• Arbetsplats på flera scheman: Vissa platser används av två områden, till exempel en utbildningssal eller akutmottagningen, dit avdelning och akutmottagning skickar personal. En sådan Arbetsplats på flera scheman visas under vart och ett, med sina pass.
• Ett semesterkonto, en tidrapportering: Den som står på två scheman har ändå ett semesterkonto och ett tidkonto. Semester från skolan syns på stationen som frånvaro, helgtimmarna räknas på samma konto som undervisningstimmarna.
• En inloggning: Personen loggar in en gång och ser sina pass från alla scheman i en lista.

Förlopp i fyra steg

1. Skapa scheman

Skapa ett schema för varje område med egna pass, tider eller schemaläggare: ”Ambulansstation”, ”Skola”, ”Bageri”, ”Krog”. Mindre är mer: två till fyra scheman är rätt antal i de flesta företag.

2. Tilldela arbetsplatser och pass

Tilldela varje schema dess arbetsplatser och koppla passen till platserna: Ambulans 1 med 24-timmarspass, lärosal med förmiddag och eftermiddag, bageri med tidigt pass från klockan 3. En plats som används av två områden får båda scheman. Pass utan fast arbetsplats, till exempel jour, tilldelar ni direkt till ett schema.

3. Tilldela personer

Varje person hör till ett eller flera scheman. Det hör hemma där ni ändå underhåller grunddata - i medarbetarformuläret vid skapandet och i personalakten när något ändras senare. Den som bara kör på stationen får stationen; handledaren får station och skola och visas i båda scheman, med ett konto.

4. Växlare i schemat

I vardagen behöver schemaläggaren bara en växlare i schemat, som hon använder för att växla mellan station och skola. Personer, arbetsplatser, pass och bemanningsrad följer det valda schemat. En person som finns på båda visas på båda; likaså hennes frånvaro och konflikter.

Exempel från praktiken

Ambulansstation med ambulanssjukvårdsskola: Stationen kör dygnet runt, skolan undervisar enligt kursschema. Akutsjukvårdare med undervisningsuppdrag står på båda scheman. Konfliktkontrollen måste arbeta över båda: den som hade natten i ambulansen på söndag får inte stå i lärosalen klockan 8 på måndag. Vilotiden känner ingen schemagräns.

Bageri med krog: Bageriet börjar klockan 3, krogen stänger vid midnatt. Två scheman, två schemaläggare, knappt någon överlappning - förutom bagaren som hjälper till i serveringen på lördagar, och chefen som har koll på båda. Hon växlar istället för att öppna två tabeller; timmarna samlas på ett tidkonto, DATEV-exporten förblir en enda.

Klinik med avdelningar och akutmottagning: Varje avdelning schemalägger själv, akutmottagningen också. Poolanställda som sätts in på avdelning 2 eller på akutmottagningen står på båda scheman. Akutmottagningen som arbetsplats ligger på sitt eget schema och på avdelningens, som den bemannar dagtid - i varje schema räknar bemanningsraden bara det som gäller det schemat. Årssemesterplaneringen körs ändå för hela huset i en översikt, grupperad efter schema.

Hur Presio hjälper till vid flera scheman

Precis den här strukturen har vi byggt i Presio. En organisation kan flera scheman ha, och allt annat förblir som det är:

• Flera scheman per organisation: Ni skapar i ”Hantera scheman” så många scheman som ert företag har områden - station, skola, bageri, krog, avdelning 1 till 4.
• Växlare bredvid snabbinmatningen: I fliken Schema väljer ni det aktiva schemat direkt bredvid snabbinmatningen. Personer, arbetsplatser, pass och bemanningsrad följer valet.
• Struktur schema → arbetsplats → pass: I ”Hantera pass” ser ni för varje schema dess arbetsplatser och därunder de pass som körs där. Ett pass med arbetsplats följer automatiskt sin plats scheman; endast pass utan arbetsplats tilldelar ni själva.
• Flerdubbel tilldelning av arbetsplatser och personer: En arbetsplats kan ligga på flera scheman och visas under vart och ett. Personer tilldelar ni i medarbetarformuläret eller i grunddata-fliken i personalakten ett eller flera scheman - en person, ett konto, så många scheman som behövs.
• Räknare och bemanning per schema: Bemanningsrad och målvärden räknas per schema. Skolan räknar inte med stationen - men en persons vilotid och frånvaro gäller över alla scheman.
• Allt i ett konto: Tidrapportering, frånvaro, årssemesterplanering, löneexport och appen förblir en enhet. Den som står på två scheman stämplar med en inloggning, har ett tidkonto och ser sina pass från båda scheman i en lista.

Kort sagt: Denna Schemaläggningsprogram för flera team ger varje område sitt schema och behåller människan bakom det som en person. För företag med ett område ändras ingenting - där finns exakt ett schema.