Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit, Homeoffice, Projektstunden für den Kunden: Auch ohne Schichten braucht das Büro Workforce Management, spätestens seit der Zeiterfassungspflicht. Dieser Fachartikel zeigt, wie Zeiterfassung, Gleitzeitkonten, Abwesenheitsmanagement, Projektzeiten und HR-Software im Büro zusammenwirken und warum Presio als Personalmanagement-Tool für Agenturen, Kanzleien, Steuerberater und Verwaltungen mit 5 bis 200 Mitarbeitern passt.
Workforce Management, auf Deutsch Personaleinsatzmanagement, umfasst alles, was zwischen „wir brauchen morgen jemanden" und „die Stunden sind abgerechnet" liegt: Personalbedarfsplanung, Personaleinsatzplanung und Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung, Zeitwirtschaft mit Pausen und Zuschlägen, Abwesenheitsmanagement, Personalverwaltung mit Personalakte und Fristen, Auswertung und Lohnvorbereitung. Eine HR-Software oder ein HR-Tool, das nur die Personalakte führt, deckt davon ein Sechstel ab. Eine reine Zeiterfassung ein weiteres. Workforce Management Software wie Presio verbindet die Teile in einem Datenfluss, damit Büro und Verwaltung-Betriebe Personal nicht in fünf Systemen und drei Tabellen verwalten. Was das Konzept allgemein leistet, steht im Ratgeber Workforce Management; welche Funktionen eine Software braucht, im Leitfaden Workforce Management Software. Hier geht es um die Besonderheiten von Büro- und Verwaltungsbetrieben.
Die Mitarbeiter arbeiten nach Vertrauensarbeitszeit, seit dem BAG-Urteil muss die Zeit trotzdem erfasst werden. Urlaub wird per Mail beantragt, Homeoffice-Tage stehen im Teamkalender, Überstunden schätzt jeder selbst. Projektstunden für die Kundenrechnung landen in einem zweiten Tool, die Personalakte in einem Ordner bei der Geschäftsführung.
Aus den Regeln und Schmerzpunkten ergibt sich die Anforderungsliste für Personalverwaltung, Dienstplan-Software und Zeiterfassung in Büro und Verwaltung. Sie ist die Messlatte für jede Lösung, ob HR-Software aus dem Konzern, Excel-Vorlage oder Workforce-Management-System:
Presio ist eine Workforce Management Software aus München für Betriebe mit 5 bis 500 Mitarbeitern. Sie wurde mit Betrieben aus Gastronomie, Handwerk, Praxen und Pflege entwickelt und deckt die Anforderungsliste oben vollständig ab. Für Büro und Verwaltung heißt das konkret:
Dazu kommt, was für jede Branche gilt: ein Preis je aktivem Mitarbeiter und Monat, alle Funktionen ohne Module, keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar, Hosting in der EU mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Oberfläche in 37 Sprachen, Anleitung mit Bildern in der App und ein KI-Assistent, der Planentwürfe erstellt und Fragen zu Plan, Zeitkonto und Resturlaub beantwortet. Die Branchenseite zeigt die Funktionen im Bild: Presio für Büro und Verwaltung.
Ja, das BAG-Urteil verlangt die Erfassung von Beginn, Ende und Pausen; Vertrauensarbeitszeit regelt nur die Lage, nicht die Pflicht.
Ja, Soll je Person, Zeitkonto mit Übertrag, Kernzeit als Regel.
Nein, Dienstplanung lässt sich abschalten; Zeiterfassung, Abwesenheiten und Personalakte reichen.
Acht Euro je Person und Monat, alle Funktionen, monatlich kündbar.
Die Testumgebung mit Beispieldaten steht sofort bereit, ohne Kreditkarte: Kostenlos testen.
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