Lesezeit ca. 9 Minuten · zuletzt aktualisiert September 2026
Was Workforce Management in der Gastronomie bedeutet
Workforce Management, auf Deutsch Personaleinsatzmanagement, umfasst alles, was zwischen „wir brauchen morgen jemanden" und „die Stunden sind abgerechnet" liegt: Personalbedarfsplanung, Personaleinsatzplanung und Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung, Zeitwirtschaft mit Pausen und Zuschlägen, Abwesenheitsmanagement, Personalverwaltung mit Personalakte und Fristen, Auswertung und Lohnvorbereitung. Eine HR-Software oder ein HR-Tool, das nur die Personalakte führt, deckt davon ein Sechstel ab. Eine reine Zeiterfassung ein weiteres. Workforce Management Software wie Presio verbindet die Teile in einem Datenfluss, damit Gastronomie-Betriebe Personal nicht in fünf Systemen und drei Tabellen verwalten. Was das Konzept allgemein leistet, steht im Ratgeber Workforce Management; welche Funktionen eine Software braucht, im Leitfaden Workforce Management Software. Hier geht es um die Besonderheiten der Gastronomie.
Der Alltag in der Gastronomie ohne System
Der Wochenplan hängt in der Küche, Änderungen laufen über die WhatsApp-Gruppe, Stundenzettel liegen neben der Kasse. Freitagabend fehlt eine Servicekraft, die Küchenleitung telefoniert die Liste durch. Am Monatsende tippt die Inhaberin Stunden ab, schätzt die Sonntagszuschläge und schickt eine Excel-Tabelle ans Steuerbüro. Wer eine Prüfung des Zolls nach dem Mindestlohngesetz erlebt hat, weiß, wie dünn diese Dokumentation ist.
Fachbegriffe und Regeln, die in der Gastronomie zählen
- Personaleinsatzplanung (Schichtplanung): Wer steht wann an Tresen, Pass, Bar und im Service, mit Besetzung je Tag und Uhrzeit: zwei im Service ab 18 Uhr, drei am Samstag.
- Zeiterfassung nach Mindestlohngesetz: Für die Gastronomie gilt seit 2015 die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG für alle Beschäftigten, seit dem BAG-Urteil 2022 ohnehin für alle Betriebe.
- Zuschläge nach § 3b EStG: Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge sind steuerfrei, wenn sie sauber erfasst und je Stunde zugeordnet sind.
- Hygienebelehrung § 43 IfSG: Jede Person, die mit Lebensmitteln arbeitet, braucht die Erstbelehrung und die Folgebelehrung alle zwei Jahre, dokumentiert und nachweisbar.
- Minijob und kurzfristige Beschäftigung: Verdienstgrenze und Stundenrahmen je Person, die im Plan und im Zeitkonto sichtbar sein müssen.
Wo es in der Gastronomie wehtut
- Krankmeldung um 15 Uhr, Schicht um 17 Uhr: Die Suche nach Ersatz kostet die Leitung eine Stunde Telefon, und oft kommt, wer zuerst antwortet, nicht wer passt.
- Sonntags- und Nachtzuschläge aus dem Kopf: Wer Zuschläge aus dem Plan statt aus den gestempelten Zeiten rechnet, verschenkt steuerfreie Beträge oder riskiert Nachzahlungen.
- Stundenzettel, die keiner prüfen kann: Bei einer Kontrolle durch Zoll oder Berufsgenossenschaft zählt, was dokumentiert ist: Beginn, Ende, Pausen je Tag.
- Teams in fünf Sprachen: Küche, Service und Bar sprechen unterschiedliche Sprachen; ein Plan auf Papier erreicht nicht alle.
Was Personalmanagement-Software in der Gastronomie leisten muss
Aus den Regeln und Schmerzpunkten ergibt sich die Anforderungsliste für Personalverwaltung, Dienstplan-Software und Zeiterfassung in der Gastronomie. Sie ist die Messlatte für jede Lösung, ob HR-Software aus dem Konzern, Excel-Vorlage oder Workforce-Management-System:
- Personaleinsatzplanung mit Bedarf und Qualifikation: Besetzung je Tag und Uhrzeit, Pflichtqualifikation je Dienst, Warnung vor dem Fehler statt Meldung danach.
- Zeiterfassung dort, wo gearbeitet wird: Kiosk-Tablet, Handy-App mit Arbeitsort oder Browser, mit Bezug zum geplanten Dienst, damit Abweichungen sofort sichtbar sind.
- Zeitwirtschaft nach Gesetz und Tarif: Pausen, Ruhezeiten, Zuschläge, Feiertage je Bundesland, Zeitkonto mit Freizeitausgleich, alles aus der Ist-Zeit.
- Mitarbeiter-Self-Service: Plan, Wünsche, Verfügbarkeiten, Urlaub, Krankmeldung und Diensttausch am Handy, in der Sprache der Person.
- Personalverwaltung mit Fristen: Verträge, Nachweise, Befristungen, Unterweisungen, Aufenthaltstitel mit Erinnerung, Zugriffsprotokoll nach DSGVO.
- Auswertung und Lohnexport: Zeitnachweis je Person, Lohnexport für DATEV oder Lexware, Management-Bericht für die Leitung.
Warum Presio in der Gastronomie passt
Presio ist eine Workforce Management Software aus München für Betriebe mit 5 bis 500 Mitarbeitern. Sie wurde mit Betrieben aus Gastronomie, Handwerk, Praxen und Pflege entwickelt und deckt die Anforderungsliste oben vollständig ab. Für Gastronomie heißt das konkret:
- Kiosk-Tablet in der Küche statt Diensthandy: Das Team stempelt mit Name und PIN am Tablet, niemand braucht ein eigenes Smartphone. Pausen werden gestempelt oder automatisch nach Arbeitszeitgesetz abgezogen.
- Dienstplan mit Besetzungsvorgaben je Tag: Freitag und Samstag mehr Service, Montag weniger: Die Vorgabe steht am Arbeitsplatz, der Plan zeigt Lücken sofort. Dienste über Mitternacht werden dem richtigen Tag zugeordnet.
- Dienst anbieten statt telefonieren: Fällt jemand aus, geht der Dienst als Angebot an alle mit passender Qualifikation, auch an Aushilfen. Die erste Zusage gewinnt.
- Zuschläge automatisch, DATEV-Export fertig: Nacht 25 %, Sonntag 50 %, Feiertag 125 %, Sätze einstellbar. Der Lohnexport enthält die Zuschläge als eigene Lohnarten.
- Hygienebelehrung als Frist in der Personalakte: Die Folgebelehrung meldet sich vor Ablauf, die Bescheinigung liegt in der Akte.
- 37 Sprachen in der App: Jede Person sieht Plan, Anträge und Zeitnachweis in ihrer Sprache, die Leitung auf Deutsch.
Dazu kommt, was für jede Branche gilt: ein Preis je aktivem Mitarbeiter und Monat, alle Funktionen ohne Module, keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar, Hosting in der EU mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Oberfläche in 37 Sprachen, Anleitung mit Bildern in der App und ein KI-Assistent, der Planentwürfe erstellt und Fragen zu Plan, Zeitkonto und Resturlaub beantwortet. Die Branchenseite zeigt die Funktionen im Bild: Presio für Gastronomie.
So starten Betriebe in der Gastronomie mit Presio
- Bedarf und Regeln hinterlegen (1 Stunde): Arbeitsplätze, Dienste mit Zeiten, Besetzung je Wochentag, Pausenregel, Zuschlagsfenster, Feiertage je Bundesland, Pflichtqualifikationen.
- Mitarbeiter anlegen (30 Minuten): Import aus der Lohnliste oder Selbstauskunft per QR-Code; Beschäftigungsart, Wochenstunden, Qualifikationen, Startpasswort und Kiosk-PIN mit Pflichtwechsel.
- Zeiterfassung starten (Tag 1): Kiosk-Tablet aufstellen oder App verteilen, ab jetzt entstehen echte Daten.
- Ersten Plan veröffentlichen (Woche 1): Vorlage aus der laufenden Woche, Wünsche einsammeln lassen, Entwurf per KI, Freigabe, Push an alle.
- Monatsabschluss (Woche 4): Fehlende Stempelungen prüfen, Zeitnachweise verteilen, Lohnexport ans Steuerbüro. Danach läuft es von selbst.
Häufige Fragen zu Workforce Management in der Gastronomie
Brauchen Minijobber und Aushilfen auch ein Konto?
Ja, denn die Aufzeichnungspflicht gilt für sie genauso. In Presio bekommt jede Person Benutzername und PIN, Beschäftigungsart und Stundenrahmen sind hinterlegt.
Wie werden Trinkgeld und Umsatzbeteiligung behandelt?
Gar nicht, das gehört in die Lohnabrechnung. Presio liefert Stunden, Zuschläge und Fehlzeiten, das Steuerbüro rechnet ab.
Was passiert bei einer Kontrolle des Zolls?
Zeitnachweis je Mitarbeiter als PDF mit Beginn, Ende, Pausen und Quelle jeder Stempelung, zwei Jahre rückwirkend.
Funktioniert Presio auch mit mehreren Standorten?
Ja, je Standort ein eigener Dienstplan mit eigenen Diensten, Springer stehen auf mehreren Plänen, die Leitung sieht alles.
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