Lesezeit ca. 8 Minuten · zuletzt aktualisiert September 2026
Was Workforce Management in Werkstatt und Autohaus bedeutet
Workforce Management, auf Deutsch Personaleinsatzmanagement, umfasst alles, was zwischen „wir brauchen morgen jemanden" und „die Stunden sind abgerechnet" liegt: Personalbedarfsplanung, Personaleinsatzplanung und Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung, Zeitwirtschaft mit Pausen und Zuschlägen, Abwesenheitsmanagement, Personalverwaltung mit Personalakte und Fristen, Auswertung und Lohnvorbereitung. Eine HR-Software oder ein HR-Tool, das nur die Personalakte führt, deckt davon ein Sechstel ab. Eine reine Zeiterfassung ein weiteres. Workforce Management Software wie Presio verbindet die Teile in einem Datenfluss, damit Kfz-Werkstätten und Autohäuser-Betriebe Personal nicht in fünf Systemen und drei Tabellen verwalten. Was das Konzept allgemein leistet, steht im Ratgeber Workforce Management; welche Funktionen eine Software braucht, im Leitfaden Workforce Management Software. Hier geht es um die Besonderheiten von Werkstätten und Autohäusern.
Der Alltag in Werkstatt und Autohaus ohne System
Die Werkstatt stempelt am Zeiterfassungsterminal von vor 20 Jahren, der Verkauf gar nicht. Produktive Stunden werden im Dealer-Management-System auf Aufträge gebucht, Anwesenheit auf Papier, beides passt nie zusammen. Samstagsdienste rotieren nach Liste, Urlaub steht im Kalender des Serviceleiters. Azubis brauchen Berufsschultage im Plan.
Fachbegriffe und Regeln, die in Werkstatt und Autohaus zählen
- Produktivitätskennzahl: Verhältnis von verkauften zu anwesenden Stunden: nur messbar, wenn Anwesenheit sauber erfasst ist.
- Auftragszeit und Anwesenheitszeit: Zeit am Auftrag im DMS, Anwesenheit in der Zeiterfassung; beide müssen zusammenpassen.
- Samstagsdienst und Notdienst: Rotierende Dienste mit Zuschlag, Bereitschaft für Pannenhilfe.
- Azubis und Berufsschule: Berufsschultage und Prüfungen als Abwesenheit, Jugendarbeitsschutz.
- Qualifikation und Berechtigung: Hochvolt-Qualifikation für E-Fahrzeuge, Klimaschein, Prüfberechtigungen als Frist.
Wo es in Werkstatt und Autohaus wehtut
- Anwesenheit und Auftragszeit passen nicht: Die Produktivitätskennzahl ist eine Schätzung.
- Terminal, das nur der Chef auslesen kann: Zeitkonten werden monatlich per Ausdruck geprüft.
- Samstagsdienst nach Liste an der Wand: Tausch per Zuruf, keiner weiß, wer wann dran ist.
- Hochvolt-Qualifikation abgelaufen: Fällt bei der Prüfung auf, nicht vorher.
Was Personalmanagement-Software in Werkstatt und Autohaus leisten muss
Aus den Regeln und Schmerzpunkten ergibt sich die Anforderungsliste für Personalverwaltung, Dienstplan-Software und Zeiterfassung in Werkstatt und Autohaus. Sie ist die Messlatte für jede Lösung, ob HR-Software aus dem Konzern, Excel-Vorlage oder Workforce-Management-System:
- Personaleinsatzplanung mit Bedarf und Qualifikation: Besetzung je Tag und Uhrzeit, Pflichtqualifikation je Dienst, Warnung vor dem Fehler statt Meldung danach.
- Zeiterfassung dort, wo gearbeitet wird: Kiosk-Tablet, Handy-App mit Arbeitsort oder Browser, mit Bezug zum geplanten Dienst, damit Abweichungen sofort sichtbar sind.
- Zeitwirtschaft nach Gesetz und Tarif: Pausen, Ruhezeiten, Zuschläge, Feiertage je Bundesland, Zeitkonto mit Freizeitausgleich, alles aus der Ist-Zeit.
- Mitarbeiter-Self-Service: Plan, Wünsche, Verfügbarkeiten, Urlaub, Krankmeldung und Diensttausch am Handy, in der Sprache der Person.
- Personalverwaltung mit Fristen: Verträge, Nachweise, Befristungen, Unterweisungen, Aufenthaltstitel mit Erinnerung, Zugriffsprotokoll nach DSGVO.
- Auswertung und Lohnexport: Zeitnachweis je Person, Lohnexport für DATEV oder Lexware, Management-Bericht für die Leitung.
Warum Presio in Werkstatt und Autohaus passt
Presio ist eine Workforce Management Software aus München für Betriebe mit 5 bis 500 Mitarbeitern. Sie wurde mit Betrieben aus Gastronomie, Handwerk, Praxen und Pflege entwickelt und deckt die Anforderungsliste oben vollständig ab. Für Kfz-Werkstätten und Autohäuser heißt das konkret:
- Kiosk in der Werkstatt, Browser im Verkauf: Stempeln mit PIN am Tablet, Pausen automatisch, Verkauf und Verwaltung stempeln am PC.
- Projektzeiten je Auftrag optional: Auftragsnummer beim Stempeln mitbuchen, Auswertung je Auftrag, ohne das DMS zu ersetzen.
- Samstags- und Notdienst als Dienstplan: Rotation mit Tausch in der App, Zuschläge automatisch, Bereitschaft als eigener Dienst.
- Azubis im Plan: Berufsschultage als Abwesenheit, Jugendarbeitsschutz als Regel, Ausbildungsende als Frist.
- Qualifikationen mit Ablauf: Hochvolt, Klima, Prüfberechtigung, Gabelstapler: Frist in der Akte, Warnung vor Ablauf, Pflichtqualifikation je Dienst.
- Zeitkonto und Lohnexport: Soll-Ist je Person, Überstunden und Freizeitausgleich, Export für das Lohnbüro.
Dazu kommt, was für jede Branche gilt: ein Preis je aktivem Mitarbeiter und Monat, alle Funktionen ohne Module, keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar, Hosting in der EU mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Oberfläche in 37 Sprachen, Anleitung mit Bildern in der App und ein KI-Assistent, der Planentwürfe erstellt und Fragen zu Plan, Zeitkonto und Resturlaub beantwortet. Die Branchenseite zeigt die Funktionen im Bild: Presio für Kfz-Werkstätten und Autohäuser.
So starten Betriebe in Werkstatt und Autohaus mit Presio
- Bedarf und Regeln hinterlegen (1 Stunde): Arbeitsplätze, Dienste mit Zeiten, Besetzung je Wochentag, Pausenregel, Zuschlagsfenster, Feiertage je Bundesland, Pflichtqualifikationen.
- Mitarbeiter anlegen (30 Minuten): Import aus der Lohnliste oder Selbstauskunft per QR-Code; Beschäftigungsart, Wochenstunden, Qualifikationen, Startpasswort und Kiosk-PIN mit Pflichtwechsel.
- Zeiterfassung starten (Tag 1): Kiosk-Tablet aufstellen oder App verteilen, ab jetzt entstehen echte Daten.
- Ersten Plan veröffentlichen (Woche 1): Vorlage aus der laufenden Woche, Wünsche einsammeln lassen, Entwurf per KI, Freigabe, Push an alle.
- Monatsabschluss (Woche 4): Fehlende Stempelungen prüfen, Zeitnachweise verteilen, Lohnexport ans Steuerbüro. Danach läuft es von selbst.
Häufige Fragen zu Workforce Management in Werkstatt und Autohaus
Gibt es eine Schnittstelle zum Dealer-Management-System?
Nein. Presio erfasst Anwesenheit und optional Auftragszeiten; das DMS bleibt für Rechnung und Lager.
Können wir das alte Terminal weiter nutzen?
Über die Terminal-Schnittstelle lassen sich Stempelungen übernehmen, meist ist das Kiosk-Tablet einfacher.
Wie werden Probefahrten und Außendienst erfasst?
Stempeln am Handy mit Arbeitsort Außendienst.
Was kostet Presio für 25 Mitarbeiter?
7,50 Euro je Person und Monat, alle Funktionen, monatlich kündbar.
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